Převody vystavených faktur z externího primárního systému do iFIS*Pohledávky
Jednosměrný přenos dat z externího systému do iFIS* pomocí textového ASCII souboru
Externí systém exportuje řádky a hlavičky vydaných faktur – pohledávek v předepsaném formátu do ASCII textového souboru. Tento soubor je pak následně importován do iFIS*Pohledávky a to bez návaznosti na přijaté zálohy.
V tomto případě se předpokládá, že externí systém není s iFIS* propojen ani na úrovni základních číselníků. Při importu pohledávek probíhá nejdříve kontrola vstupních dat na číselníky iFIS* (zejména na číselník organizací), vytištění chybového protokolu a následuje ruční doplnění číselníků iFIS*. Po odstranění všech nekonzistencí je vstupní soubor pohledávek do iFIS* přijat.
Importované doklady jsou do iFIS* nahrány do stavu „Doplněn“, doklady je možné ručně propojit s přijatými zálohami, uzavřít je a nakonec účetně zlikvidovat. Synchronizace uzavírání účetního období dotčených systémů není řešena.
Přínosem je v odstranění opisování dokladů do FIS, avšak není odstraněna nutnost duplicitní údržby číselníku organizací, zdrojů financování a evidence záloh.
Princip a omezující podmínky řešení
- Importní ASCII soubor je přizpůsoben pro potřeby importu do iFIS*. Datovým rozhraním je textový ASCII soubor s oddělovačem (středník) ve struktuře viz. níže. Importován je soubor – dávka, který je označen unikátním pořadovým číslem (pro zamezení opakovaného importu).
- Vstupní soubor bude po vstupní kontrole iFIS* celý přijat, nebo celý odmítnut se soupisem vstupních chyb.
- Identifikace organizace – odběratele ve vstupním souboru proběhne na straně iFIS* podle jedné z následujících variant:
- Podle ID části organizace evidovaného v iFIS* (adresa) (ID částí organizací z iFIS*Organizace lze exportovat v elektronické podobě do externího systému)
- Podle IČO organizace a podle Názvu části organizace (název adresy)
- Podle plného názvu organizace a názvu části organizace (název adresy)
- Podle interního zkráceného názvu organizace a názvu části organizace (název adresy)
Pokud bude v importovacím souboru uvedeno pouze IČO nebo pouze Plný název organizace bez vyplněného Názvu části organizace (nebo název části nebude odpovídat názvu části v iFIS*), bude doklad importován pod tzv. Hlavní část organizace (v iFIS*Organizace je obsažena informace o tom, která z částí je hlavní). Pokud tato informace o hlavní části organizace není evidována, proběhne import na první uvedenou část pod danou organizaci. Jedna z variant identifikace odběratele je ve vstupním souboru povinná. Shodnost údajů o organizaci ve všech 3 číselnících organizací bude zajišťována ručně na základě chybového protokolu vytištěného po neúspěšném pokusu o import pohledávek. Prioritní je číselník iFIS*Organizace.)
- Import se bude řídit pomocí povinných řídících znaků, které budou součástí každého importovacího souboru - dávky. Jeden importní soubor může obsahovat i více dávek.
- Data budou importována do otevřeného měsíce nebo následujících období iFIS*Pohledávky - faktury
- Vlastní účet organizace bude v importním souboru uváděn ve tvaru "999999-9999999999/9999", přičemž před pomlčkou může být max. 6 znaků a mezi pomlčkou a lomítkem maximálně 10 znaků. Za povinným lomítkem budou 4 znaky obsahující informaci o kódu banky. V praxi se vyskytují případy, kdy číslo bankovního účtu obsahuje 2 pomlčky. První pomlčka bude v čísle účtu uváděna, druhá pomlčka nikoliv, nevýznamné úvodní nuly jsou vypuštěny.
Návrh struktury univerzálního vstupního souboru .TXT
Oddělovačem polí textového souboru je středník. Za desetinou čárku bude považována tečka '.'
Struktura importovacího souboru:
- Záhlaví dávky
- Hlavička
- Řádek
- Ukončení souboru
Importovací soubor se skládá z jednotlivých importovacích dávek.
Soubor je řízen povinnými řídícími znaky pro volání importovacích konektorů.
