Převody vystavených faktur z externího primárního systému do iFIS*Pohledávky
Jednosměrný přenos dat z externího systému do iFIS* pomocí textového ASCII souboru
Externí systém exportuje řádky a hlavičky vydaných faktur – pohledávek v předepsaném formátu do ASCII textového souboru. Tento soubor je pak následně importován do iFIS*Pohledávky a to bez návaznosti na přijaté zálohy.
V tomto případě se předpokládá, že externí systém není s iFIS* propojen ani na úrovni základních číselníků. Při importu pohledávek probíhá nejdříve kontrola vstupních dat na číselníky iFIS* (zejména na číselník organizací), vytištění chybového protokolu a následuje ruční doplnění číselníků iFIS*. Po odstranění všech nekonzistencí je vstupní soubor pohledávek do iFIS* přijat.
Importované doklady jsou do iFIS* nahrány do stavu „Doplněn“, doklady je možné ručně propojit s přijatými zálohami, uzavřít je a nakonec účetně zlikvidovat. Synchronizace uzavírání účetního období dotčených systémů není řešena.
Přínosem je v odstranění opisování dokladů do FIS, avšak není odstraněna nutnost duplicitní údržby číselníku organizací, zdrojů financování a evidence záloh.
Princip a omezující podmínky řešení:
- Importní ASCII soubor je přizpůsoben pro potřeby importu do iFIS*. Datovým rozhraním je textový ASCII soubor s oddělovačem (středník) ve struktuře viz. níže. Importován je soubor – dávka, který je označen unikátním pořadovým číslem (pro zamezení opakovaného importu).
- Vstupní soubor bude po vstupní kontrole iFIS* celý přijat, nebo celý odmítnut se soupisem vstupních chyb.
- Identifikace organizace – odběratele ve vstupním souboru proběhne na straně iFIS* podle jedné z následujících variant:
- Podle ID části organizace evidovaného v iFIS* (adresa) (ID částí organizací z iFIS*Organizace lze exportovat v elektronické podobě do externího systému)
- Podle IČO organizace a podle Názvu části organizace (název adresy)
- Podle plného názvu organizace a názvu části organizace (název adresy)
- Podle interního zkráceného názvu organizace a názvu části organizace (název adresy)
Pokud bude v importovacím souboru uvedeno pouze IČO nebo pouze Plný název organizace bez vyplněného Názvu části organizace (nebo název části nebude odpovídat názvu části v iFIS*), bude doklad importován pod tzv. Hlavní část organizace (v iFIS*Organizace je obsažena informace o tom, která z částí je hlavní). Pokud tato informace o hlavní části organizace není evidována, proběhne import na první uvedenou část pod danou organizaci. Jedna z variant identifikace odběratele je ve vstupním souboru povinná. Shodnost údajů o organizaci ve všech 3 číselnících organizací bude zajišťována ručně na základě chybového protokolu vytištěného po neúspěšném pokusu o import pohledávek. Prioritní je číselník iFIS*Organizace.)
- Import se bude řídit pomocí povinných řídících znaků, které budou součástí každého importovacího souboru - dávky. Jeden importní soubor může obsahovat i více dávek.
- Data budou importována do otevřeného měsíce nebo následujících období iFIS*Pohledávky - faktury
- Vlastní účet organizace bude v importním souboru uváděn ve tvaru 999999-9999999999/9999, přičemž před pomlčkou může být max. 6 znaků a mezi pomlčkou a lomítkem maximálně 10 znaků. Za povinným lomítkem budou 4 znaky obsahující informaci o kódu banky. V praxi se vyskytují případy, kdy číslo bankovního účtu obsahuje 2 pomlčky. První pomlčka bude v čísle účtu uváděna, druhá pomlčka nikoliv, nevýznamné úvodní nuly jsou vypuštěny.
