Man02115

02115 * Účetní doklad

Formulář slouží k provádění následujících účetních operací:

pořízení běžných účetních dokladů

prohlížení běžných, externích a generovaných dokladů

opravy běžných a generovaných dokladů

kopie běžných a generovaných dokladů

storno běžných, externích a generovaných dokladů

zaúčtování běžných, externích a generovaných dokladů

odúčtování běžných, externích a generovaných dokladů

Obr.02115/1 Účetní doklad - přehled dokladů

- Jednotlivé operace se spouští pomocí funkčních tlačítek ve spodní části obrazovky. Jednotlivá funkční tlačítka jsou přístupná v návaznosti na stavu aktuálního účetního dokladu a v návaznosti na definované přístupy uživatelů na funkční tlačítka. Přístupy uživatelů na funkční tlačítka definuje správce aplikace iFIS*.

Prohlížení účetních dokladů

- Prohlížet jednotlivé účetní doklady je možné pomocí klávesy pro Výběr na příslušném účetním dokladu. Lze prohlížet účetní doklady běžné, externí i generované.

Pořízení hlavičky účetního dokladu

Pořídit běžný účetní doklad je možné pomocí klávesy pro Nový záznam.

V hlavičce musí být vyplněny tyto položky :

• Období - Měsíc
• Období - Rok

V hlavičce mohou být vyplněny tyto položky :

• Text

Pořízení řádků účetního dokladu

Položky, které musí být vyplněny :

• Číslo řádku
• Číslo účtu
• Kč Má dáti
• Kč Dal

Položky, které mohou být vyplněny :

• Úloha prvotního dokladu
• Číslo prvotního dokladu
• Text
• Párovací symbol
• Datum účetního případu

Úloha prvotního dokladu a číslo prvotního dokladu se vyplňuje především v případě, kdy se jedná o opravu účetní likvidace prvotního dokladu.

Povinnost vyplnění následujících položek je závislá na nastavení parametrů zvoleného analytického účtu v účetním rozvrhu :

• Středisko
• Typ akce
• Akce
• Komplexní položka

Číslo řádku se předvyplňuje automaticky. Pokud není na některém řádku účetního dokladu splněna podmínka platnosti všech uváděných atributů účetní věty, pak tento účetní doklad může být uložen pouze ve stavu Chybový. V případě splnění všech podmínek platnosti přechází stav dokladu na stav Nezaúčtovaný.

Obr.02115/2 Účetní doklad

Pravidla pro správné vyplnění účetní věty:

• Analytický účet - povinná položka, musí být platná v daném období; nesmí se jednat o účet, který je evidován v číselníku saldokontních účtů.
• Středisko - - povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu; musí být platná v daném období. Pokud je taktéž nastavena kontrola proti generační tabulce, musí středisko splňovat i toto kritérium. Pokud je zakázáno uvádět středisko pro uvedený analytický účet, nesmí být středisko uvedeno.
• Typ akce - - povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu; musí být platná v daném období. Pokud je zakázáno uvádět Typ akce pro uvedený analytický účet, nesmí být Typ akce uveden.
• Akce - - povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu nebo pokud je uveden Typ akce; musí být platná v daném období. Pokud je zakázáno uvádět akci pro uvedený analytický účet, nesmí být akce uvedena. Pokud existuje kombinace středisko - akce v číselníku zakázek, a je uvedeno středisko, musí akce odpovídat této kombinaci. Pokud v číselníku zakázek existuje právě jedna taková kombinace a středisko není uvedeno, je automaticky doplněno systémem. Pokud je v číselníku zakázek uvedena u zakázky Komplexní položka , je Komplexní položka automaticky doplněna systémem.
• Komplexní pol. - povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu; musí být platná v daném období. Pokud je zakázáno uvádět komplexní položku pro uvedený analytický účet, nesmí být Komplexní položka uvedena. Komplexní položka musí vyhovovat kombinaci a akcí z číselníku zakázek, pokud taková kombinace existuje.
• Má dáti a Dal - položky pro částky pohybů na účtech mohou být uvedeny pouze v případě, že to povoluje nastavení parametrů u analytického účtu. Nesmí být současně obě strany nulové nebo naopak obě strany nenulové.
• Text - Textová poznámka k účetnímu případu
• Párovací symbol - je povinnou položkou v případě, kdy je účtováno na analytickém účtu, který je evidován v číselníku Párovacích účtů.
• Datum účetního případu je zobrazováno pokud na ppoložce párovací symbol použijeme klávesu ENTER. Tato položka je v případě externích dokladů předvyplněna hodnotou přebíranou z prvotního dokladu. A to podle následujících pravidel:

031 - Banka - - - datum zaplacení (z řádku výpisu) 032 - Závazky - - - datum obdržení závazku (došlo dne) 033 - Pohledávky - - - datum pořízení pohledávky 035 - Pokladna - - - datum vystavení pokladního dokladu 036 - DPH - - - - datum vystavení daňového dokladu 052 - Zařazení majetku - - datum zařazení 053 - Přemístění majetku - datum přemístění 054 - Přecenění majetku - - datum změny ceny 055 - Účetní odpisy - - datum provedení odpisu 059 - Vyřazení majetku - - datum vyřazení 103 - Příjem - - - datum příjmu (uzavření příjemky) 104 - Výdej - - - datum výdeje (uzavření výdejky)

- Údaj je možno na dokladu libovolně změnit - pokud je zadávané datum mimo použité účetní období je uživatel upozorněn, ale datum je zapsáno.

- Při nastavení hodnoty lokálního parametru T_DATPRD na hodnotu A je datum účetního případu tištěno v účetních sestavách místo data zaúčtování.

Rozúčtování nákladů (výnosů) podle rozdělovníku:

1. Kurzor se přesune na řádku, která má být rozúčtována. 2. Stiskem klávesy pro Doplnění číselníku z položky MD nebo DAL se objeví formulář pro zvolení rozúčtovacího pravidla a pro následné rozúčtování.. 3. Funkce Rozúčtování převezme podle aktuálního řádku rozkontace a) číslo účtu (je-li vyplněno), b) částku (je-li vyplněna), c) stranu (je-li vyplněna částka), d) text (je-li vyplněn) a e) prostřednictvím záznamu v Rozvrhu pro vybraný účet převezme z Rozdělovníku pravidlo (je-li v Rozvrhu vyplněno a je-li pro účtované období pravidlo platné)

Obr.02115/3 Účetní doklad - rozúčtování

Kde je povoleno/zakázáno:

• Účet - Lze změnit podle rozvrhu, ale s každou změnou účtu je provedeno nové převzetí pravidla z rozdělovníku podle rozvrhu.

Povinná položka. Účet musí být platný pro účtované období.

• Pravidlo - Je-li vyplněno systémem podle rozvrhu, nelze změnit.

Není-li vyplněno systémem, lze doplnit libovolné platné pravidlo podle rozdělovníku a účtovaného období. Povinná položka.

• Částka - Lze změnit bez omezení. Povinná nenulová položka.
• Strana - Lze změnit (MD/DAL). Povinná položka.
• Text - Lze změnit pouze na dokladech z otevřeného účetního období Nepovinná položka.

V případě, že pro Rozúčtování nejsou vyplněny správně všechny údaje, je možné ji odvolat volbou konec.

Vlastní rozúčtování bude provedeno v případě, že jsou všechny povinné položky správně vyplněny a je potvrzena volba Proveď. V tom případě se provede:

1. Zrušení aktuální řádky 2. Přečíslování řádek 3. Vygenerování příslušného počtu nových řádek podle pravidla 4. Likvidace případného haléřového zaokrouhlení připsáním na vygenerovaný řádek s nejvyšší částkou 5. Návrat do účetního dokladu

Opravy účetních dokladů

- Tato možnost slouží pro opravy běžných a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Oprava se k dokladu, který zůstane beze změn, vytvoří opravný doklad se zápornými částkami obratů. Text v hlavičce dokladu je připraven pro doplnění a obraty na jednotlivých řádcích lze měnit dle potřeby. V této chvíli máme ještě možnost nově vytvořený doklad zrušit, pokud jsme nepoužili klávesu pro uložení. Doklady z uzavřeného roku již nelze takto opravovat.

Kopie účetních dokladů

Tato možnost slouží pro vytvoření kopie běžného nebo generovaného účetního dokladu. Po stisku tlačítka Kopie se vytvoří nový doklad, který je připraven pro libovolné úpravy. V této chvíli máme ještě možnost nově vytvořený doklad zrušit, pokud jsme nepoužili klávesu pro uložení.

Storno účetních dokladů

Tato možnost slouží pro storno běžného, externího a generovaného účetního dokladu. Po stisku tlačítka Storno u běžných a generovaných dokladů se vytvoří storno doklad (přičemž proběhne kontrola na platnost položek účetní věty), který je zařazen do otevřeného účetního období a má automaticky nastaven stav Zaúčtován. Takový storno doklad není možné měnit. Text v hlavičce vytvořeného storno dokladu uvádí, který doklad byl tímto dokladem stornován. Současně je ve stornovaném dokladu v textu hlavičky uvedeno číslo storno dokladu. Původní text hlavičky stornovaného dokladu je uschován v textu první řádky tohoto dokladu. V případě, že je stornován doklad, který ještě nebyl zaúčtován, nevytváří se storno doklad, ale tento doklad je pouze uveden do stavu Stornován. Tato skutečnost je opět uvedena v textu hlavičky stornovaného dokladu a v hlavičce dokladu dojde také k vynulování obratů. Po stisku tlačítka Storno u externích dokladů se vynuluje hlavička a řádky dokladu a příslušným prvotním dokladům se opět nastaví Stav přenosu do účetnictví na Nepřeneseno. Stornovat je možné pouze ty doklady, jejichž externí úlohy mají otevřené stejné účetní období jako úloha 021 - Účetnictví a jsou ve stavu Nezaúčtován.

Zaúčtování účetních dokladů

Tato možnost slouží pro zaúčtování běžných, externích a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Zaúčtovat proběhne kontrola platnosti položek účetní věty a pokud je vše v pořádku, proběhne zaúčtování dokladů. V případě výskytu chyby je možné zobrazit nebo vytisknout protokol o kontrole s výpisem jednotlivých neplatných položek. - Zaúčtovat lze pouze ty doklady, které patří do odpovídajícího účetního období a jsou ve stavu Nezaúčtován.

Při nastavení lokálního parametru UCDAZAUC je při zaúčtování účetního dokladu umožněno zadat datum zaúčtování. Odúčtování účetních dokladů

Tato možnost slouží pro odúčtování běžných, externích a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Odúčtovat proběhne odúčtování účetních dokladů. - Odúčtovat lze pouze ty doklady, které patří do odpovídajícího účetního období a jsou ve stavu Zaúčtován.

Navazující funkce:

01103 - Číselník středisek

01202 - Číselník komplexních položek

01203 - Číselník typů akcí

01305 - Účtový rozvrh