Man08202

08202 * Registr smluv

Formulář je určen pro centrální evidenci smluvních vztahů organizace a jako takový poskytuje celou řadu souvisejících služeb, jež jsou přehledně popsány v dokumentu Úvod do agendy Registr smluv. Pro ovládání formuláře se předpokládá znalost obecných pokynů pro ovládání aplikace iFIS*.

Obr.08202/1 Uspořádání formuláře Registru smluv a systému varování

Záhlaví - Obsahuje základní identifikaci smlouvy. Smlouva - Záložka Smlouva obsahuje hlavní údaje ze smlouvy. Termíny, ceny a činnosti Záložka eviduje všechny důležité termíny vyplývající ze smlouvy. Ke každému termínu lze evidovat požadavky na automatické upozornění odpovědných osob na blížící se termín. Upozorňování se provádí pomocí e-mailů zasílaných na adresy odpovědných osob. Lze také definovat požadavek na automatické generování dokladu do iFIS*Finance. Jsou tím např. zajištěny včasné a správné podklady pro provedení plateb nebo podklady pro DPH. Rozhodující jsou v tomto případě očekávané finanční operace evidované na záložce Ceny. Strany - Záložka umožňuje evidovat další smluvní strany (např. subdodavatelé). Osoby - Záložka umožňuje evidovat další odpovědné osoby (především spoluodpovědné osoby). Dokumenty - Záložka slouží pro evidenci elektronických dokumentů. Dokumenty libovolného formátu jsou ukládány přímo do databáze iFIS. Dokumenty jsou pak kdykoliv dostupné všem odpovědným osobám přímo z iFIS. Ostatní - Záložka slouží ke strukturované evidenci ostatních informací o smluvním vztahu. Rozpočet - Záložka slouží k rezervaci finančních prostředků v příslušných rozpočtech.

Přehled smluv

Úvodní obrazovka je základním přehledem všech evidovaných smluv. Uživateli umožňuje rychlé vyhledávání, libovolné třídění nebo tisk vybraných záznamů.

Obr.08202/2 Základní přehled smluv.

Obrazovka je rozdělena do třech základních částí:

• Levá část - adresářová struktura složek smluv.
• Pravá horní část - přehled smluv podle vybrané složky.
• Pravá dolní část - funkční tlačítka pro práci s vybranými smlouvami.

Adresářová struktura složek umožňuje vytvářet libovolnou hierarchickou strukturu složek. V každé složce jsou vidět vždy všechny smlouvy vlastní složky a rovněž smlouvy ze všech podřízených složek. Na nejvyšší úrovni je složka Vše, pomocí které si uživatel může zobrazit všechny doposud zaevidované smlouvy, k nimž má správcem nastavené oprávnění. Podřízené složky jsou rozděleny do třech základních skupin: 1. Složky stavové - seskupují smlouvy podle stavu smlouvy. Jedna smlouva je vždy právě v jedné složce. Přesun z jedné stavové složky do jiné stavové složky se provádí automaticky po změně stavu smlouvy. Stavové složky nelze přidávat, rušit ani přejmenovat. Stavové složky jsou tyto: a. Aktivní b. Návrhy c. Neaktivní d. Neuzavřené e. Zrušené 2. Složky s odkazy - umožňují uživateli libovolně seskupovat související smlouvy do složek pomocí tzv. odkazů (např. šanonování všech smluv týkající se výstavby nového pavilonu). Je možné přidávat nové složky, přejmenovávat je, nebo je rušit. Každou smlouvu lze evidovat pouze v jediné složce. Odkazovat lze i archivované smlouvy. Přesun smlouvy mezi složkami je možný. Zrušení odkazu na smlouvu ze složky způsobí, že smlouva přestane být dostupná v této složce, samotná smlouva však zůstává i nadále evidována v registru smluv. 3. Složky archivní - seskupují archivované smlouvy. Všechny archivní složky jsou zakládány pod nadřízenou složku Archiv. Tuto složku není možno zrušit ani přejmenovat. Podřízené archivní složky jsou administrovány automaticky, jejich název je shodný s evidenčním rokem smluv, které jsou ve složce uloženy. Jediná smlouva může být evidována vždy jen v jedné archivní složce a současně nemůže být v žádné stavové složce.

Další popis funkcionality je organizován do kapitol podle uživatelských činností takto:

• Práce se složkami
• Práce s odkazy
• Práce s archivem
• Hromadná změna stavu smluv
• Vyhledávání provázaných smluv
• Vyhledávání v databázi
• Založení nového záznamu o smlouvě - triviální případ
• Založení nového záznamu o smlouvě - komplikovaný případ
• Další smluvní strany
• Další odpovědné osoby
• Připojené dokumenty
• Termíny, ceny a činnosti
• Nastavení systému varování
• Ostatní informace
• Rozpočet
• Opravy a změny záznamu o smlouvě
• Dodatky ke smlouvě

Práce se složkami. Pomocí ovládacích tlačítek umístěných na základním panelu v levé dolní části formuláře je možno administrovat pouze složky typu Odkazy. Ostatní složky nelze rušit ani přejmenovávat.

Tlačítka mají následující význam: Tlačítko Význam + Přidej novou složku X Zruš složku < Přesuň složku o pozici nahoru > Přesuň složku o pozici dolu Text Přejmenuj složku

Tlačítko Přidej novou složku. Slouží pro vytvoření nové složky s odkazy. Po jeho stisknutí se zobrazí nový ovládací panel pro zadání názvu:

Význam tlačítek tohoto panelu je následující: Tlačítko Význam -1 Vlož novou složku před aktuální složku 0 Vlož novou složku do aktuální složky - podřízená složka +1 Vlož novou složku za aktuální složku Zpět Vrať se bez založení nové složky

Tlačítko Zruš složku. Slouží ke zrušení složky s odkazy. Složka, včetně všech jejích podsložek nesmí obsahovat žádné odkazy. Pokud složka obsahuje alespoň jednu podsložku, před zrušením této složky včetně všech podsložek je uživatel dotázán, zda chce v rušení takovéto složky pokračovat.

Tlačítko Přesuň složku o pozici nahoru. Přesune aktuální složku s odkazy, včetně případných podsložek, o pozici nahoru. Přesun lze provést pouze se složkami, které jsou na stejné úrovni vnoření, jako je aktuální složka.

Tlačítko Přesuň složku o pozici dolu. Přesune aktuální složku s odkazy, včetně případných podsložek, o pozici dolu. Přesun lze provést pouze se složkami, které jsou na stejné úrovni vnoření, jako je aktuální složka. Toto tlačítko společně s tlačítkem viz "<" umožňuje uživateli setřídit složky s odkazy dle vlastního uvážení.

Tlačítko Přejmenuj složku. Slouží pro vytvoření nové složky s odkazy. Po jeho stisknutí se zobrazí nový ovládací panel pro přejmenování složky:

Význam tlačítek panelu pro přejmenování je následující: Tlačítko Význam Přejmenuj Proveď přejmenování Zpět Vrať se bez přejmenování

Práce s odkazy

Tlačítko Význam Přidat odkaz Přidá všechny vybrané (zaškrtnuté) smlouvy. Tlačítko je aktivní všude mimo složky s odkazy. Změnit odkaz Přesune do následně označené složky odkazy na všechny vybrané (zaškrtnuté) smlouvy . Tlačítko je aktivní pouze na složkách s odkazy. Zrušit odkaz Zruší odkazy na všechny vybrané (zaškrtnuté) smlouvy. Tlačítko je aktivní pouze na složkách s odkazy.

Práce s archivem

Pro zařazování smluv do složek a přesouvání či rušení odkazů na smlouvy slouží tlačítka: Tlačítko Význam Přesuň do archivu Přesune do archivu vybrané (zaškrtnuté) smlouvy, každá smlouva je přesunuta do archivní složky s názvem shodným s evidenčním rokem smlouvy. Pokud taková složka dosud neexistuje, založí se automaticky. Tlačítko je aktivní všude mimo archivní složky. Vyjmutí z archivu Opačná funkce k funkci Přesun do archivu. Vyjmutá smlouva se přesune zpět do příslušné stavové složky podle stavu smlouvy. Pokud jsou z archivní složky vyjmuty všechny smlouvy (je prázdná), složka se automaticky zruší. Tlačítko je aktivní pouze na archivních složkách.

Hromadná změna stavu smluv

Změnu stavu smlouvy lze provést jednotlivě na detailu každé smlouvy a nebo hromadně. Před hromadnou změnou stavu je potřeba vybrané smlouvy označit zatržením a stisknout tlačítko Změna stavu. Následující dialog vyzve uživatele k označení cílové složky, do které mají být vybrané smlouvy přesunuty. Cílovou složkou může být jedna ze Stavových složek.

Vyhledávání provázaných smluv

Tlačítko Význam Provázané smlouvy Vyhledá k aktuální smlouvě všechny smlouvy provázané pomocí položky Nadřízená smlouva. Jedná se o všechny smlouvy podřízené (odvozené) a všechny smlouvy v přímé linii k hlavní (kořenové, tj. nemající žádnou nadřízenou smlouvu) smlouvě. Smlouva, ke které byly vazby vyhledány, je graficky odlišena. Aby bylo možno zobrazit všechny dostupné provázané smlouvy, je vhodné se přepnout do složky Vše. Je nutno mít na paměti, že v seznamu mohou chybět smlouvy zneplatněné a smlouvy, ke kterým nemá uživatel přístup. Pozn.- stejnou funkci je možno rovněž spustit ze záložky Smlouva uvnitř detailu smlouvy. Celá složka

Opačná funkce k funkci Provázané smlouvy. V přehledu smluv se zobrazí všechny smlouvy uložené ve složce.  

Obr.08202/3 Přehled smluv provázaných na smlouvu 05N1700001-01.

Vyhledávání v databázi

Na obrazovce může uživatel vyhledávat, třídit nebo tisknout informace o smlouvách, ke kterým má oprávnění. Při vyhledávání lze s výhodou využít jednoduchých příznaků, které signalizují důležitost smlouvy.

Obr.08202/4 Vyhledávací služba pro Registr smluv. Založení nového záznamu

- Nový záznam se vkládá z přehledu smluv tlačítkem Nový záznam.

Obr.08202/5 Obrazovka pro založení nového záznamu. Předvyplněny jsou pouze položky Typ smluvní strany a evidenční rok. Povinná pole jsou vyznačena červeně.

Povinné údaje

• Stav smlouvy - Z číselníku přípustných hodnot.
• Strana - Druhá strana smlouvy. Údaj je převzat z číselníku organizací (kód F), nebo z číselníku osob (kód O) nebo obsahuje volný text bez kontroly na číselníky (kód N). Pro kódy F,O je k dispozici seznam. Má-li uživatel právo zápisu do těchto číselníků, může je v případě potřeby založit (zavoláním funkce pro doplnění číselníku). Jinak se použije kód N a doplnění číselníku provede dodatečně uživatel s vyšším oprávněním. Zde uvedená strana se ukládá automaticky do záložky Strany jako hlavní smluvní partner.
• Evidenční rok - Rok vzniku smluvního vztahu RRRR.
• Typ smlouvy - Z číselníku přípustných hodnot.
• Předmět - Krátká textová anotace k předmětu smlouvy. Tento údaj se přebírá do všech hlášení, varování a přehledů.
• Zodpovídá NS - Středisko z číselníků, které zajišťuje plnění smlouvy. Údaj je podstatný pro řízení přístupů uživatelů k datům.
• Zodpovídá osoba - Osoba z číselníku, která zajišťuje plnění smlouvy. Zde uvedená osoba se zakládá automaticky do záložky Osoby jako hlavní odpovědná osoba.

Nepovinné údaje

• IČO - Pokud je strana z číselníku organizací (kód F), zobrazí se zde IČO této organizace (je-li v číselníku). Není vstupní.
• Naše číslo - Přidělené číslo smlouvy na naší straně. Nastavením parametru lze určit, zda bude toto číslo vyplněno ručně (max 30 znaků) nebo generováno automaticky (max 10 znaků) podle nastavené masky, resp. kombinací obou možností. Pro generování faktur z registru smluv je nutné uvést číslo smlouvy, jinak nedojde k automatickému propojení smlouvy a faktury. Textový řetězec.
• Vaše číslo - Přidělené číslo smlouvy na straně (hlavního) partnera. Ruční zadání, textový řetězec.
• Nadřízená smlouva - Číslo nadřízené smlouvy (naše číslo). Ze seznamu již registrovaných smluv. V případě dodatku ke smlouvě registrovaného jako samostatná smlouva se zde uvede odkaz na původní smlouvu. V takovém případě se u původní smlouvy zaregistruje další podřízený záznam.
• Info/Text - Příznak důležitosti záznamu. Dvojice položek určená pro interní signalizaci. Označuje smlouvu, která si vyžaduje zvýšenou pozornost ostatních uživatelů.

Info Příznak ze seznamu přípustných hodnot (zobrazuje se v přehledech registrovaných smluv jako Info smlouvy - S). Typicky pouze !. Text Textová poznámka důvodu nastavení příznaku důležitosti.

• Úkol - Textová poznámka pro další úkony na smlouvě a záměry. Údaje lze využít např. pro předávání informací při přípravě či ukončení smlouvy mezi více uživateli.
• Účinnost od - Datum zahájení účinnosti smlouvy (dle textu smlouvy, většinou totožné s datem platnosti od). Zde uvedený údaj se přenáší automaticky do záložky Termíny a naopak.
• Účinnost do - Datum ukončení platnosti smlouvy (smlouvy na dobu neurčitou mají tuto položku nevyplněnou). Zde uvedený údaj se přenáší automaticky do záložky Termíny a naopak.
• Platnost od - Datum zahájení platnosti smlouvy (dle textu smlouvy). Zde uvedený údaj se přenáší automaticky do záložky Termíny a naopak.
• Výpověď / obd. - Sjednaná lhůta výpovědi ze smlouvy na naší straně.
• Obsah - Dlouhý text (2000 znaků) určený pro libovolné další poznámky či vybrané pasáže ze smlouvy, které nemají být evidovány na jiném místě.

Nepovinné údaje pro finance a účetnictví:

• Vlastní účet - číslo vlastního účtu, odkaz do číselníku
• Cizí účet - číslo účtu protistrany, odkaz do číselníku kterékoliv ze smluvních stran.
• Splatnost - Lhůta splatnosti dokladů, počet dní 0-999.
• NS/TA/A/KP - Hlavní zdroj financování (u triviálních případů též jediný zdroj). Další zdroje lze uvést v záložce Ceny.
• Variabilní symbol -
• Konstantní symbol - odkaz do domény
• Specifický symbol -
• +/- - Označení pohledávky nebo závazku pro rychlou orientaci mezi odběratelskými a dodavatelskými smlouvami. Ze seznamu přípustných hodnot.
• Cena - Celková cena závazku nebo pohledávky ze smlouvy k úhradě. V případě vzájemných plateb se uvede výsledný rozdíl podle převažujícího toku financí. Údaj je pouze orientační, bez vazby na ceny uvedené dále, které jsou podstatné pro další zpracování.
• Měna - Měna k položce cena. Z číselníku měn. Předvyplněno národní měnou. Ze seznamu přípustných hodnot.

Další smluvní strany

Nestačí-li údaj v záhlaví o druhé smluvní straně, použije se záložka "Strany".

Obr.08202/6 Záložka pro založení dalších smluvních stran s pořizovacím oknem

Na této záložce je vždy systémem založen první záznam označený jako hlavní partner, který odpovídá vloženému údaji v záhlaví u triviálního případu. Chceme-li doplnit další strany, otevře se pokynem nový záznam pořizovací okno s položkami:

• Typ, Název - Další strana smlouvy. Údaj je převzat z číselníku organizací (kód F), nebo z číselníku osob (kód O) nebo obsahuje volný text bez kontroly na číselníky (kód N). Pro kódy F,O je k dispozici seznam. Má-li uživatel právo zápisu do těchto číselníků, může je případně založit (zavoláním funkce pro doplnění číselníku). Jinak je možno použít kód N a doplnění číselníku provede dodatečně uživatel s vyšším oprávněním. Zde je automaticky založena hlavní smluvní strana ze záhlaví smlouvy.

• Vaše číslo - Přidělené číslo smlouvy na straně partnera. Každá smluvní strana může mít vlastní označení smlouvy. Ruční zadání, textový řetězec.
• Hlavní - Příznak pro označení hlavní smluvní strany. Změní-li se zde označení hlavního partnera, změní se tento údaj i v záhlaví smlouvy a na všech přehledech v registru smluv. Každá smlouva musí mít jednu hlavní smluvní stranu.

Řazení stran je přednastaveno tak, že záznam o hlavní smluvní straně je vždy první, ostatní strany jsou řazeny za ní abecedně podle názvu.

Další odpovědné osoby Nestačí-li údaj o jedné odpovědné osobě uvedený v záhlaví smlouvy, použije se záložka "Osoby".

Obr.08202/7 Záložka dalších odpovědných osob a přidělení jejich rolí

Na této záložce je vždy systémem založen první záznam označený jako hlavní osoba, který odpovídá vloženému údaji v záhlaví u triviálního případu. Chceme-li doplnit další osoby, můžeme na pokyn nový záznam přímo vkládat další záznamy s položkami:

• Hlavní - Příznak hlavní odpovědné osoby. Hlavní osoba je řazena jako první a je také současně uvedena v záhlaví smlouvy. Každá smlouva musí mít jednu hlavní odpovědnou osobu.
• Jméno - Osoba z číselníku, která zajišťuje plnění smlouvy nebo se jinak na smlouvě podílí. Pouze osobám zde uvedeným je možné nastavit zasílání varovných zpráv a hlášení. V případě, že pracovník není registrován v centrálním číselníku osob a nelze jej založit, může se takový záznam uložit pouze do záložky "Ostatní", avšak bez možnosti zasílání zpráv.
• Podpis - Příznak pro signalizaci osob, jejichž podpis je (bude) na smlouvě uveden. Údaj je pouze informativní a nemá jiný význam.
• Role - Přidělená role osobě na smlouvě. Z číselníku přípustných hodnot. Údaj je pouze informativní a nemá jiný význam.

Změní-li se zde označení hlavní osoby, změní se tento údaj i v záložce smlouva a na všech přehledech z Registru smluv. Řazení osob je přednastaveno tak, že záznam o hlavní odpovědné osobě je vždy první, ostatní osoby jsou řazeny abecedně podle jména.

Další střediska Nestačí-li údaj o jednom zodpovědném středisku, uvedený v záhlaví smlouvy, použije se tlačítko "Zodpovídá NS", které je aktivní na záložce "Smlouva" (viz Opravy a změny záznamu o smlouvě).

Připojené dokumenty

Registr smluv může obsahovat jakékoliv elektronické dokumenty (např. texty smluv, protokoly, zápisy, technickou dokumentaci, obrázky, zvuky atd.) Dokumenty se fyzicky ukládají do databáze systému iFIS* nebo do hromadného úložiště dat. Dokumenty lze do databáze vložit, číst nebo z databáze vyjmout. Řazení dokumentů je přednastaveno sestupně podle datumu založení záznamu. - Všechny operace s dokumenty se provádí ve složce "Dokumenty":

Obr.08202/8 Záložka se záznamy o připojených dokumentech uložených v databázi Založení nového dokumentu

Nový dokument připojíme jednoduše tak, že

1. v seznamu založíme nový záznam, 2. vyplníme povinná pole Typ dokladu (ze seznamu přípustných hodnot), 3. krátký Popis (komentář), 4. tlačítkem Vlož vyvoláme běžný souborový dialog 5. vybereme požadovaný soubor a 6. záznam uložíme.

Obr.08202/9 Dialogové okno pro vyhledání souboru v adresáři a jeho následné uložení do databáze či hromadného úložiště

Vybraný soubor bude zkopírován do databáze či hromadného úložiště. Takto uložený soubor bude dostupný pro čtení také všem oprávněným osobám, které budou přistupovat k Registru smluv prostřednictvím varovných zpráv zasílaných e-mail.

Prohlížení uloženého souboru

Soubor uložený v databázi lze prohlížet přímo ze záložky "Dokumenty". Tlačítkem Ukaž u požadovaného záznamu vyvoláme z databáze kopii uloženého souboru. Ten se zobrazí v odpovídajícím prohlížeči podle svého formátu. V případě, že na Vašem PC není takový prohlížeč nainstalován, obraťte se na svého správce sítě.

Obr.08202/10 Ukázka zobrazení souboru ve formátu PDF uloženého v databázi Registru smluv - Další práce se zobrazeným dokumentem mimo databázi je omezena pouze možnostmi a vlastnostmi použitého prohlížeče a není součástí Registru smluv.

Pokud prohlížeč umožňuje editaci zobrazeného dokumentu, tato editace probíhá nad pomocným pracovním souborem a proto budou všechny změny v takto upraveném dokumentu ztraceny! Editaci dokumentu můžete provést např. tak, že v prohlížeči nejprve vytvoříte kopii dokumentu volbou Uložit jako (Save as) a teprve do takto vytvořené kopie provedete požadované úpravy. Po uzavření prohlížeče vložte upravený soubor do databáze tlačítkem Vlož, viz. Aktualizace dokumentu. Aktualizace dokumentu

Dokument uložený v databázi lze nahradit jiným souborem, např. aktualizovanou verzí dokumentu. Toho docílíme, když vložíme soubor tlačítkem Vlož na místo (do záznamu) již existujícího dokumentu.

Zrušení dokumentu v databázi

- Zrušení souboru uloženého v databázi se provede tlačítkem Vyjmi u příslušného záznamu. Dokument se z databáze přemístí na místo určené pomocí dialogového okna. Je na uživateli, zda soubor umístí do koše, na plochu či do pracovního adresáře. Takto vyjmutý dokument je pro všechny uživatele nedostupný (záznam obsahuje prázdný dokument) až do jeho opětovného vložení do databáze.

Obr.08202/11 Dialogové okno pro vyjmutí dokumentu z databáze

Termíny, ceny a činnosti

Záložka "Termíny, ceny a činnosti" obsluhuje klíčové části celého Registru smluv a Systému varování. Zde jsou popsány funkce pro založení údajů o důležitých termínech ve smlouvě a o cenových ustanoveních. Nastavení Systému varování je popsáno v samostatné navazující kapitole.

Obr.08202/12 Záložka s přehledem termínů

Termíny uvedené v této záložce jsou jak generované systémem, tak i ručně pořizované. Všechny záznamy lze ručně změnit.

Ze záhlaví smlouvy jsou zde automaticky založené záznamy o termínech zahájení platnosti smlouvy a účinnosti smlouvy. Změnou těchto termínů v této záložce se automaticky změní údaje uvedené v záhlaví smlouvy a ve všech přehledech. Tyto dva záznamy nelze zrušit, ani nelze měnit jejich "Popis".

Další záznamy lze libovolně přidávat i rušit. Záleží na obsahu smlouvy a požadavcích uživatele, které termíny považuje ve smlouvě za podstatné. Přitom platí, že záznam s nejmladším datem určuje hodnotu položky "Závazek do" v záhlaví smlouvy. Změnit termín posledního závazku lze pouze na tomto místě.

Význam informačních polí G, V a C je následovný:

G: A - signalizace automatického generování termínu (opakovaný termín) V: A - signalizace nastaveného varování C: A - signalizace existence záznamu v záložce Ceny

Všechny údaje v seznamu jsou pouze pro čtení. Pořízení záznamů nebo jejich aktualizace se provádí v samostatném okně.

Obr.08202/13 Založení a aktualizace záznamu o termínu

Po výběru záznamu ze seznamu termínů nebo při založení nového záznamu o termínu se zobrazí stránka formuláře, kde v horní části jsou údaje o vybraném termínu a jeho možném opakovaní. Zde je možné údaje vyplnit nebo změnit.

Význam jednotlivých položek pro nastavení záznamu termínu:

• Datum - Datum, ke kterému se záznam vztahuje. Při zapnutém režimu automatického opakování je Datum automaticky měněno systémem.
• Odpovídá - Osoba odpovědná za splnění termínu nebo jinak závislá na termínu. Ze seznamu odpovědných osob, předvyplněno hlavní odpovědnou osobou.
• Strana - Dotčená smluvní strana ze seznamu smluvních stran, předvyplněno hlavní smluvní stranou.
• Info/Text - Příznak důležitosti záznamu. Dvojice položek určená pro interní signalizaci. Označuje řádek, který si vyžaduje zvýšenou pozornost ostatních uživatelů (obdobně jako na hlavičce smlouvy). Ze seznamu přípustných hodnot. Je-li tento příznak nastaven alespoň u jednoho termínu, zobrazí se stejný příznak i v přehledu smluv ve sloupci označeném rad. V položce text může být poznámka s důvodem nastavení příznaku důležitosti.
• Popis - Popis termínované události. Popis u záznamů zahájení platnosti a zahájení účinnosti nelze změnit.
• Obsah - Text varovné nebo jiné zprávy, text pro fakturaci a pod.

Význam jednotlivých položek pro nastavení opakovaného termínu:

• Opakovat - Povolení automatického generování položky "Datum". ANO=zapnuto opakování. Typickým příkladem mohou být nájemní smlouvy, kdy je požadováno zasílání varování před každým termínem platby nájemného. Opakování nelze zapnout u záznamů zahájení platnosti a zahájení účinnosti.
• Frekvence - Nastavení požadované frekvence opakování. Vyplní se počet a jednotka období jako interval mezi opakováními. Položka má smysl jen při zapnutém opakování.
• Od/do - Datum od kdy se má zahájit opakování, případně kdy má být opakování ukončeno. Položka má smysl jen při zapnutém opakování.
• Naposledy provedeno - Tato položka je plněna systémem a informuje, kdy byla naposledy automaticky vygenerována položka Datum. Údaj nelze přepsat.
• Zbývá provést - Údaj o počtu požadovaných (zbývajících) opakování. Systém tento údaj vždy po provedení termínovaného úkolu sníží o 1. Lze nastavit ručně kdykoliv. Položka má smysl jen při zapnutém opakování.

Zapnuté opakování generuje položku Datum tak, že k termínu Od přičítá interval Frekvence tak dlouho, dokud není výsledné datum >= max(aktuální datum, Od). Opakování je ukončeno, jestliže počet zbývajících opakování je 0 nebo "datum Do" je starší než aktuální datum. Případně nastavené varování tuto funkčnost nikterak nemění, nemusí být vůbec nastaveno.

Záznamy o termínech ze smlouvy slouží dále jako menu pro přístup k dalším údajům o cenách a pro nastavení varování.

Ceny

Po výběru záznamu ze seznamu termínů nebo při založení nového záznamu o termínu se zobrazí stránka formuláře, kde v horní části jsou údaje o vybraném termínu a jeho možném opakovaní, v dolní části 2 záložky: "Ceny" a "Činnosti".

V tomto odstavci je popsána funkcionalita záložky pro oblast cen.

Obr.08202/14 Podzáložka Ceny

Ceny a zdroje financování se zapisují do seznamu v podzáložce "Ceny" pro každý termín samostatně. Počet řádků není omezen. Součet cen nemusí odpovídat celkové ceně uvedené v záhlaví smlouvy.

Význam položek podzáložky Ceny:

Hlavička

• "+/-" - Rozlišení, zda se jedná o pohledávku nebo závazek. Ze seznamu přípustných hodnot.
• Typ dokladu - Ze seznamu přípustných hodnot (Faktura, záloha ...)
• Měna - Měna k položce cena. Z číselníku měn. Předvyplněno národní měnou. Ze seznamu přípustných hodnot.
• Deník - odkaz do deníku závazků/pohledávek podle druhu dokladu závazek/pohledávka, pouze deníky pro typ dokladu faktura.
• Splatnost - Lhůta splatnosti dokladů, počet dní 0-999.
• Vlastní účet - číslo vlastního účtu, odkaz do číselníku
• Cizí účet - číslo účtu protistrany, odkaz do číselníku kterékoliv ze smluvních stran.
• Variabilní symbol -
• Konstantní symbol - odkaz do domény
• Specifický symbol -

Řádky

• Položka - Krátká textová poznámka.
• Sazba - Sazba DPH . Ze seznamu přípustných hodnot
• Základ daně - Cena bez DPH v měně uvedené nahoře.
• DPH - Částka DPH v měně uvedené nahoře.
• Celkem s DPH - Částka včetně DPH v měně uvedené nahoře.
• Analytický účet - Číslo analytického účtu pro účetní likvidaci související s řádkem Nastavení analytického účtu na řádce má přednost před nastavením analytického účtu v deníku.
• NS/TA/A/KP - Zdroj (dílčího) financování. Ze seznamu platných zdrojů.

Položky jsou dle možnosti předvyplněny vždy příslušným údajem ze záhlaví smlouvy. Údaje z této oblasti se používají pro automatické generování finančních dokladů. Význam některých položek pro vygenerovaný finanční doklad: Deník určuje deník finančního dokladu Položka Datum spolurozhoduje o účetním období finančního dokladu, Měna určuje měnu finančního dokladu, Popis se přebírá do položky Popis, Obsah se přebírá do položky Zpráva pro odběratele(jen u pohledávek) Splatno určí datum splatnosti, do finančního dokladu se přebere vlastní bankovní účet, cizí bankovní účet (jen u závazků), platební symboly a způsob úhrady Některé položky finančního dokladu jsou určeny hlavičkou smlouvy: Firmou ve finančním dokladu se stane hlavní smluvní strana smlouvy (Proto se faktury generují pouze ze smluv majících hlavní smluvní stranu firmu). Položky zdroje financování hlavičky smlouvy (nákladové středisko, Typ akce, akce, Komplexní položka ) přejdou do zdroje financování hlavičky faktury. Do řádků závazku nebo pohledávky se přebírají údaje z řádků záložky Ceny: Zdroj financování Popis položky do Textu řádky Sazba DPH Základ, daň, celkem(pokud jsou v cizí měně, přeberou se do příslušných položek pro cizí měnu a částka v domácí měně se ve finančním dokladu dopočte.)

Nastavení systému varování

Systém varování je součástí záložky "Termíny a ceny", podzáložka "Činnosti". K vybranému termínu se zobrazí další stránka s údaji o přednastavených automatických činnostech.

Obr.08202/15 Podzáložka "Činnosti".

Co lze nastavit :

• Jednorázové odeslání varovné zprávy na seznam adresátů v termínu uvedeném v položce Datum,
• Jednorázové odeslání varovné zprávy s posunem (před nebo po termínu),
• Opakované odesílání zpráv, je-li zapnuto opakování,
• Jednorázové vygenerování závazkové nebo pohledávkové faktury (hlavní smluvní strana musí být Firma ),
• Opakované generování závazkové nebo pohledávkové faktury (hlavní smluvní strana musí být Firma ).

Význam položek pro nastavení systému varování:

• Činnost - Ze seznamu přípustných hodnot. V této verzi jsou přípustné dvě hodnoty "Mail" a "Generování".
• Posun - Údaj o požadovaném časovém posunu provedení akce (zaslání zprávy) oproti položce Datum. Zadává se ve dnech, předstih je uveden záporně.
• Naposledy - Informativní údaj plněný systémem. Oznamuje, kdy naposledy byla akce (zaslání zprávy) provedena.
• Příště - Informativní údaj plněný systémem. Oznamuje, kdy bude akce (zaslání zprávy) příště provedena. Údaj je automaticky aktualizován při změně položek "Datum" nebo" Posun".

Nastavení a přehled činností

Činnost bude provedena v nastaveném termínu nebo opakovaných termínech v případě, že je nastaveno automatické opakování termínu, viz záložka "Termíny".

Vlastní provedení činností je realizováno pomocí dvou navzájem nezávislých mechanismů. První shromažďuje požadavky na tyto činnosti z registru smluv a druhý požadované činnosti spouští (zaslání e-mailových zpráv s varováním, generování faktur).

Provedení činnosti lze zabránit, pokud již nebyla provedena, zrušením záznamu v záložce Činnosti.

Opakovaného provedení již existující činnosti lze docílit třemi způsoby: 1. Ruční opravou položky Datum na záložce "Termíny". 2. Dodatečným nastavením automatického generování položky Datum na záložce "Termíny". 3. Ruční opravou položky Posun na záložce "Činnosti".

Přehled plánovaných a již realizovaných termínů vybrané činnosti získáte po stisknutí tlačítka "Kalendář činnosti" na záložce "Činnosti".

Obr.08202/16 Přehled plánovaných a již realizovaných termínů činnosti

Význam položek kalendáře činnosti:

• K datumu - datum, ke kterému je požadavek vygenerován.
• Zadáno - datum vygenerování požadavku na provedení činnosti (první mechanismus).
• Provést dne - - datum, kdy má být činnost provedena.
• Provedeno dne - datum, kdy byla činnost provedena.
• Výsledek - výsledek, s jakým byla činnost provedena (čeká, OK, s chybou).

- Pouze správce registru smluv je oprávněn zrušit již vygenerovaný požadavek na provedení činnosti!

Činnost "Mail"

Defaultně je varování zasíláno hlavní odpovědné osobě a kromě identifikace smlouvy obsahuje informace ze záložky "Termíny". Zpráva se odesílá na e-mailovou adresu, která je uvedena u osoby v centrálním číselníku osob s příznakem "MAIL" a s příznakem "HLAVNÍ". Pokud hlavní odpovědná osoba tuto e-mailovou adresu nemá, vypíše se na obrazovku upozornění.

Činnost "Generování"

Řízení této činnosti je obdobné jako předešlé. Doklady se generují do "zásobníků" závazků a pohledávek. Doklady v zásobnících brání uzavření měsíce příslušné úlohy. Doklady lze zrušit, převzít do deníků závazků (03205) nebo pohledávek (03315), dále upravovat a zpracovat jako při ručním pořízení. Takto sestavené doklady jsou automaticky připojeny ke smlouvě a on- line dostupné pro prohlížení. Defaultní nastavení činnosti lze změnit pomocí služby "Detail varování" a to samostatně pro každé varování:

Obr.08202/17 Změna nastavení pro zasílání zpráv

Zde je možné změnit text zprávy. Tlačítkem Změnit pak i seznam adresátů. Pokud je zaškrtnut adresát, u kterého není zobrazena e-mailová adresa, vypíše se na obrazovku upozornění.

Pravidla pro provedení činnosti

E-mail může být odeslán pouze když 1. činnost "Mail" smlouvy je platná a současně 2. smlouva je ve složce a. "Aktivní" nebo b. "Návrh".

Podklad pro doklad může být vygenerován pouze když 1. činnost "Generace dokladu" smlouvy je platná a současně 2. existuje k termínu alespoň jedna platná cena a současně 3. smlouva je ve složce "Aktivní".

Výše uvedená pravidla jsou shrnuta v následující tabulce:

Tab. 08202/1 Nastavení smlouvy pro provedení činnosti

- Jestliže smlouva v okamžiku generování požadavku na provedení činnosti do zásobníku požadovaných činností (tudal) nesplňuje uvedená pravidla, generování se vůbec neprovede, takže ani "monitor činností" ani "kalendář činností" nezaznamená žádnou chybu (pouze je uloženo interní upozornění do tabulky terrlog pro případ pozdějšího dohledávání).

- Pokud v čase mezi vygenerováním požadavku na provedení činnosti a vlastním provedením činnosti dojde na smlouvě ke změnám, které poruší popsaná pravidla (např. přesun aktivní smlouvy do archivu), k provedení činnosti nedojde a v "monitoru činností" i "kalendáři činností" je zaznamenáno chybné provedení činnosti. Pozn.: tato situace by, vzhledem k načasování jobů zajišťujících generování požadavků a provádění činností, v rutinním provozu neměla nastat.

Ostatní informace

Informace jinde neuvedené se mohou evidovat v záložce "Ostatní". Takové údaje mají pouze informativní charakter a systém je nevyužívá k dalšímu automatickému zpracování. Lze zde zaznamenávat např. kontakty na osoby, které nejsou nebo nemohou být uvedeny v centrálním číselníku osob, poznámky, pokyny, informace o problémech s dodávkami apod. Pro lepší orientaci v těchto informacích je zde zavedena jednoúrovňová kategorizace realizovaná položkou Typ.

Obr.08202/18 Záložka s ostatními doplňujícími informacemi ke smlouvě

Význam položek :

• Info - Příznak důležitosti informace. Příznak se zobrazuje v přehledu smluv, jestliže alespoň jeden záznam je označen jako důležitý.
• Typ - Kategorie informace. Ze seznamu přípustných hodnot. Povinný údaj.
• Obsah - Vlastní informační hodnota, dlouhý text. Povinný údaj.
• Info-Text - Důvod nastavení příznaku důležitosti nebo jiná poznámka.

Rozpočet

Záložka Rozpočet slouží pro vkládání údajů pro rezervaci rozpočtů zdrojů na libovolné budoucí období. Údaje zde uvedené se vztahují ke smlouvě jako celku a u AKTIVNÍCH smluv provádějí rezervaci rozpočtu.

Obr.08202/19 Záložka Rozpočet

Význam položek :

• +/- - Typ finančního vztahu k protistraně (+..Pohledávka, -..Závazek).

- Povinný údaj.

• Rok - Rok období (RRRR) rozpočtu, povinný údaj.
• Měsíc - Měsíc období (MM) rozpočtu.
• NS/TA/A/KP - Zdroj financování (středisko, Typ akce, akce, Komplexní položka ) pro rozpočet. Předvyplněno ze záhlaví. Vyplnění všech údajů je nutné pro nalezení příslušného rozpočtu. Tento rozpočet musí mít aktivní volbu "Objedn. ?", t.zn., že bude zahrnut pro kontrolu objednávek.
• Typ účtu - Typ účtu pro rozpočet (číselník TU).
• Rezervováno - Částka v národní měně, povinné, celková hodnota provedených rezervací zdroje v období a typu účtu vzhledem k rozpočtu zdroje
• Čerpáno - částka v národní měně, nepovinné, nepřístupná položka plněná systémem: obsahuje hodnotu spárovaných faktur se smlouvou.
• Objednáno - částka v národní měně, nepovinné, nepřístupná položka plněná systémem: obsahuje hodnotu NEVYŘÍZENÝCH objednávek vystavených ke smlouvě viz úpravy modulu Objednávky (jen pro závazkové rezervace)
• Zbývá spárovat - částka v národní měně, nepovinné, nepřístupná položka plněná systémem: Z=R-C-O. Tento údaj vždy představuje "zatížení rozpočtu ze smlouvy".
• Zbývá v rozpočtu zdroje - částka v národní měně, nepovinné, nepřístupná položka plněná systémem: představuje objem volných prostředků vzhledem k rozpočtu zdroje

Počet záznamů ke smlouvě není omezen. Musí být zachována unikátnost v rámci OBDOBÍ (Rok, Měsíc), ZDROJ, TYP ÚČTU. Na položce Objednáno je možné zavolat detail - rozpis údaje po jednotlivých dokladech - objednávkách. (jen pro závazkové rezervace) Na položce Čerpáno je možné zavolat detail - rozpis údaje po jednotlivých dokladech - fakturách. Postupy při párování dokladů a postupné zatěžování rozpočtu jsou popsány na jiném místě. Příslušný rozpočet musí mít aktivní volbu "Objedn. ?", t.zn., že bude zahrnut pro kontrolu objednávek. Obarvení polí, které formulář nastavuje po zápisu nebo po provedení dotazu, má následující význam:

Barva Položka(ky) Význam červená NS/TA/A/KP/TU Tento zdroj financování NEEXISTUJE červená Objednávky (spárováno) Překročen nákladový rozpočet červená Zbývá (v rozpočtu zdroje) Překročen nákladový rozpočet zelená Objednávky (spárováno) Překročen výnosový rozpočet zelená Zbývá (v rozpočtu zdroje) Překročen výnosový rozpočet

(viz předchozí obr.)

Opravy a změny záznamu o smlouvě

Má-li uživatel příslušné smlouvy přístupné z pohledu odpovědného střediska, může prakticky všechny údaje v registru měnit včetně aktualizace uložených dokumentů. Existují pouze tato omezení :

• Údaje o stranách, osobách a termínech se aktualizují pouze na příslušných položkách.
• Údaje generované systémem (např. záznam o automaticky provedené akci) se uživatelsky přepsat nedají.

Obr.08202/20 Opravy záznamů o smlouvě se provádějí obdobným způsobem jako při jejich prvním založení

Význam jednotlivých položek viz Založení nového záznamu a návody k jednotlivým záložkám. Jediný rozdíl je v položkách:

• tlačítko Zodpovídá NS - Nestačí-li údaj o jednom zodpovědném středisku, použije se tlačítko na připojení dalších středisek ke smlouvě. Kontextový přístup je pak funkční i na takto připojená střediska.

Obr.08202/21 Okno pro připojení dalších středisek

• Závazek do - Datum posledního dne, kdy ze smlouvy mohou vyplývat jakékoliv závazky či pohledávky ( např. nájem do, záruky do). Datum generuje systém podle nejmladšího data uvedeného v záznamech s termíny o smlouvě.
• Počet podříz. - Počet smluv, které jsou zobrazené smlouvě přímo podřízené, tj. počet smluv, které mají v položce Nadříz. sml. uveden obsah položky Naše číslo zobrazené smlouvy.

Dodatky ke smlouvám

Dodatky ke smlouvám lze do Registru smluv pořídit dvěma způsoby :

a) do záznamů k původní smlouvě - změnou evidovaných údajů s příslušnými poznámkami a založením dodatku jako připojeného elektronického dokumentu do databáze, nebo b) jako samostatný záznam o smlouvě s vazbou na předchozí smlouvu (v položce Nadříz. sml.).

Vždy záleží na povaze a obsahu dodatku a na požadované vypovídací schopnosti databáze smluv. Interními předpisy organizace je (bude) určeno, jakým způsobem a v kterých případech se bude pracovat s dodatky.

Navazující funkce :

08201 - Registr smluv - správce

08203 - Delegování pravomocí

08204 - Registr smluv - HLEDÁNÍ

00310 - Správa jádrových domén

01103 - Číselník středisek

01203 - Číselník typů akcí

01220 - Zakázky - projekty

01202 - Číselník komplexních položek

08102 - Číselník organizací

09101 - Číselník osob

00205 - Přístupy uživatelů dle kontextu

30333 - Objednávky