Man01220

01220 * Zakázky - projekty

Tato agenda slouží k evidenci zakázek nebo projektů a veškerých souvisejících informací, které jsou důležité pro jejich přípravu, pro jejich schválení, pro definování pravidel a zásad účtování, pro evidenci podkladů, pro průběžnou kontrolu a její následné vyhodnocení nebo k evidenci kompletní dokumentace v elektronické podobě. Pro každou zakázku-projekt lze také definovat významné termíny a následně k těmto jednotlivým termínům lze přiřazovat e-mailové zprávy (upozornění), které upozorňují odpovědné osoby na blížící se termíny.

Úvodní přehledový formulář Zakázky-projekty umožňuje pořizování a následné prohlížení zakázek (projektů). Na úvodním přehledovém formuláři jsou zobrazeny všechny zakázky-projekty, bez ohledu na nastavené kontextové přístupy Uživatel - NS, ale s ohledem na nastavené přístupy Uživatel - Typ zakázky.

Obr.01220/1 Úvodní obrazovka

Úvodní obrazovka (Obr.01220/1) obsahuje tři části. V levé části se nachází adresářová stromová struktura, která slouží pro rychlejší výběr a snazší orientaci v zakázkách-projektech. Aktuální pozice kurzoru v adresáři určuje typ zobrazených zakázek-projektů.

Adresářová stromová struktura:

• Vše - zobrazí veškeré doposud evidované zakázky-projekty
• platné - zobrazí platné tzn. nezahvězdičkované záznamy, jejichž platnost (Od - Do) je v souladu s prvním otevřeným účetním obdobím v úloze účetnictví
• zdroje - zobrazí všechny zakázky-projekty s druhem zakázky = ZDR (Zdroje)
• projekty - zobrazí všechny zakázky-projekty s druhem zakázky = AKT (Aktivita)
• dílčí zdroje - zobrazí všechny zakázky-projekty s druhem zakázky = PZD (Dílčí)
• ostatní - zobrazí ostatní druhy zakázky
• Archiv - zobrazí všechny neplatné (zahvězdičkované) záznamy

V pravé části obrazovky jsou v režimu prohlížení zobrazené základní informace o každé zakázce-projektu. Pomocí kláves pro Zadání a Provedení dotazu lze v záznamech vyhledávat podle libovolného kritéria. Po stisku klávesy lze přejít na další obrazovku - Zakázky- projekty -detail.. (Obr.01220/3).

Ve spodní části formuláře se nacházejí funkční tlačítka, která slouží k zobrazení souvisejících dokladů z jednotlivých modulů iFIS*. Pokud má tedy uživatel v jednotlivých modulech iFIS* nastavené přístupy na příslušné prohlížecí formuláře, pak lze stisknutím funkčního tlačítka zobrazit prvotní doklady, které byly vystaveny na aktuální zakázku-projekt (Obr.01220/3). Aktuální zakázkou pro účely tohoto dokumentu rozumíme zakázku, která je označena pozicí kurzoru. Zaškrtnutím pole "Panel detailů" lze docílit okamžité aktualizace přístupu těchto funkčních tlačítek, a to pro aktuální záznam. Po odchodu z tohoto záznamu se "Panel detailů" opět vypne a tlačítka jsou nepřístupná.

Kopírování zakázky projektu. Při stisku funkčního tlačítka +Kopie se uživateli před vytvořením nového záznamu (zakázky) nabídne možnost kopírování jednotlivých údajů aktuální zakázky (Obr.01220/2).

Obr.01220/2 Pořízení nové zakázky s kopírováním údajů

Při kopii jiných údajů, než pouze hlavičky, dojde k automatickému zápisu všech údajů do databáze. Při tomto způsobu kopírování nelze změnit typ zakázky.

Formulář Zakázky-projekty - detail je určen pro zaevidování nebo prohlížení veškerých souvisejících informací k vybrané zakázce-projektu. Přitom úroveň přístupu k datům (jen čtení, čtení i zápis, přístup podle středisek, přístup podle typu zakázek) definuje administrátor (kontextové přístupy). Pro rychlé založení nového záznamu o zakázce-projektu postačí vyplnit údaje v hlavičce.

Obr.01220/3 Detail - záložka Vazby

Podrobnější údaje lze evidovat v záložkách dole. Záložka Majetek je přístupná pouze pro investiční zakázky (typ zakázky je označen jako investiční).

Ke každé zakázce-projektu lze na těchto záložkách definovat v poměru 1:N libovolné další údaje (Vazby, NS, Osoby, Organizace, elektronické dokumenty atd.).

Hlavička zakázky - projektu

Položky Druh zakázky, Účtovat, Název zakázky a Typ zakázky jsou povinné a musí být uživatelem vždy vyplněny. Položky Popis zakázky, Číslo a název střediska, Jméno, Komplexní položka a Kalkulační jednice jsou nepovinné.

Povinné položky:

• Druh Zakázky - Druh zakázky (doména DRUH ZAKÁZKY) slouží k základnímu členění:

PZD - Dílčí zdroje financování ZDR - Primární zdroje financování AKT - Aktivity ZDR a AKT jsou přehledové a nelze na ně účtovat. Mohou však slučovat data vybraných dílčích zdrojů PZD.

• Účtovat - A/N - A=povolení účtování na zakázku PZD. ZDR a AKT jsou přehledové a nelze na ně účtovat.
• Název - Název zakázky (unikátní v rámci každé ekonomické jednotky).
• Typ zakázky - Typ zakázky (01205 Číselník typů zakázek) - po uložení dat do databáze nelze změnit. Typ zakázky je podmnožinou Typu akce (TA)

Nepovinné položky

• Od / Do - Platnost v období OD-DO (MM-RR / MM-RR )
• Popis - Popis zakázky - další upřesňující text. Údaj se nepřenáší do jiných agend.
• Stav - Poznámka o stavu zakázky (doména STAVPROJ, typicky nabývá hodnot: Návrh, Žádost, Schválen, Zamítnuto, Realizace, Ukončeno atd. ) Seznam stavů lze při implementaci změnit. Údaj se nepřenáší do jiných agend.
• Středisko * - Hlavní zodpovědné nákladové středisko NS
• Osoba - Hlavní zodpovědná Osoba.
• KP * - Hlavní Komplexní položka -činnost KP
• OZ - A/N - A=povolení vystavovat objednávky na tuto zakázku v modulu Režijní objednávky.
• RZ - A/N - A=povolení sestavovat rozpočty na tuto zakázku v modulu Rozpočet.
• Plnění - Předpokládaný objem plnění v národní měně. Údaj se nepřenáší do jiných agend.

• Kalk. jed. - Kalkulační jednice (Položku je možno využít k vazbě na externí modul mezd. Typicky musí být tato položka vyplněna, má-li být tato zakázka přípustná pro mzdové náklady.)
• Číselník, Kód, Název - Skupina položek pro vazbu na vybraný číselník ze systému iFIS*. Údaj se nepřenáší do jiných agend.
• Poznámka - Poznámka k zakázce. Údaj se nepřenáší do jiných agend.

• Položky zdroje financování v hlavičce projektu slouží k definování vztahu mezi zakázkou- projektem a hlavním nákladovým střediskem, komplexní položkou. Tato vazba vyvolává kontrolu povinného účtování zakázky-projektu na toto definované NS nebo KP.

Platnost záznamu - kombinace:

Od  Do  Poznámka  
 01/98  05/98  Platnost záznamu je leden až květen, v ostatních obdobích je záznam neplatný  
 01/98  .  Platnost záznamu začíná v lednu a její platnost není časově omezena  
 .  05/98  Platnost záznamu končí v květnu, dále je záznam neplatný, začátek platnosti není stanoven  
 .  .  Platnost záznamu není omezena, platí stále  

• . . Záznam je neplatný bez ohledu ne/uvedené platnosti OD-DO, zakázka-projekt je účetně uzavřen (má nulový zůstatek na hlavní knize)

Tab. 1 Platnost

Zakázky-projekty nelze fyzicky vymazat z databáze, je možné je pouze označit jako neplatné (klávesou pro zrušení záznamu) v případě, že je u této zakázky-projektu provedena účetní uzávěrka.

Evidence souvisejících informací k zakázce-projektu na záložkách.

Záložka Vazby Záložka Vazby (Obr.01220/3) je určena pro evidenci tzv. podřízených dílčích zakázek k přehledové zakázce. Přehledová zakázka je zakázkou typu ZDR nebo AKT. Tyto přehledové zakázky slouží především pro sledování více-zdrojového financování projektu: Do přehledů obratů a zůstatků přehledových zakázek ZDR a AKT se budou načítat obraty a zůstatky zde přiřazených dalších zakázek PZD.

Uživatelé pomocí klávesy Seznam hodnot vyjmenovávají jednotlivé dílčí zakázky-projekty a přiřazují je tím jako podřízené do přehledové zakázky. U zakázky - projektu typu PZD na této záložce nelze definovat žádné podřízené dílčí zakázky. Položka poznámka slouží pro zanesení libovolné textové poznámky k dílčí zakázce.

Záložka Další NS Na této záložce je možno definovat další zodpovědná nákladová střediska za zakázku-projekt. Zatrhávacím polem (Hl=Hlavní) je možno označit jedno ze středisek jako hlavní, což se po uložení dat promítne i do hlavičky. Pokud je na záložce jedno ze středisek označeno jako hlavní, nelze již středisko v hlavičce editovat.

Není-li zde uvedeno žádné NS, lze účtovat na všechna NS. Jsou-li zde uvedena konkrétní NS, je povoleno účtovat pouze na tato vyjmenovaná NS.

Obr.01220/4 Detail - záložka Další NS

Záložka Další KP Na této záložce je možno definovat další komplexní položky. Zatrhávacím polem (Hl=Hlavní) je možno označit jednu z komplexních položek jako hlavní, což se po uložení dat promítne i do hlavičky. Pokud je na záložce jedna z komplexních položek označena jako hlavní, nelze již komplexní položku v hlavičce editovat.

Není-li zde uvedena žádná KP, lze účtovat na všechny KP. Jsou-li zde uvedeny konkrétní KP, je povoleno účtovat pouze na tyto vyjmenované KP.

Obr.01220/5 Detail - záložka Další KP

Záložka Bankovní účty Na této záložce je možno definovat bankovní účty, které patří k zakázce.

Obr.01220/14 Detail - záložka Bankovní účty

Záložka Další osoby Na této záložce je možno definovat další zodpovědné osoby za zakázku-projekt. Zatržením pole (Hl=Hlavní) uživatel určuje hlavní zodpovědnou osobu.

Všem zde uvedeným osobám lze pak zasílat reporty službou iFIS*/WebMailer, pokud mají v číselníku osob uvedenou platnou E-mailovou adresu. Osoba je oprávněna dostávat Sloupce 2 až 5 jsou blíže nespecifikovaná pole vyhrazená pro účely řízení toku dokumentů v organizaci.

Obr.01220/6 Detail - záložka Další osoby

Záložka Organizace Na této záložce je možno definovat organizace, mající vztah k zakázce-projektu. Údaj se nepřenáší do jiných agend.

Obr.01220/7 Detail - záložka Organizace

Záložka Dokumenty Zde je možno připojit libovolné elektronické dokumenty, mající vztah k zakázce- projektu. Detailní popis ovládání této záložky je uveden v dokumentaci k funkci -08202 Registr smluv.

Obr.01220/8 Detail - záložka Dokumenty

Záložka Majetek V případě, kdy se jedná o investiční zakázku-projekt (dáno zvoleným typem zakázky), pak systém zpřístupňuje záložku Majetek, na které lze evidovat informace o investiční zakázce. Investiční zakázka slouží majetkovým referentům k postupnému zařazování majetku z investiční zakázky a ke zjišťování objemu již zařazeného majetku a nebo objemu majetku, který zbývá k zařazení z investiční zakázky. Částky zaúčtované na investiční zakázku na účet pořízení investic slouží ke stanovení vstupní ceny investice v okamžiku zařazení do užívání. Všechny položky na této záložce jsou nepovinné a slouží jako defaultní hodnoty přebírané do dokladů o zařazení. Z jedné investiční akce je možno zařadit do užívání libovolné množství investic.

Pro jiné typy zakázky je záložka nepřístupná. Předpokládaná celková cena investiční zakázky je evidována v hlavičce v položce Plnění.

Obr.01220/9 Detail - záložka majetek

Záložka Ostatní Na této záložce je možno evidovat libovolné další (strukturované) související informace, mající vztah k zakázce. Seznam Typů ostatních informací je určen při implementaci příslušnou doménou.

Obr.01220/10 Detail - záložka Ostatní

Záložka Historie Zde jsou dostupné informace o historii změn na zakázce-projektu. Záznamy se generují automaticky při pořízení nebo úpravě dat hlavičky a při změně její platnosti. Je také možný ruční vstup do historie pomocí klávesy Nový záznam.

Obr.01220/11 Detail - záložka Historie

Záložka Události Na této záložce jsou evidované termíny událostí. Záznamy nelze editovat, pouze pořizovat nové nebo je zneplatňovat. Po stisku klávesy lze přejít na další obrazovky, kde lze rovněž nastavit systém varování pomocí automaticky generovaného e-mailového upozornění. Detailní popis ovládání je uveden v dokumentaci k funkci - 08202 Registr smluv.

Obr.01220/12 Záložka Události

Podzáložka Události, činnosti, systém varování. Detailní popis ovládání této části je uveden v dokumentaci k funkci 08202 Registr smluv a s výjimkou záložky Ceny je obdobný.

Obr.01220/13 Události - Detail

Navazující funkce:

01222 - Zakázky - projekty - dle NS

01223 - Zakázky - projekty - dle osoby

01224 - Zakázky - projekty - prohlížení

08202 - Registr smluv

01205 - Typy zakázek