Man09142

09142 * Evidence nového dokumentu do spisové služby

Formulář slouží k zaevidování nového dokumentu do Spisové služby (přijatého, odesílaného, interního, z jiných aplikací,...). V aplikaci Spisová služba se otevírá pomocí voleb "Poslat" nebo "Došlo" ve funkci 09122 Podací deník.
Při vyvolání formuláře může být předvyplněn Odesílatel nebo Adresát v závislosti na tom, zda se jedná o došlý či odesílaný dokument.
Význam ostatních položek a ovládání formuláře jsou podrobně popsány v dokumentaci 09122 - Podací deník (případně v úvodním dokumentu Spisové služby).

Obr.09142/1 Evidence nového dokumentu (vyvolaná z agendy SPS i z cizí agendy)

Formulář je možno vyvolat i z funkcí jiných agend, než je Spisová služba (Finance, Objednávky, Registr smluv...), a to prostřednictvím ikony [SPS] volitelně umístěné v levé nástrojové liště. V agendách Veřejné zakázky a Zakázky malého rozsahu je tato funkce volána pomocí tlačítka [SPS] umístěného u příslušných písemností.
Položky Předmět, Typ dokumentu a Odesílatel (nebo Adresát) mohou být předvyplněny údaji, které jsou převzaty z volající agendy. Po stisknutí tlačítka [Uložit a další] (případně [Koncepty]) se nový dokument uloží do Spisové služby a připraví se k odeslání, k oběhu a nebo k vyřízení. Současně je k dokumentu připojen doklad (písemnost) z úlohy, ze které byl formulář vyvolán. Význam ostatních položek a ovládání formuláře jsou podrobně popsány v dokumentaci 09122 - Podací deník (případně v úvodním dokumentu Spisové služby).

Vzhledem k tomu, že dokumenty, které procházejí hromadně skenovacím pracovištěm, jsou již na vstupu označovány etiketou s identifikátorem PID, je nutno identifikaci dokumentu provést také při jeho prvotní evidenci. Pro tento účel je parametricky řízena možnost "ručního" vyplnění pole PID (z klávesnice nebo pomocí čtečky čárového kódu).

Navazující funkce :

09122 - Podací deník