Man01430

01430 * Podklady pro schvalování

K prvotním dokladům pořízeným do iFIS*Závazky je možné vystavit kromě klasického likvidačního listu v papírové podobě také tzv. elektronický likvidační list (el.košilka). Ten následně schvalují všichni odpovědní příkazci operací, správci rozpočtu a hlavní účetní „přímo ze své e-mailové pošty“. Samotné schválení nebo neschválení elektronického likvidačního listu je díky tomu jednoduchou a rychlou záležitostí. V průběhu schvalování je k dispozici naskenovaný originál schvalovaného dokladu i další důležité informace jako např. odkazy na související objednávky, smlouvy apod. Zjednodušeně lze říci, že výsledkem schvalování je likvidační list ve formátu PDF, který je opatřen elektronickými podpisy všech odpovědných osob. Ten je plnohodnotnou obdobou dosud používaných papírových likvidačních listů. Procesy schvalování elektronických likvidačních listů lze v jednoduchosti popsat následujícím schématem.

 

Obr. 01430/1 Otevření formuláře

Význam ikon ve formuláři
	otevření formuláře pro schvalování
	vrátí do původního stavu – dle dokladu
	kopie řádku a nulovými položkami
	zapne/vypne přepočet zadávaných částek
	přepnutí do formuláře 02430 Rozpočty a plány
	odešle doklady ke schválení (iFIS* -> Verso)
	zobrazí dosavadní průběh schvalovacího procesu (pouze pro systém Verso)
	vystaví likvidační list

Lze spouštět stiskem ikony pro aktivování formuláře „Podklady pro schvalování“ z přehledu všech dokladů nebo z detailu dokladu ve formuláři03219 Schvalování dodavatelské faktury.

Po otevření formuláře se překopírují řádky z faktury do řádků ve schvalování v poměru 1:1. Zde se dají jednotlivé řádky rozepsat na tolik zdrojů financování kolik potřebujeme. Stiskem tlačítka „Kopie“ se zkopíruje řádek , na kterém stojí kurzor, ale s prázdnými částkami. Je-li zapnutý přepočet a zadá se větší částka než je povoleno, tak částky v „Podklady za řádek“ zčervenají a při ukládání zahlásí chybu, „Stav dokladu“ změní barvu na růžovou (chybovou). Řádky, které jsou takto rozepsány se přenášejí do účetní likvidace. Je-li v deníku předvyplněný i nákladový účet, předvyplní se celá kontace.

Stavy dokladu
bílá	prvotní doklad nemá ještě vyplněn schvalovací formulář
růžová	chybový, některá položka je buď nevyplněna nebo vyplněna nesprávnými daty
žlutá	doklad je připraven k odeslání
červená	odesláno
zelenomodrá	nepřístupná