Postup přípravy a provedení skartačního řízení v iFIS*/SPS

Podpora skartačního řízení - postup přípravy a jeho provedení v iFIS*/SPS

A) Příprava skartačního návrhu

Provádí se na spisovnách ve složce "Zařazeno do SŘ" (vyřízené dokumenty s uplynulou skartační lhůtou)

Dokumenty je možno přesunout do složky "Skartační návrh", dále je potřeba provést příslušné kontroly, při nichž jsou dohledány dokumenty, které by měly být také ještě dozařazeny do skartačního řízení (splňují podmínky pro zařazení do SŘ).

Dohledání dokumentů k dozařazení do SŘ z jednotlivých aktivních složek je možno přes zaktivnění připraveného uživatelského filtru, případně prostřednictvím nového tiskového výstupu.

B) Tvorba skartačního návrhu

Ze složky "Skartační návrh" lze dokumenty ještě zpětně vyřadit a také provést omezené množství kontrol na existenci dokumentů, které by ještě mohly být zařazeny do SŘ.

Ve složce "Skartační návrh" jsou záznamy připravené k odsouhlasení příslušným archívem (tiskový výstup Skartační návrh) do skartačního řázení. Po odsouhlasení (a případných úpravách dle požadavků archívu) lze provést vlastní skartační řízení. Stav dokumentu v této složce má hodnotu "Skartační návrh".

C) Provedení skartačního řízení

Předpokladem pro provedení SŘ je, že ve složce jsou dokumenty připravené k provedení správné skartační operace a odsouhlasené příslušným archívem (na základě písemné informace od archívu dojde ještě k úpravě skartačního návrhu dle jeho požadavků). Před provedením SŘ lze ještě vytisknout sestavu "Dokumenty a spisy ke SŘ". S dokumenty lze následně provést vlastní skartační řízení.

D) Správa přípravy a provedení skartačních řízení

Možnost přípravy skartačního návrhu a následně provedení vlastního skartačního řízení je spravováno globálními parametry (SPSSR) a parametry uvedenými u jednotlivých SU.