Import dat do modulu iFIS*Finance
Popis číselníků a struktury datového rozhraní pro import počátečních stavů
Import dat do iFIS
Obecné podmínky pro import dat
Naplnění IFIS importovanými daty
Data budou převedena do IFIS po předchozí kontrole ze strany objednavatele a jeho písemném potvrzení, že data jsou věcně v pořádku. Vlastní naplnění databáze uvedenými daty budou provádět pracovníci BBM. Ve všech případech se jedná o textové (ASCII) soubory pevného formátu.
Způsob komunikace
Textový soubor bude připraven ve stanoveném termínu a k centrálnímu zpracování bude předán jednou z následujících možností podle stavu a možností datových propojení:
a) zasláním diskety
b) odeslání prostřednictvím E-mail na určenou adresu
c) odesláním přes komutovaný modem přímo na centrální server
d) vyzvednutím z určeného serveru účetní jednotky přes komutovaný modem
e) vyzvednutím z určeného serveru účetní jednotky přes pevné datové propojení
Další předpoklady pro importy dat
Při importu dat do IFIS jsou prováděny kontroly na existenci odpovídajících položek v číselnících IFIS. V případě detekce chyby je provedena kontrola i zbylé části vstupního souboru, ale dávka jako celek je odmítnuta. Poté je možné vypsat a vytisknout chybový protokol. Po odstranění chyb v číselnících nebo v datech poskytující agendy je nutné zopakovat import opravené dávky.
Importovaná data
Velké množství manuální práce a možnost vzniku chyb lze odstranit prostřednictvím importu dat z úloh, které nebudou pokryty systémem IFIS, nebo z míst, kde je to účelné.
Importy lze rozdělit na dvě skupiny:
1) jednorázové - před spuštěním reálného provozu
2) pravidelné - importy pravidelně se opakující v časové závislosti na potřebách organizace
Jednorázové importy
Předpokládanými úlohami pro jednorázové importy jsou:
Popis datových rozhraní (souborů pro import) je popsána dále, společně pro jednorázové i pravidelné importy.
Pravidelné importy
Předpokládanými úlohami pro pravidelné importy jsou:
Kromě zde uvedených standardních rozhraní existují další zákaznická rozhraní. Jejich popis není předmětem tohoto dokumentu.
Bankovní výpisy
Kompatibilním médiem se rozumí např. modem.
Podporované formáty:
ČSOB, KB, IPB, ČNB, CITIBANK, AUSTRIA, ŽIVNOBANKA, VEREINSBANK, ČS a další.
Kursovní lístek
Kursovní lístek bude importován za předpokladu, že na přístupný gopher ČNB, který informace o aktuálním kursovním lístku zveřejňuje na síti Internet. Tzn. že organizace musí doplnit na centrální server software pro provozování gopher klienta. Import samotný pak bude probíhat každý pracovní den ve sjednané době dvěma následujícími způsoby : manuálně spuštěním funkce importu kursovního lístku do IFIS nebo automatizovaně v předem stanoveném čase. V případě automatického importu je nezbytné následující den zkontrolovat zda import proběhl korektně. V případě, že ČNB na svém gopheru nezveřejní kursovní lístek včas a nebo vůbec, je nutné provést pořízení kursovního lístku manuálně, např. dle Hospodářských novin.
V případě, že organizace bude používat kursovní lístek s pevným kursem pro předem stanovené období, nebude se u kursovního lístku jednat o přímý import dat, ale o funkci rozkopírování dat referenčního kursovního lístku do stanoveného období. Tzn. že obsluha prvního dne období ručně pořídí referenční kursovní lístek a pomocí implementované kopírovací funkce provede rozkopírování.
Formát souboru pro import číselníku organizací
Formát : XY, kde:
- X je způsob zarovnání („L“ vlevo, „R“ vpravo)
- Y je způsob doplnění do plné délky („0“ nulami, „M“ mezerami)
Formát souboru pro import účetního rozvrhu
Formát : XY, kde:
- X je způsob zarovnání („L“ vlevo, „R“ vpravo)
- Y je způsob doplnění do plné délky („0“ nulami, „M“ mezerami)
Parametry účtů v IFIS musí být doplněny manuálně.
Formát souboru pro import otevřených položek salda
Struktura textového (ASCII) souboru pro import otevřených položek salda je popsána v následující tabulce. Každý řádek je ukončen oddělovačem řádku. Soubory pro příjem dat mohou být: a) ve formátu pevné délky - jednotlivé položky jsou pevné délky a prázdné položky jsou nahrazeny odpovídajícím počtem definovaných hodnot (mezery, nuly) b) ve formátu, kdy jednotlivé položky jsou odděleny znakovým oddělovačem (např. středníkem), který se nevyskytuje v žádné z textových položek. V případě prázdné položky tedy mohou oddělovače následovat ihned za sebou.
Název položky Typ Formát Rozsah hodnot Poznámka CISLO number(5) R0 Neprázdný TYP varchar2(1) Neprázdný TDF number(3) R0 1 - 1E2 TOF number(3) R0 1 - 1E2 PRVIDNO number(10) R0 1 - 1E10 ICO varchar2(10) LM NAZEV varchar2(30) LM MESTO varchar2(30) LM ULICE varchar2(30) LM BUP varchar2(30) LM KOD varchar2(4) CFD varchar2(15) LM VSMB varchar2(10) LM KSMB varchar2(10) LM SSMB varchar2(10) LM CELK number(14,2) R0 Neprázdný VYSTAVENO number(14,2) R0 SPAROVANO number(14,2) R0 ZPPL varchar2(1) POPIS varchar2(100) LM TEXT varchar2(100) LM RODCIS varchar2(10) LM JMENO varchar2(96) LM VLUCET varchar2(30) LM DAT date DDMMRRRR DATS date DDMMRRRR DATD date DDMMRRRR CELKZM number(14,2) R0 SPAROVANOZM number(14,2) R0 VYSTAVENOZM number(14,2) R0 MENA varchar2(3) DEL varchar2(3) Formát : XY kde X je způsob zarovnání („L“ vlevo, „R“ vpravo) Y je způsob doplnění do plné délky („0“ nulami, „M“ mezerami)
DDMMRRRR kde je „DD“ - den, „MM“ -měsíc, „RRRR“ - rok
Popis položek
CISLO - pořadové číslo záznamu v tabulce TIFV TYP - typ dokladu Z=závazek, P=pohledávka CELK - Celková částka TDF,TOF - alespoň jedna z položek musí být vyplněna, TDF je číslo deníku závazků, TOF je číslo deníku pohledávek. Obě dvě položky jsou vyplněny současně u typu dokladu "Generovaný závazek" nebo "Generovaná pohledávka". Typ dokladu v deníku smí být pouze: • Faktura • Závazek k zaměstnanci • Zálohový list • Generovaný závazek • Generovaná pohledávka • Pohledávka za zaměstnancem
Ostatní položky nejsou povinné:
PRVIDNO - je li tato položka vyplněna, je nutno zajistit, aby byla v rámci jedné úlohy jednoznačná a různá od již existujících identifikátorů, a aby způsob přidělování identifikátorů po importu nekolidoval s již importovanými. Není li položka vyplněna, bere se ze sekvence. ICO,NAZEV,MESTO,RODCIS,JMENO - položky identifikující obchodního partnera. Ten je vyhledáván buď v číselníku firem nebo v číselníku osob. Je li položka JMENO prázdná, pak se vyhledává v číselníku firem, je li neprázdná, pak v číselníku osob. Je li vyhledáván v číselníku firem, pak nejdříve podle IČO, je li položka ICO prázdná, vyhledává se podle položky NAZEV případně MESTO, ULICE. Položka MESTO a ULICE je vyplněna v případě více fakturačních adres. Nenajde li se firma ani jedním z obou způsobů, doplní se do dokladu fiktivní firma a název firmy se připojí do popisu dokladu. Je li položka JMENO neprázdná, za firmu se doplní vlastní firma a osoba se hledá podle rodného čísla - položky RODCIS. Je li RODCIS prázdná, hledá se osoba podle jména. V položce JMENO se předpokládá údaj následujícího formátu „příjmení||' '||jméno||' '||titul“. Není li osoba nalezena ani jedním z obou způsobů, je do dokladu doplněna fiktivní osoba a jméno se připojí k popisu dokladu. BUP,KOD - bankovní účet partnera se využívá pouze pro závazky. K nalezené firmě nebo osobě se kontroluje, zda v číselníku cizích účtů existuje bankovní účet shodný s číslem BUP. V BUP je uveden účet bez kódu banky a s maximálně jednou pomlčkou oddělující předčíslí účtu od vlastního čísla účtu. V položce KOD je uložen kód banky. Jestliže účet neexistuje, není vybrán do dokladu žádný, ale číslo účtu je připojeno do popisu dokladu. CFD - Číslo faktury dodavatele se využívá pouze pro závazky. VSMB - Variabilní symbol se nahradí prvními deseti znaky z CFD, je li prázdný. VYSTAVENO - Je li prázdné, doplní se částkou SPAROVANO. SPAROVANO – Uhrazená částka v cizí měně, je-li prázdné doplní se nulou. ZPPL - Způsob úhrady může nabývat pouze P,I,H, jinak se přepíše na P. POPIS - Volný text na 100 znaků se přepíše do hlavičky dokladu. TEXT - Volný text na 100 znaků se přepíše do řádku dokladu. VLUCET - Číslo vlastního bankovního účtu se kontroluje, zda existuje v číselníku vlastních účtů. Převezme se pouze tehdy, když existuje. DAT - Datum pořízení dokladu DATS - Datum splatnosti dokladu DATD - Datum uskutečnění zdanitelného plnění CELKZM - Celková částka k úhradě v cizí měně SPAROVANOZM – Uhrazená částka v cizí měně VYSTAVENOZM - Je-li prázdné doplní se částkou SPAROVANOZM PUVFA - Číslo původní faktury v případě dobropisu. MENA – Měna (kod měny) dokladu DEL - je-li = ‘*‘, záznam není přenášen
Formát souboru pro import číselníku osob
Název položky Typ Formát Rozsah hodnot Poznámka Titul před Char(35) LM nepovinný Příjmení Char(35) LM Rodné příjmení Char(35) LM nepovinné Jméno char(24) LM Titul za char(10) LM nepovinný Rodné číslo number(10) LM Jednoznačné Pohlaví char(1) „M“ „Z“ Muž Žena Spojení char(25) LM nepovinné E-mail char(100) LM nepovinný Nutný pro Report-Mailer Formát : XY kde X je způsob zarovnání („L“ vlevo, „R“ vpravo) Y je způsob doplnění do plné délky („0“ nulami, „M“ mezerami)
