IFIS* a ubytovací systémy

Základní komunikační schéma

V rámci informačních systémů VŠ je obvykle provozována samostatná SW komponenta pro podporu ubytovacích služeb dále "ubytovací systém".
V následujících odstavcích jsou popsány možnosti propojení ubytovacího systému na ekonomicko-správní systém iFIS. Cílem obousměrného propojení je zamezení paralelního zpracování a zamezení ručního duplicitního pořizování dat do obou těchto systémů. S ohledem na specifické principy a metodické postupy řešení v obou systémech lze vzájemnou komunikaci obou systémů zrekapitulovat v následujícím schématu.

Obr. Schéma A - Základní schéma komunikace mezi iFIS/Finance a ubytovacím systémem

Zjednodušeně lze říci, že veškeré operace, které se týkají provozního zajištění ubytování hostů v rámci doplňkové činnosti (dále DČ), jsou evidovány na úrovni ubytovacího systému, zatímco veškeré finanční operace spojené s tímto typem ubytování, jsou primárně podchycovány na úrovni aplikace iFIS. Podklady pro zpracování finančních operací jsou do iFIS přenášeny z ubytovacího systému automaticky.
Veškeré daňové doklady, zálohy a jejich vyúčtování, hotovostní a bezhotovostní úhrady, dobropisy a další doklady spojené s ubytovacími službami DČ, jsou prováděny výhradně odpovědnými pracovníky finanční účtárny na úrovni aplikace iFIS. Taktéž věcná a účetní likvidace všech těchto finančních operací nebo sestavení měsíčního přiznání k DPH je prováděna přímo v aplikaci iFIS.

Ubytování realizované v rámci hlavní činnosti HČ (studenti) je primárně evidováno v ubytovacím systému. Sumární měsíční účetní a daňová rekapitulace (sumární daňové doklady a sumární zúčtovací listina) je do iFIS přenášena z ubytovacího systému za každé uzavírané období.

Jednotlivé typy komunikačního rozhraní jsou na schématu vyznačeny číslicemi 1 až 6. V dalším textu lze nalézt odkazy na toto schéma.

Obecný popis komunikace

Komunikační rozhraní č.1

Ubytovací systém získává z iFIS informace o obchodních partnerech - dodavatelích a odběratelích.

Komunikační rozhraní č.2

Ubytovací systém získává pro své potřeby informace o finanční solventnosti obchodních partnerů. Natažení informací o stavu neuhrazeného salda je prováděno vždy za vybraného partnera na ruční pokyn obsluhy ubytovacího systému. Do celkové neuhrazené částky se započítávají veškeré dosud evidované neuhrazené a nebo částečně uhrazené pohledávkové doklady bez rozdílu typu dokladu a typu služby, za kterou byla pohledávka vystavena.

Komunikační rozhraní č.3

Ubytovací systém čte detailní informace o jednotlivých pohledávkových dokladech za ubytování (přístupný seznam dokladů je omezen na úrovni aplikace iFIS dle požadavku metodika VŠ).

Komunikační rozhraní č.4

Ubytovací systém čte informace o řádcích bankovních výpisů z důvodu sledovaní přijatých úhrad za ubytováni studentů v rámci HČ na vlastní bankovní účty. Současně také čte informace o provedených hotovostních úhradách na pokladny iFIS. Tyto hotovostní úhrady se mohou týkat jak ubytování v rámci HČ, tak i DČ. Informace o úhradách je omezen na úrovni aplikace iFIS dle zadání metodika VŠ.

Komunikační rozhraní č.5

Z ubytovacího systému se do iFIS automaticky přecházejí podklady pro vystavení dokladů. Jedná se o podklady pro vystavení konečných faktur za ubytovaní DČ a o podklady pro vystavení zálohových listů na ubytování. V obou případech se jedná o podklady v různých měnách. Doklady přecházejí do iFIS ON-LINE na pokyn uživatele ubytovacího systému. Uživatel finanční účtárny přes formulář iFIS/Finance/Pohledávky/03303 - Převzetí dokladů z ubytovacího systému přes klávesu ENTER vybírá patřičný podklad, dále vybírá příslušný pohledávkový deník a nakonec kontroluje automaticky předvyplněné položky konečného dokladu v iFIS/Pohledávky. V případě potřeby upravuje/doplňuje náležitosti převzatého daňového dokladu. V případě, že se objeví upozornění o přijaté záloze za zákazníkem, pak vyúčtovává přijatou zálohu pře standardní funkce FIS. Případný přeplatek zálohy je zákazníkovi vyplacen na pokladně iFIS a nebo je mu poukázán bezhotovostním převodem na jeho bankovní účet. Zálohu lze využít také pro vyúčtování budoucích služeb zákazníkovi. Doklad je ukládán do evidence iFIS/Pohledávky, doklad je uzavírán a tisknut. Ihned může následovat věcná a účetní likvidace dokladu.

Komunikační rozhraní č.6

Ubytovací systém rekapituluje veškeré finanční operace provedené v rámci hlavní činnosti a tyto předává ve formě měsíční zúčtovací listiny do iFIS. Pro tento převod lze využít komunikační rozhraní popsané v dokumentaci “rozhrani uct - zuctovaci listina - soubor ASCII“ a nebo rozhraní popsané v dokumentacI „rozhrani uct - zuctovaci listina - prima komunikace“.

(c) BBM s.r.o. Písek