Man09164

09164 * Balíky

Formulář slouží k evidenci balíků. Balíky obsahují spisy a dokumenty určené k uložení na spisovně. Formulář je přístupný z menu iFIS*Spisové služby. Po otevření se zobrazí přehledový formulář obsahující seznam všech dosud zaevidovaných balíků.

Obr. 09164/1 Přehledový formulář

Po stisku klávesy Detail / Volání číselníku na určitém záznamu se zobrazí jeho detail.

Obr. 09164/2 Detail formuláře - záložka "Dokumenty"

Obr. 09164/3 Detail formuláře - záložka "Spisy"

Z položky PID se lze dalším stiskem klávesy Detail / Volání číselníku přesunout do formuláře 09122 - Podací deník pro zobrazení příslušeného dokumentu.

Pomocí zatržítka Jen platné balíky se zobrazí jen platné záznamy s balíky. Nový balík lze do formuláře zaevidovat kláveso pro Nový záznam. Zobrazí se okno pro vytvoření záznamu. Povinné položky jsou označeny červeně a musí být vyplněny. Klávesou pro Uložení změn se záznam uloží do databáze. Pokud záznam není uložen, při odchodu z formuláře je uživatel upozorněn, že přijde o provedené změny.

Obr. 09164/4 Hláška při odchodu z detailu formuláře

Pokud je záznam uložen, automaticky se objeví v seznamu balíků v přehledovém formuláři.

Obr. 09164/5 Zaevidování nového balíku v detailu formuláře

Přehledový formulář obsahuje položku Ukládací místo. Hodnotu do této položky lze vybírat z číselníku ukládacích míst, který vznikl za účelem nové evidence balíků.

Proměnlivým tlačítkem Uzavřít/Otevřít umístěným v přehledu formuláře lze záznam uzavřít nebo opětovně otevřít. Uzavřít balík lze jen ve stavu Uloženo nebo Přijato.

Obr. 09164/6 Nabídka pro výběr ukládacího místa v přehledovém formuláři

Obr. 09164/7 Nabídka pro výběr stavu balíku v přehledovém formuláři

Přehledový formulář obsahuje tyto položky:

• položka pro označení neplatného záznamu - záznamy označené hvězdičkou jsou neplatné
• EJ - doplnění dle SU, šedivé, nepřístupné
• Stav - bude se měnit se dle změn metadat, prováděných funkcí apod., nepřístupné pole pro editaci, výběr z číselníku stavu balíků, může obsahovat tyto hodnoty:
  • K uložení
  • Přijato
  • K převzetí
  • Rozpracováno
  • Uloženo
  • Ukončeno SŘ
• Kód - identifikátor balíku, nyní jen generován dle masky číselných řad (případné jiné možnosti až dle zadání z projektů) - 00304, úloha 091, položka = SSBALIDNO
• Název - povinné textové pole
• Spisový uzel - povinné pole, omezení nabídky jen na SU, kde je uživatel Správcem SU (nyní lze uložit jen se startovacím SU)
• Spisový znak - nepovinná položka (do budoucna možnost nastavit nějak jako povinnou), hodnoty z číselníků SSP
• Skartační znak + lhůta - povinná pole, pokud vyplněn Spisový znak, pak skartační režim přebraný; validace hodnot (S, V, A + číselné hodnoty 0-99)
• Skartační rok - povinné pole, čtyřmístný údaj o roce (kontrola)
• Počet dokumentů/spisů - doplňuje systém dle skutečnosti (nepřístupné)
• Počet krabic - předdefinovat při primárním uložení na hodnotu "1"
• Počet BM - počet běžných metrů - numerická položka
• Ukl. Místo - výběr z číselníku ukládacích míst

Navazující funkce:

• 09122 - Podací deník
• 09165 - Číselník ukládacích míst spisovny