Nadstavbová webová aplikace iFIS/SPSL

Nadstavbová webová aplikace iFIS*Spisová služba je určena pro možnost vybraným nadefinovaným uživatelům dohledat a zobrazit záznamy o dokumentech evidovaných v modulu iFIS*Spisová služba.

Prohlížeč: libovolný web prohlížeč na PC nebo mobilním telefonu

Spuštění aplikace: speciální URL adresa dle projektu

Uživatel/heslo: viz přihlášení SSU

Funkce webové spisovky je určena především pro zpracování dokumentů pracovníky spisových uzlů, kteří nejsou uživateli iFIS*, ale potřebují bez ohledu na strukturu spisového uzlu:

• přijmout k vyřízení dokumenty, které jsou na jeho spisovém uzlu (spisových uzlech) a jsou směřovány (adresátovi) přímo na jeho osobu nebo jsou označeny "zpracovává = osoba já"
• umožnit zobrazení svých dokumentů již vyřízených a dokumentů k vyřízení, včetně příloh, vyhledávat v nich (i fultextově) a třídit dle libovolných údajů,
• umožnit u dokumentů v držení u osoby provést změny v záznamu o dokumentu, změny v přílohách, apod.
• umožnit vyřízení dokumentu, vrácení dokumentu, odmítnutí dokumentu
• umožnit předání jiné osobě v rámci svých spisových uzlů, předat zpět správci spisového uzlu
• umožnit zaevidovat nový dokument včetně příloh, atd.

Nová verze nadstavbové aplikace webové iFIS*Spisové služby zahrnuje také:

• základní prvky kontroly nových odpovědností
• zrychlení načítání obsahu
• správu obsahu a přístupu

Nová verze překvapí novým vzhledem i rozšířenou nabídkou různých funkcí. Změny oproti předchozí verzi se zobrazí po prvním přihlášení po aktualizaci automaticky.

Pro vstup do nadstavbové apexové webové aplikace je nutné se přihlásit. Přihlašují se pomocí účtu ActiveDirectory, proto tento účet musí mít vytvořen. Do nadstavbové webové aplikace se může přihlásit pouze uživatel, který:

• je uveden v číselníku osob
• zároveň se musí jednat o dosud platnou osobu

	Poznámka
	Uživateli, který již není platný, například z důvodu ukončení pracovního poměru, bude odepřen přístup do aplikace.

Obr. Přihlášení do apexové webové aplikace

Obr. Po přihlášení do apexové webové aplikace z PC

	Tip
	Aplikaci lze zobrazit i ve zmenšené verzi určené pro mobilní telefony.

Obr. Aplikace ve zmenšené verzi určené pro mobilní telefony

Přesunem do části nazvané Spisová služba se uživateli zobrazí složky:

• Moje dokumenty
• Dokumenty k příjmu
• Moje spisy

Obr. Náhled na webovou aplikaci

Uživatel si může v části nazvané Moje dokumenty zobrazit jen své dokumenty, u kterých nějakým způsobem figuruje (například je uveden jako Adresát, Odesílatel, apod.). Zároveň se mu zobrazí jen dokumenty, na které má přístup.

Obr. Náhled na webovou aplikaci

Dvojím kliknutím na modře zvýrazněnou položku PID / Naše Č.j. se zobrazí detail dokumentu. Pokud jsou k dokumentu připojeny přílohy, zobrazí se navíc v dolní části okna detailu dokumentu v části Přílohy. Přílohu lze zobrazit ikonou , kterou lze najít ve sloupci Stáhnout. Pokud se uživatel pokouší otevřít přílohu, na kterou nemá právo zobrazení, je na tuto skutečnost upozorněn.

Obr. Detail dokumentu

Nastavení, za jakých podmínek, kdy se dané dokumenty zobrazí a komu budou zobrazeny, lze nastavit v části Nastavení spisové služby. Tato část není přístupná všem uživatelům, ale pouze správcům dané aplikace. O nastavení přístupů lze požádat pracovníky BBM prostřednictvím aplikace Helpdesk.

Obr. Nastavení webové aplikace

1. Určení aplikace

Web klient SPSL je nástroj určený primárně pro vedoucí pracovníky organizace, kteří jsou osobami určenými k vyřízení dokumentů a mají zájem mít přehled o všech dokumentech evidovaných v rámci výkonu spisové služby na svém pracovišti. Tyto osoby velmi často nemají přístup do modulu iFIS*Spisová služba, a nejsou tedy jeho přímými uživateli, bývají pouze zaregistrováni na příslušném pracovišti spisové služby/spisovém uzlu.

Obr. K pojmu osoba registrovaná k uzlu spisové služby

2. Účel a funkcionalita aplikace

Verze 1.1. poskytuje pouze služby pasivního přístupu k záznamům ve spisové službě:

• Náhled na seznam dokumentů
• Dohledání konkrétních dokumentů
• Informace o hlavních metadatech dokumentů
• Otevření a zobrazení příloh dokumentů

	Poznámka
	V této verzi není obsažena žádná "aktivní" funkce, je umožněno pouze prohlížení záznamů. První pole na seznamu umožňuje označit jeden nebo více záznamů, bez dalšího významu v této verzi.

2.1. Moje dokumenty

Část Moje dokumenty obsahuje záznamy, u kterých je přihlášený uživatel aplikace určen a uveden jako vyřizující osoba v modulu iFIS*Spisová služba (je zaevidována v položce Vyřizuje).

Obr. Řízení přístupových práv v iFIS*Spisová služba

Pole Vyřizuje musí obsahovat jméno přihlášeného uživatele z registru osob. Jiná omezení přístupů nejsou implementována. Zobrazují se moje dokumenty k vyřízení i vyřízené. Pro možnost výběru dosud nevyřízených nebo již vyřízených záznamů je v horní části bloku k dispozici roletka určená pro omezení seznamu dokumentů.

Obr. Roletka pro omezení seznamu dokumentů

Obr. Nastavení roletky na "Vyřizuje se"

Vyhledávání dokumentů je možné přes pole Hledat (fulltextové vyhledávání) nebo pomocí dalších filtrů přímo v záhlaví jednotlivých polí.

Třídění záznamů je defaultně nastaveno sestupně podle "Data evidence" dokumentu. Pořadí záznamů lze změnit nastavením v záhlaví jednotlivých polí viz dále.

Zobrazí se jen dokumenty přihlášeného uživatele, u kterých nějakým způsobem figuruje (je uveden v poli Vyřizuje, Adresát.

2.2. Dokumenty uzlů

V části nazvané Dokumenty uzlů jsou zobrazeny veškeré záznamy s dokumenty evidované v iFIS*Spisová služba na všech spisových uzlech, u kterých je přihlášený uživatel aplikace registrován (bez ohledu na typ přístupu Správce nebo Adresát).

Obr. Dokumenty uzlů

Obr. Dokumenty uzlů

Zobrazují se záznamy mého spisového uzlu (mých uzlů) bez jakéhokoliv dalšího omezení (bez ohledu na aktuální stav a lokaci), tedy i záznamy, které pracovištěm/spisovým uzlem pouze "prošly" v rámci evidence oběhu dokumentů.

Obr. Řízení přístupových práv v iFIS*Spisová služba – přiřazením osoby ke spisovému uzlu jako "Správce" nebo jako "Adresát"

Možnosti vyhledávání a řazení záznamů jsou stejné jako u části Moje dokumenty viz dále.

2.3. Význam ikon a barev a další možnosti

Obr. Význam ikon a barev

Ikona + (plus), která je umístěna vedle názvu aplikace, otevře nové okno a umožňuje uživateli pracovat ve více oknech zároveň.

/ - ikona s hvězdičkou vybranou položku (část webové aplikace) přidá do / odebere z oblíbených. Více informací uvedeno zde.

- ikona s otazníkem zobrazí nápovědu

	Poznámka
	Nastavit lze i barvu aplikace a přizpůsobit požadavkům uživatele.

Nastavení oblíbených položek

Pro nastavení oblíbených položek (částí webové aplikace) se používá ikona s hvězdičkou / . Po kliknutí ikona změní barvu z nevýrazné na modrou a vybraná část webové aplikace je přidána do oblíbených položek. Objeví se pod složkou Oblíbené. Opětovným kliknutím na ikonu se barva změní z modré na nevýraznou a je odebrána ze složky Oblíbené. Ikona se zobrazuje v horní části obrazovky.

Obr. Oblíbené položky

Obr. Nastavení oblíbených položek

2.4. Třídění a filtrování záznamů aplikace

V aplikaci je umožněno třídění (vzestupné či sestupné) dle vybrané položky přehledu.

Obr. Třídění a filtrování záznamů aplikace

Filtrování pro možnost omezení či výběr záznamů je umožněn buďto určením použité hodnoty na položce přehledu (obr. nahoře) anebo lze použít v hlavičce bloku fulltextové vyhledávání.

Obr. Fulltextové vyhledávání

Použitá pravidla filtrování jsou zobrazena, lze je kombinovat prostřednictvím zatržítek, případně je lze rušit ("křížek" v pravé části pravidla).

Obr. Kombinace prostřednictvím zatržítek

2.5. Detail záznamu v aplikaci

U každého záznamu lze zobrazit jeho detail, kde jsou uvedena základní metadata o dokumentu evidovaná v iFIS*Spisová služba.

Obr. Detail záznamu s metadaty

V případě vložené přílohy je umožněno její otevření a zobrazení prostřednictvím ikony v položce Stáhnout.

K tomu je nutno v prohlížeči povolit automatické otevírání okna.