|
|
| Řádek 1: |
Řádek 1: |
| #REDIRECT [[Zveřejňování smluv]] | | #REDIRECT [[Zveřejňování smluv]] |
| {{Pozor|'''Od termínu instalace patch 1609 (konec září 2016) platí pro uživatele pokyny, doporučení a postupy pro zveřejnění smluv, které jsou k dispozici v aplikaci Helpdesk pod číslem hlášení 35723 nebo v [[Zveřejňování smluv pro uživatele iFIS verze 11.14 - po patch 1609|samostatné dokumentaci]] uveřejněné [[Zveřejňování smluv pro uživatele iFIS verze 11.14 - po patch 1609|zde]].'''}}
| |
|
| |
| V tomto dokumentu jsou doporučení pro uživatele verze iFIS 11.14., která obsahuje první přírůstek SW podpory pro zveřejňování [[Man08202|smluv]] a [[Man30333|objednávek]] dle zákona 340/2015 Sb. Od termínu instalace upgrade na verzi 11.14. do doby instalace patch 1609 (konec září 2016) platí následující doporučení a postupy.
| |
|
| |
| {{Pozor|Při uveřejňování smluv v '''ISRS''' doporučujeme '''nepoužívat diakritiku''' v názvech souborů vkládaných příloh, tedy již při přípravě '''XML''' metadat a následně při tvorbě datové zprávy určené k odeslání do '''ISRS'''.}}
| |
|
| |
| <ol reversed="reversed" start="0" type="1">
| |
| <li>'''Zkontrolovat/doplnit a upravit nový číselník [[Man08208|08208]] - ''Typy smluv'' (původně systémová doména) a číselné řady pro RS – úloha 082'''
| |
| <ol reversed="reversed" start="D" type="a">
| |
| <li>Pro '''právní typy''' jsou založeny 4 systémové záznamy: Rámcová smlouva, DNS, Objednávky přijaté a Objednávky vystavené. Doporučuje se označit stávající rámcové smlouvy a smlouvy DNS novými příznaky právního typu. Lze přidat další právní typy. Právní typ je nepovinný údaj.</li>
| |
| <li>'''Předmětné typy''' smluv jsou převzaty dle původního nastavení ve verzi 11.13., přičemž první znak(y) v komentáři řídí generování čísla smlouvy, je-li na instalaci aktivní. Doporučuje se provést kontrolu, případně reorganizaci tohoto číselníku s ohledem na nové širší použití RS, zveřejňování objednávek, další uživatele RS a jejich kompetence. Předmětný typ je povinný a oprávnění k záznamům RS je řízeno kontextovými přístupy k předmětnému typu smlouvy.</li>
| |
| <li>Zkontrolovat/revidovat nastavení '''generátoru číselné řady RS'''. Od verze 11.14. lze do číselné řady použít více jak jeden znak zleva z hodnoty Komentář typu smlouvy.
| |
| </li>
| |
| </ol>
| |
| </li>
| |
| <li>'''Všechny smlouvy řádně evidovat v iFIS/Registr smluv (RS) a u smluv nad 50 tis dále:'''
| |
| <ol reversed="reversed" start="D" type="a">
| |
| <li>Do textů smluv doplnit zveřejňovací doložku (viz samostatný dokument CRP 16)</li>
| |
| <li>Zajistit text smlouvy v elektronické podobě ve verzi pro zveřejnění (nikoliv prostý sken)</li>
| |
| <li>Uložit zveřejňovaný text smlouvy do dokumentů smlouvy v iFIS/RS</li>
| |
| <li>Zveřejňované smlouvy označovat příznakem „Zveřejnit=ANO“ v záhlaví smlouvy</li>
| |
| <li>Doplňovat novou kategorii Právní typ smlouvy zejména pro rámcové smlouvy, smlouvy DNS.
| |
| </li>
| |
| </ol>
| |
| </li>
| |
| <li>'''Všechny objednávky řádně vystavovat v iFIS/Objednávky a u objednávek nad 50 tis dále:'''</li>
| |
| <ol reversed="reversed" start="D" type="a">
| |
| <li>Do textů objednávek doplnit zveřejňovací doložku</li>
| |
| <li>Objednávku uložit ve formátu PDF jako přílohu záznamu v iFIS/Objednávky</li>
| |
| <li>Doporučuje se zveřejňované objednávky zaevidovat také jako smlouvu v iFIS/RS s právním typem smlouvy Objednávka přijatá nebo Objednávka vystavená a při odesílání do ISRS postupovat shodně jako u běžných smluv.
| |
| </li>
| |
| </ol>
| |
| </li>
| |
| <li>'''Připravit data pro zveřejnění na nové záložce iFIS/RS-Zveřejňovací doložka'''</li>
| |
| <ol reversed="reversed" start="D" type="a">
| |
| <li>Metadata pro zveřejnění se do záložky přebírají z ostatních údajů smlouvy a lze je upravit. Stavy zveřejnění jsou v kompetenci uživatele.</li>
| |
| <li>Vlastní stranu neuvádět, bude doplněna automaticky dle odesílající datové schránky</li>
| |
| <li>Do pole eMail uvést adresu referenta, který je odpovědný za zveřejnění (automaticky je předvyplněn kontakt na aktuálního uživatele)</li>
| |
| <li>Vybrat správné soubory určené ke zveřejnění</li>
| |
| <li>Po ukončení přípravy metadat a příloh odemknout blok ISRS a nastavit stav záznamu „Připraveno ke zveřejnění“</li>
| |
| <li>Vygenerovat XML soubor přímo ve formuláři iFIS/RS. XML soubor se uloží mezi dokumenty smlouvy s typem dokumentu „ISRS“ a současně se na lokální disk uloží XML soubor s metadaty a všechny soubory příloh ve stavu „připraveno ke zveřejnění“
| |
| </li>
| |
| </ol>
| |
| </li>
| |
| <li>'''Odeslat soubory ke zveřejnění prostřednictvím Spisové služby a ISDS na adresu Informačního systému registru smluv MV ČR (ISRS): whbt3kp'''</li>
| |
| <ol reversed="reversed" start="D" type="a">
| |
| <li>Záznam ve Spisové službě provést přímo z Registru smluv, levá nástrojová lišta, tlačítko „SPS“ (tím dojde po uložení k propojení připravené datové zprávy o zveřejnění smlouvy ve spisové službě se záznamem v iFIS/RS)</li>
| |
| <li>Pro záznamy SPSL týkající se zveřejňování v ISRS doporučujeme použít nový typ dokumentu ''Datová zpráva k RS''</li>
| |
| <li>Soubory příloh je nutné připojit '''ve správném pořadí: jako první musí být připojen XML soubor s metadaty, další přílohy již v libovolném pořadí'''</li>
| |
| <li>V případě využívání spisů doporučujeme připravenou datovou zprávu o zveřejnění smlouvy ve spisové službě vložit do předem založeného spisu příslušné smlouvy</li>
| |
| <li>Předat připravenou datovou zprávu příslušnému spisovému uzlu k odeslání do datové schránky ISDS
| |
| </li>
| |
| </ol>
| |
| </li>
| |
| <li>'''Zkontrolovat výsledek zveřejnění, případně sjednat nápravu a odeslat nové zveřejnění'''</li>
| |
| <ol reversed="reversed" start="D" type="a">
| |
| <li>Kontrola přímo na portále MV ČR jen v krajním případě – zdlouhavé bez identifikátoru smlouvy, nebo</li>
| |
| <li>Kontrola podle datových zpráv zasílaných z ISRS do datové schránky, nebo</li>
| |
| <li>Kontrola podle zpráv zasílaných z ISRS do emailu referenta.
| |
| </li>
| |
| </ol>
| |
| </li>
| |
| <li>'''Zaevidovat úspěšné zveřejnění smlouvy v iFIS/RS – Zveřejňovací doložka'''</li>
| |
| <ol reversed="reversed" start="D" type="a">
| |
| <li>Při úspěšném zveřejnění odemknout blok „ISRS“, změnit stav na „Zveřejněno“, zapsat datum zveřejnění, číslo smlouvy, číslo verze ISRS a URL odkaz.</li>
| |
| <li>Je-li datum účinnosti OD nevyplněno, je automaticky nastaveno podle data zveřejnění smlouvy. Je-li datum účinnosti OD vyplněno při založení smlouvy, automaticky se vytvoří záznam v úkolovníku s pokynem na vyřešení konfliktu dat.</li>
| |
| <li>Odemknout blok metadat a nastavit stav úspěšně zveřejněných dokumentů na „Zveřejněno“.</li>
| |
| <li>Soubory přijatých zpráv z ISRS uložit do dokumentů smlouvy v záložce Dokumenty.</li>
| |
| <li>V případě chyby zveřejnění opravit zdroj chyby a provést odeslání opakovaně.</li>
| |
| <li>V případě oprav metadat a dodatečného zveřejnění příloh se změní číslo zveřejněné verze. Je nutné nové číslo verze upravit v poli Verze smlouvy a v poli URL odkaz. Datum zveřejnění ponechat vyplněné datem prvního úspěšného zveřejnění smlouvy!</li>
| |
| <li>Řízení stavů zveřejnění je v kompetenci uživatele.</li>
| |
| <li>Dále je doporučené propojit přijatou datovou zprávu o zveřejnění smlouvy ve spisové službě se záznamem v iFIS/RS (a v případě využívání spisů vložit datovou zprávu do spisu příslušné smlouvy)
| |
| </li>
| |
| </ol>
| |
| </li>
| |
| <li>'''Zaevidovat úspěšné zveřejnění objednávky v iFIS/Objednávky'''</li>
| |
| <ol reversed="reversed" start="D" type="a">
| |
| <li>V případě doporučeného zaevidování objednávek jako smlouvy v iFIS/RS se postupuje při evidenci zpětných zpráv z ISDS stejně jako u běžných smluv.
| |
| </li>
| |
| </ol>
| |
| </li>
| |
| </ol>
| |
|
| |
|
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| '''V dalším textu následuje podrobnější návod s příklady doporučených postupů:'''
| |
|
| |
|
| |
| <ol reversed="reversed" start="A" type="A">
| |
|
| |
| <li>'''Příprava dat pro ISRS - vytvoření souboru XML dat smlouvy k uveřejnění (v nové záložce v iFIS/RS)'''
| |
| <ul>
| |
| <li>Data a stavy zveřejnění na záložce Zveřejňovací doložka jsou plně v kompetenci uživatele.</li>
| |
| <li>Tlačítko Odeslat ke zveřejnění je aktivní pouze ve stavu Připraveno k odeslání</li>
| |
| <li>Při prvním zveřejnění (není vyplněn datum zveřejnění nebo není vyplněno číslo smlouvy ISRS) se generuje soubor zverejneni.xml</li>
| |
| <li>Při opakovaném zveřejnění (je vyplněno datum zveřejnění a číslo smlouvy ISRS) se generuje soubor modifikace.xml.</li>
| |
| <li>Do výstupu jsou zahrnuty všechny dokumenty ve stavu Připraveno ke zveřejnění, a to i opakovaně!</li>
| |
| <li>Tlačítko Zrušit zveřejnění je aktivní vždy, ale výstupní soubor znepristupneni.xml se generuje pouze, když je vyplněno číslo smlouvy ISRS.</li>
| |
|
| |
|
| |
| <li>Vyplnění metadat k uveřejnění (záložka ''Zveřejňovací doložka'' – využití tlačítka ''Načíst data ke zveřejnění'')</li>
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 1.png]]<br>
| |
| '''Obr. 1''' ''Záložka "Zveřejňovací doložka"''
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| <li>Výběr souboru textu smlouvy k uveřejnění (případně dalších příloh)</li>
| |
| <li>Uvedení správné e-mailové adresy pro zaslání potvrzení o ne/uveřejnění</li>
| |
| <li>Vytvoření a uložení souboru XML dat (přes tlačítko ''Odeslat ke zveřejnění'') do připraveného adresáře</li>
| |
| </ul>
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 2.png]]
| |
|
| |
| '''Obr. 2''' ''Vyplnění údajů na záložce "Zveřejňovací doložka"''
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| </li>
| |
| <li>'''Vytvoření záznamu Datové zprávy v iFIS/SPS'''</li>
| |
| <ul>
| |
| <li>Vytvořit záznam ve spisové službě lze přímo ze záznamu v Registru smluv prostřednictvím ikony SPS v levé nástrojové liště:</li>
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 3.png]]
| |
|
| |
| '''Obr. 3''' ''Ikona SPS v levé nástrojové liště ve formuláři [[Man08202|08202]] - Registr smluv''
| |
|
| |
|
| |
| <li>'''Datovou zprávu je možno připravit a zaevidovat na jakémkoliv pracovišti spisové služby/spisovém uzlu:'''</li>
| |
| <ul>
| |
| <li>Vyhledání ID DS ISRS - identifikátor datové schránky Registru smluv (Ministerstvo vnitra) je '''whbt3kp'''</li>
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 4.png]]
| |
|
| |
| '''Obr. 4''' ''Vyhledání ID DS ISRS ve formuláři [[Man00225|00225]] - Vyhledávání Datové schránky''
| |
|
| |
|
| |
| <li>Zaevidování záznamu o DZ (doporučujeme použít nový Typ dokumentu ''Datová zpráva k RS'' zaevidovaný v Číselníku typů dokumentů pro odlišení těchto Datových zpráv)</li>
| |
|
| |
| <br>
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 5.png]]
| |
|
| |
| '''Obr. 5''' ''Zaevidování záznamu o datové zprávě ve formuláři [[Man09142|09142]] - Evidence nového dokumentu do spisové služby''
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| <li>Vložení příloh DZ - nutno dodržet pořadí: 1. XML data = hlavní příloha 2. Text smlouvy případně další přílohy (v jakém byly vkládány pro vytvoření XML) = vedlejší přílohy, položka ''Typ dok.'' nemá zatím žádný význam</li>
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 6.png]]
| |
|
| |
| '''Obr. 6''' ''Vložení příloh datové zprávy ve formuláři [[Man09142|09142]] - Evidence nového dokumentu do spisové služby''
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| <li>Předání na příslušný SU, který má oprávnění k odesílání DZ do ISDS</li>
| |
| <li>Odeslání do ISDS</li>
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 7.png]]
| |
|
| |
| '''Obr. 7''' ''Odeslání do ISDS přes formulář [[Man09137|09137]] - Předávací formulář''
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| <li>Zaevidovaný záznam o odeslané DZ k uveřejnění (včetně stažených doručenek a vlastní autentizované DZ v příloze)
| |
| </li>
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 8.png]]<br>
| |
| '''Obr. 8''' ''Zaevidovaný záznam ve formuláři [[Man09122|09122]] - Podací deník''
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 9.png]]<br>
| |
| '''Obr. 9''' ''Záložka "Přílohy" ve formuláři [[Man09122|09122]] - Podací deník''
| |
|
| |
| </li>
| |
| </li>
| |
| </ul>
| |
| </li>
| |
| </ul>
| |
|
| |
|
| |
| <li>'''Přijatá odpovědní DZ o výsledku uveřejnění v ISRS'''
| |
| <ul>
| |
| <li>DZ importovaná a zaevidovaná v iFIS/SPS – úspěšně zveřejněná</li>
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 10.png]]<br>
| |
| '''Obr. 10''' ''Úspěšně zaevidovaný záznam ve formuláři [[Man09122|09122]] - Podací deník''
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 11.png]]<br>
| |
| '''Obr. 11''' ''Záložka "Přílohy" ve formuláři [[Man09122|09122]] - Podací deník s úspěšně zveřejněným záznamem''
| |
|
| |
|
| |
| <li>Detail odpovědní DZ</li>
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 12.png]]<br>
| |
| '''Obr. 12''' ''Detail odpovědní DZ''
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| <li>Případně detail mailového potvrzení o úspěšném uveřejnění</li>
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 13.png]]<br>
| |
| '''Obr. 13''' ''Detail e-mailového potvrzení o úspěšném uveřejnění''
| |
|
| |
|
| |
| {{Poznamka|Přílohy mailu nebo DZ je možné vložit jako přílohy k záznamu smlouvy v RS nebo je možné využít propojení záznamů iFIS/SPS a iFIS/RS (viz níže – bod D.) → následně u záznamu smlouvy jsou navázány příslušné PIDy dokumentů (přes CTRL+A si lze prohlédnout jejich detail včetně příloh).}}
| |
|
| |
|
| |
| <li>Přílohy je možno zobrazit také jako ''Související'' přímo u smlouvy.</li>
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 14.png]]<br>
| |
| '''Obr. 14''' ''Zobrazení souvisejících příloh ve formuláři [[Man08202|08202]] - Registr smluv''
| |
|
| |
|
| |
| </ul>
| |
| <li>'''Provázání dokumentů k uveřejnění smlouvy s příslušným záznamem v Registru smluv'''
| |
| <ul>
| |
| <li>Vazba dokumentu na RS</li>
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 15.png]]<br>
| |
| '''Obr. 15''' ''Vazba dokumentu na RS ve formuláři [[Man09122|09122]] - Podací deník''
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 16.png]]<br>
| |
| '''Obr. 16''' ''Vazba dokumentu na RS ve formuláři [[Man08202|08202]] - Registr smluv''
| |
|
| |
|
| |
| </ul>
| |
| <li>'''Vzájemné provázání souvisejících dokumentů k uveřejnění smlouvy'''
| |
| <ul>
| |
| <li>Přes iniciační PID a související dokumenty</li>
| |
| <li>Přes spisy</li>
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 17.png]]<br>
| |
| '''Obr. 17''' ''Dokumenty související s PID''
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 18.png]]<br>
| |
| '''Obr. 18''' ''Dokument s navázanými PID ve formuláři [[Man09144|09144]] - Spisy''
| |
|
| |
|
| |
| </ul>
| |
| <li>'''Doplnění evidence o zveřejnění smlouvy v iFIS/RS – Zveřejňovací doložka'''
| |
| <ul>
| |
| <li>Podklad pro doplnění údajů o zveřejnění (z doručené DZ či mailu – viz bod C.)</li>
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 23.png]]<br>
| |
| '''Obr. 19''' ''Podklad pro doplnění údajů o zveřejnění''
| |
|
| |
|
| |
| <li>Doplnění evidence u smlouvy – Číslo smlouvy ISRS, Číslo verze ISRS, Datum zveřejnění</li>
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 20.png]]<br>
| |
| '''Obr. 20''' ''Doplnění evidence u smlouvy ve formuláři [[Man08202|08202]] - Registr smluv''
| |
|
| |
|
| |
| <li>Zveřejněné údaje v centrálním registru smluv (přes otevřený URL odkaz)</li>
| |
|
| |
|
| |
| [[Image:Zveřejňování smluv 22.png]]<br>
| |
| '''Obr. 21''' ''Zveřejněné údaje v centrálním registru smluv''
| |
|
| |
| </li>
| |
| </ul>
| |
| </li>
| |
| </li>
| |
| </ol>
| |
|
| |
|
| |
| ==Opravy a doplnění smluv==
| |
|
| |
| Mohou nastat dva případy:
| |
|
| |
| <ol reversed="reversed" start="A" type="A">
| |
| <li>'''Vrátila se chyba, tzn. nedošlo k uveřejnění smlouvy'''
| |
| <ul>V tomto případě je potřeba opravit metadata včetně případných souborů příloh, tzn., že se znovu generuje XML do souboru '''zverejneni.xml''' (jedná se o další pokus uveřejnit tutéž smlouvu).</li>
| |
|
| |
| <li>'''Došlo k úspěšnému uveřejnění'''
| |
| <ul>V tomto případě je potřeba aktualizovat metedata (včetně případného doplněné nového/jiného souboru), tzn. vyplnit údaje ze zveřejněné odpovědi (především '''ID/číslo smlouvy''' ze zveřejněné smlouvy z '''ISRS''') do Registru smluv, při novém generování '''XML''' se vytváří soubor '''modifikace.xml''', součástí metadat tohoto souboru je pak i ID původní zveřejněné smlouvy, čímž se v '''ISRS''' naváže na původní záznam a pouze se opraví již zveřejněné údaje, případně přidá soubor.
| |
|
| |
| {{Pozor|I při výměně souboru dojde v '''ISRS''' k jeho doplnění, dříve uveřejněné soubory v '''ISRS''' zůstávají!}}
| |
| {{Poznamka|Z tohoto důvodu je vhodné rovnou vyplňovat všechny údaje o zveřejnění, tj. i položky ''Verze smlouvy'', ''Datum zveřejnění'', případně ''URL odkaz''. Aby se generoval '''XML''' soubor pro aktualizaci zveřejněné smlouvy ('''modifikace.xml'''), je potřeba mít vyplněno '''minimálně''' položky '''ID/číslo smlouvy''' a '''Datum zveřejnění'''.}}</li>
| |
|
| |
| </ul>
| |
