Man09158

09158 * Vyhledávání dokumentů spisové služby

Formulář je určený k vyhledávání dokumentů spisové služby. Po vyhledání dokumentu lze přejít na jeho detail ve formuláři 09122 - Podací deník a s dokumentem pracovat, pokud má přihlášený uživatel k dokumentu přístup.
Kritéria vyhledávání se zadávají v horní části formuláře, je možné je skládat pomocí logického součtu nebo rozdílu a výsledný dotaz lze ještě ručně upravit. Stiskem tlačítka "Hledej" se provede načtení dat dle specifikovaných kritérií v horní části formuláře. Nad zobrazeným seznamem dokumentů lze provádět další vyhledávání standardními nástroji iFIS*.
Vyhledávání je prováděno nad všemi doručeními dokumentu, proto lze vyhledat i původního odesílatele dokumentu, což neumožňuje Podací deník. Z tohoto důvodu se může mezi vyhledanými dokumenty vyskytnout stejné PID vícekrát (tzn. jedna písemnost s jedním PID např. jako odeslaná i jako přijatá)

Vyhledávání je možné provádět ve dvou režimech - prohledávat jenom ty spisové uzly, na kterých je přihlášený uživatel zaregistrován jako správce nebo v režimu prohledávání všech spisových uzlů.
V režimu prohledávání všech spisových uzlů tak lze vyhledat i ty dokumenty, které neprošly spisovým uzlem spravovaným přihlášeným uživatelem. Na tyto dokumenty nemá uživatel ve spisové službě přístup, proto jsou vždy zobrazeny ve složce "Vše", ve které není možné s dokumentem cokoliv dělat. Jelikož mohou být ve spisové službě uloženy citlivé informace, které nemohou být neoprávněnému uživateli zpřístupněné, lze zakázat prohledávání cizích spisových uzlů nastavením globálního parametru SPSALLSU na hodnotu N.
V režimu prohledávání pouze vlastních spisových uzlů je vyhledaný dokument, po přechodu do Podacího deníku, zobrazen v té složce, ve které se naposledy vyskytl. V případě, kdy je již dokument na cizím spisovém uzlu, se zobrazí ve složce "Odesláno" příslušného spisového uzlu.

V obou režimech prohledávání je zajištěno, že s dokumentem může vždy manipulovat pouze uživatel, který k němu má přístup.

Obr.09158/1 Vyhledávání dokumentů spisové služby.

• Adresát - jméno, název příjemce dokumentu.
• Odesílatel - jméno, název odesílatele dokumentu.
• Doklad - číslo připojeného dokladu.
• Příloha - název připojeného souboru.
• Dotaz - vygenerovaný dotaz, který lze ručně upravit.
• Hledej - tlačítko pro zahájení vyhledávání.

Položky seznamu vyhledaných dokumentů jsou shodné s položkami seznamu ve formuláři 09122 - Podací deník.

Dokument může nabývat různých stavů. Dokument může mít také stav "Koncept". Tento stav se zobrazuje jak v přehledu dokumentů ve složkách "Vše" a "Svět", tak i u jednotlivého dokumentu, a to v případě, kdy se nachází ve stavu "Koncept". Ve skutečnosti se jedná o stav "Aktivní", který má stav posledního doručení "D".

Obr. 09158/2 Stav dokumentu "Koncept" ve formuláři 09158 – Vyhledávání dokumentů

Navazující funkce :

• 09122 - Podací deník