|
|
| Řádek 21: |
Řádek 21: |
|
| |
|
| === Popis subsystému === | | === Popis subsystému === |
|
| |
| Subsystém je důležitým nástrojem pro evidenci e-mailových zpráv. Tato nadstavba ''i''FIS* je určena zejména pro analýzu e-mailových zpráv. Zavedením elektronické podatelny je docíleno podrobného přehledu o došlých e-mailových zprávách, včetně jejich příloh. Tím je zajištěna rychlá analýza přijatých dokumentů v elektronické podobě a jejich předání k dalšímu zpracování v rámci celé organizace. Využití e-Podatelny je navázáno na modul [[:Category:Spisová služba|''i''FIS* Spisová služba]].<br><br>
| |
| Nadstavba ''i''FIS* e-Podatelna umožňuje hned několik funkcí najednou:
| |
| *dokáže zanalyzovat došlou e-mailovou poštu a dokáže ji sama evidovat v [[:Category:Spisová služba|''i''FIS* Spisová služba]]
| |
| *automaticky eviduje doručené e-mailové zprávy včetně příloh na e-mailové adrese elektronické podatelny
| |
| *přílohy e-mailových zpráv jsou akceptovány ve všech obvyklých formátech (pdf, doc, xls, txt, isdoc a další)
| |
| *po úspěšném doručení odesílá potvrzující e-mailovou zprávu s oznámením o převzetí doručené pošty
| |
| *zpracovává e-mailové zprávy doručené z různých poštovních domén/adres (zaměstnanci, obchodní partneři, orgány státní správy apod.)
| |
| *detekuje kvalifikovaný elektronický podpis
| |
| *umožňuje výměnu elektronických faktur ve standardu ISDOC
| |
| *je umožněna podpora více e-podatelen v rámci jedné organizace
| |
|
| |
| [[Image:E-Podatelna.gif]]<br>
| |
|
| |
| '''Obr.''' ''e-Podatelna''
| |
|
| |
|
| |
| Pomocí ''i''FIS* e-Podatelny je možné provádět elektronickou výměnu prvotních dokladů. Modul ''i''FIS* e-Podatelna dokáže zanalyzovat veškerou došlou poštu a informace odtud zaevidovat v [[:Category:Spisová služba|''i''FIS* Spisová služba]]. V agendě e-Podatelna se nacházejí formuláře pro nastavení celkové funkcionality e-Podatelny.<br>
| |
| Pro správný chod e-Podatelny je nutné nejdříve nadefinovat konkrétní e-mailovou adresu (např. e-faktury@organizace.cz) elektronické podatelny, kterou lze nastavit ve formuláři [[Man09162|09162 - e-Podatelny]]. Tento formulář je určen pro nadefinování záznamu o e-Podatelně s rozhodnutím, zda bude či nebude využívána možnost evidence do [[:Category:Spisová služba|''i''FIS* Spisové služby]]. Po nadefinování konkrétní e-mailové adresy elektronické podatelny lze nastavit, na jaký spisový uzel mají být e-mailové zprávy evidovány, případně na jaký spisový uzel mají být nasměrovány. Dle tohoto nastavení je tedy určen evidenční spisový uzel a složka, do které jsou e-maily automaticky zaznamenávány. Kromě toho lze nastavit i kontrolu e-mailové adresy odesílatele a jeho zařazení mezi povolené odesílatele. Součástí nastavení mohou být také omezující podmínky pro evidenci přijatých e-mailů formou povolených/zakázaných e-mailových adres či domén odesílatelů. Seznamy povolených/zakázaných odesílatelů lze nadefinovat ve funkci [[Man09163|09163 - Seznam povolených a zakázaných adres]]. E-podatelny lze nastavit i pro využívání jednotlivými ekonomickými jednotkami.
| |
|
| |
| E-mailové zprávy obsahující fakturu ve standardu ISDOC je e-Podatelna schopna sama rozpoznat a dále ji předat do ''i''FIS* Závazky. Tyto faktury jsou předávány do funkce [[Man03207|03207 - Převzetí externích závazků]] k dalšímu zpracování. Odsud již lze snadným způsobem pořídit závazkovou fakturu. ISDOC faktura i její PDF obraz z e-mailu se stává automaticky přílohou záznamu o faktuře v ''i''FIS* Závazky.
| |
|
| |
| Fakturu ISDOC a jiné související doklady lze odeslat:
| |
| * e-mailem
| |
| * prostřednictvím datových schránek
| |
| Jelikož formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje doposud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný, lze posílat elektronické faktury napříč různými ekonomickými systémy.
| |
|
| |
|
| |
| Podrobnější informace naleznete v jednotlivých popisech funkcí.
| |
|
| |
|
| |
| {{Pozor|V případě zájmu o zprovoznění u konkrétního zákazníka je nezbytné informovat dodavatele aplikace, neboť je nutno z jeho strany provést doinstalace příslušných nástrojů a realizovat související nastavení služeb!
| |
| Předpokladem pro spuštění a pro zajištění správné funkcionality na projektu je potřeba ze strany zákazníka provést potřebné přípravné práce a dodat informace a údaje požadované dodavatelem!}}
| |
|
| |
|
| |
| Postup instalace u jednotlivých zákazníků zahrnuje tyto úkony:
| |
| * Příprava e-Podatelny (veřejné e-mailové adresy) zákazníkem
| |
| * Instalace a nastavení funkcí dodavatelem
| |
| * Nastavení povolených/zakázaných adres
| |
| * Nastavení plánovače úloh
| |
| * Zpracování e-mailových zpráv
| |
| * Evidence e-mailových zpráv
| |
|
| |
|
| |
| === Menu subsystému ===
| |
|
| |
| Celý subsystém pro elektronickou podatelnu je tvořen
| |
|
| |
| === Příprava e-Podatelny (veřejné e-mailové adresy) zákazníkem ===
| |
|
| |
| Zákazník připraví e-mailovou schránku, ve které je třeba vytvořit složky pojmenované:
| |
| * '''''ACCEPTED'''''
| |
| * '''''REJECTED'''''
| |
| * '''''TRUSTED'''''
| |
| <br>
| |
| Zákazník předá BBM tyto údaje pro přístup ke schránce:
| |
| * '''''Hostname'''''
| |
| * '''''Uživatel'''''
| |
| * '''''Heslo'''''
| |
|
| |
| <br>
| |
|
| |
| === Instalace a nastavení funkcí dodavatelem ===
| |
|
| |
| Ze strany BBM jsou instalovány automatické funkce na aplikační server a nastaveny systémové parametry s přístupovými údaji k připravené e-mailové schránce zákazníka.
| |
|
| |
| <br>
| |
|
| |
| === Nastavení povolených (a zakázaných) adres - varianta A ===
| |
|
| |
| Ve formuláři [[Man09162|09162 - e-Podatelny]] lze nadefinovat konkrétní e-mailovou adresu elektronické podatelny (položka '''E-mail'''). Dále je zde možno nastavit, na jaký SU mají být e-mailové zprávy evidovány (položka '''Spisový uzel OD'''), případně na jaký SU nasměrovány (položka '''Spisový uzel DO'''. Dle tohoto nastavení je tedy určen evidenční SU a složka, do které jsou e-maily automaticky zaznamenány. Položka '''Adresa odesílatele''' a tlačítko '''Test nastavení''' je určeno pro možnost prověření, zda e-mailová adresa odesílatele je/není zařazena mezi povolené odesílatele. Součástí nastavení mohou být také omezující podmínky pro evidenci přijatých e-mailů (položky '''Whitelist''' a '''Blacklist''') formou povolených/zakázaných e-mailových adres či domén odesílatelů. Seznamy povolených/zakázaných odesílatelů lze nadefinovat ve funkci [[Man09163|09163 - Seznam povolených a zakázaných adres]].
| |
|
| |
|
| |
| === Nastavení povolených (a zakázaných) adres - varianta B ===
| |
|
| |
| Pokud nebudou zaevidovány seznamy povolených/zakázaných adres odesílatelů v rámci Whitelistů a Blacklistů, je možno využít již definovaných e-mailových spojení v Číselníku organizací a Číselníku osob (typ spojení '''MAIL'''). Tyto adresy jsou automaticky považovány za povolené pro příjem a zpracování na e-Podatelně. Dále pokud nebudou definovány seznamy povolených/zakázaných adres odesílatelů v rámci Whitelistů a Blacklistů, je možno využít také nového typu spojení '''SMASK''', které lze nastavit u záznamů do číselníku osob (formulář [[Man09101|09101 - Jmenný seznam osob]]) a číselníku organizací (formulář [[Man01110|01110 - Organizace]]), a tím vytvořit evidenci povolených e-mailových adres nebo domén.
| |
|
| |
|
| |
| === Nastavení plánovače úloh ===
| |
|
| |
| Import e-mailů od povolených odesílatelů a evidence ve funkci [[Man09122|09122 - Podací deník]] je zajištěn prostřednictvím automatické funkce, která je spouštěna v pravidelných intervalech dle nastavení ve formuláři [[Man09455|09455 - Plánování úloh]].
| |
|
| |
|
| |
| === Zpracování e-mailových zpráv ===
| |
|
| |
| Dle nastavených podmínek jsou záznamy doručené pošty na evidovanou adresu elektronické podatelny členěny do složek. Akceptované e-maily jsou importovány, evidovány a ukládány do [[:Category:Spisová služba|''i''FIS* Spisová služba]] (složka '''''ACCEPTED'''''). E-maily od zakázaných či předem nepovolených odesílatelů jsou odkládány do samostatné složky '''''REJECTED'''''.
| |
|
| |
|
| |
| Nezpracované záznamy lze předat k opětovnému importu po rozšíření povolených odesílatelů o příslušnou adresu.
| |
|
| |
| Nebo je možné definovat speciální složku ('''''TRUSTED'''''), do které se budou ručně přesouvat vybrané odložené e-maily, a tím dojde také k jejich následnému zpracování a evidenci (určeno pro jednorázové použití bez nutnosti rozšiřování seznamu povolených adres).
| |
|
| |
|
| |
| {{Poznamka|Zákazník (určená osoba s přístupem do dané e-mailové schránky) by měl pravidelně kontrolovat schránku E-podatelny, a to především složku s odmítnutými zprávami ('''''REJECTED''''') - dle interně stanovených pravidel/předpisů zákazníka je třeba rozhodnout o zrušení/smazání konkrétní zprávy nebo o jejím přesunutí do složky důvěryhodných zpráv ('''''TRUSTED''''').
| |
| Zprávy v této složce jsou zpracovávány bez ohledu na whitelist/blacklist - není tedy vždy nezbytné nastavovat seznam povolených (zakázaných) adres odesílatelů, ale příjem zpráv je možné řídit ručně přesunem do příslušné složky '''''TRUSTED'''''.}}
| |
|
| |
|
| |
| === Evidence e-mailových zpráv ===
| |
|
| |
| V případě, že e-mail je přijat a zaevidován v aplikaci [[:Category:Spisová služba|''i''FIS* Spisová služba]], pak je ze systému generována odpovědní e-mailová zpráva a odeslána na adresu odesílatele.
| |
