Man07018

07018 * Evidence nabídek

Formulář Evidence nabídek slouží pořizovatelům k zaevidování základních údajů o přijatých nabídkách a o jejich autorech.

Obr.07018/1 - Evidence nabídek

Blok Nabídky

Při doručení nabídky jsou zaevidovány informace o jejím podání a údaje o odesílateli nabídky (možném dodavateli), které jsou uvedeny na základě požadavku zadavatele na obálce s nabídkou. Do pole Odesílatel je možno doplnit údaje buď z předchozí evidence ve funkci 07032 (pokud zde byly zadány z číselníku organizací) nebo je zadáván přímo z číselníku organizací (subjekty neexistující v číselníku organizací je nutno nejdříve pořídit do volaného číselníku). Položka Zpáteční adresa se doplní automaticky, pokud je v číselníku organizací uvedena a označena zpáteční adresa (pokud není, pak se dotahuje adresa sídla=hlavní, je-li zatržena).
Dále jsou pořizovány údaje o formě podání (pole Podána), termínu, čase (pole Doručeno) a Způsobu doručení nabídky. Na základě zadaného data pro ukončení lhůty pro podání nabídek (funkce 07016 volba Podání žádosti/nabídky) je termín doručení porovnáván, a je zjišťováno, zda nabídka byla podána Včas.
Stav nabídky je po přijetí a zaevidování nastaven na "Doručena". Změna (aktualizace) stavu je prováděna ručně na základě dalšího průběhu zadávacího řízení, přičemž možnosti překlopení stavů jsou omezeny splněním nastavených podmínek.
Při přijetí je kontrolováno a evidováno, zda obálka nebyla poškozena. Při zjištěném poškození je nutno vybrat vhodné Řešení. V případě vyřazení nabídky (z důvodu nepřiměřeného poškození obálky) je toto třeba nastavit i ruční změnou stavu nabídky ("Vyřazena po doručení").

Obr.07018/2 - Evidence nabídek / propojení s aplikací Spisové služby (přes PID)

Propojení se Spisovou službou Propojení zaevidované nabídky se Spisovou službou je možné přes kód PID:

• u nabídek doručených přes podatelnu je kód PID známý (uveden na obálce), je možno ho zapsat do pole PID
• u nabídek doručených přímo do rukou zadavatele (osobně) je možno kód vygenerovat pomocí tlačítka [SPS], po vyplnění formuláře 09142 Spisové služby (je nutno zadat minimálně povinné údaje a uložit) se objeví vygenerovaný kód, který je po potvrzení automaticky doplněn (před spuštěním formulářů SPS je nutno vždy uložit všechna data) do pole PID
• pokud není k dispozici modul Spisové služby, je nutno k provázání evidencí zadat číslo z podacího deníku (pole Číslo z PD)

Obr.07018/3 - Evidence nabídek ve formuláři Spisové služby + vygenerování PID

• jestliže je pole PID již vyplněno, je možno přes tlačítko [ SPS ] nahlédnout přímo do aplikace Spisové služby (otevře se funkce 09122 se zobrazením příslušného dokumentu evidovaného na příslušném spisovém uzlu)

Obr.07018/4 - Evidovaná nabídka na příslušném SU ve Spisové službě

Blok Dodavatel (případně záložka Subdodavatel)

Po otevření obálek jsou vyplňovány požadované identifikační údaje dodavatelů, případně subdodavatelů (v příslušných blocích), kteří jsou uvedeni v nabídce. Z bloku Nabídky jsou na prvním řádku bloku Dodavatel přednastaveny údaje o evidovaném odesílateli (dodavateli) nabídky. Pro pořízení všech dalších dodavatelů a subdodavatelů je využíván číselník organizací, pokud jsou údaje v číselníku vyplněny, dotáhnou se data i do dalších polí (IČ, DIČ, Právní forma, Adresa). V případě, že nabídku podává "sdružení dodavatelů", je jeden dodavatel označen jako "reprezentant" sdružení (viz pole Rep. = "Ano" pro reprezentanta sdružení nebo pro sólového dodavatele, další subjekty mají pole Rep. = "Ne"). Položkou VOR je možno označit, že údaje dodavatele byly odkontrolovány a ne/souhlasí s Obchodním rejstříkem (či jinou veřejnou evidencí).
Osoby uvedené dodavatelem (subdodavatelem) včetně jejich Funkce jsou doplňovány pro informovanost volným textem. Ke každému (sub)dodavateli je možno uvést několik typů Dostupných kontaktních spojení.

Obr.07018/5 - Evidence nabídek / Dodavatel + Subdodavatel

Obr.07018/6 - Evidence nabídek (změna stavu) + záložka Kontrola nabídek

Záložka Kontrola nabídek

U každé nabídky probíhá po otevření obálek kontrola její úplnosti (záložka Kontrola nabídek), informace o splnění úplnosti nabídky jsou doplňovány pomocí zaškrtávátek k předdefinovaným legislativním předpokladům. Ukončení a výsledky kontroly jsou potvrzeny ruční změnou (aktualizací) pole Stav nabídky - při splnění všech předpokladů na "Zkontrolována", pokud nabídka není úplná na stav "Vyřazena po kontrole".

Poznámka:
Kontrolované požadavky pro splnění úplnosti nabídky jsou definovány v zadávací dokumentaci (funkce 07016 volba Otevírání obálek / Úplnost nabídky).
Pozor při aktualizaci Stavu nabídky, kdy dochází k "vyřazení" nabídky (z jakéhokoliv důvodu), tato změna je nevratná!

Záložka Části

V případě VZ rozdělených na části (podmínka pro přístupnost této záložky) je zaznamenáváno pomocí zatrhávátek v záložce Části, ke které části(em) je každá nabídka podána.

Obr.07018/7 - Evidence nabídek / záložka Části

Záložka Varianty

Pokud jsou povoleny (ve funkci 07016 volba Požadavky na nabídku / Varianty a členění nabídky - tím je také určena přístupnost záložky) a podány varianty nabídek, jsou zapsány do záložky Varianty (Název nebo označení varianty).

Obr.07018/8 - Evidence nabídek / záložka Varianty

Navigační panel

V navigačním panelu zobrazeny obrázkové ikony pro jednoduchý a rychlý přechod do ostatních formulářů aplikace. Popis je uveden ve funkci 07011 .
Název formuláře se zobrazí u jednotlivých ikonek v bublinové nápovědě. Pro přechod do jiného formuláře je nutno mít kurzor postaven na zvolené veřejné zakázce, jejíž výběr bude přednastaven i v následně požadovaném formuláři.

Navazující a související funkce:

01110 - Číselník organizací

09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby

07011 - Evidence veřejných zakázek

07014 - Harmonogram zadávacího řízení

07016 - Pořízení zadávací dokumentace

07032 - Evidence dodavatelů

07020 - Sestavení komise

07022 - Posuzování a hodnocení nabídek

07025 - Písemnosti veřejné zakázky