Man07014

07014 * Harmonogram zadávacího řízení

Formulář Harmonogram zadávacího řízení slouží k přehlednému zobrazení nadefinovaných fází a kroků zadávacího řízení jednotlivých VZ a umožňuje sledovat jejich aktuální stav. Dále funguje jako výchozí pro nastavení systému varování.

Blok Veřejné zakázky V tomto bloku jsou vidět všechny zaevidované VZ. Výběr pouze konkrétních VZ je zde umožněn kromě klasické volby přes režim dotazů (F7) také volbami podmínek na základě zadaných údajů v záložce Harmonogram. Volby podmínek jsou vázány ke krokům zadávacích řízení a lze je vzájemně kombinovat. Pomocí zatrhávátek lze zvolit do výběru VZ, které v zadávacím řízení mají obsaženy kroky:

• na dnešek
• na tento týden
• s varováním
• se zmeškáním
• s námitkami

Obr.07014/1 - Harmonogram zadávacího řízení (výběr VZ přes podmínku)

Záložka Harmonogram Zobrazené fáze a kroky jsou generovány na základě zadaného druhu zadávacího řízení, dále v závislosti na definovaných podmínkách a některé na základě zaevidování konkrétní písemnosti do aplikace (funkce 07025 ). Každá fáze a krok má svoje zkrácené značení (pole Zkr.) a název. Termíny vybraných kroků se doplňují v závislosti na provedených činnostech v aplikaci a nelze je změnit. Další termíny je možné naplánovat a doplnit přímo v harmonogramu (přístupná pole Do), některé se plánují v zadávací dokumentaci a jejich doplnění nebo změnu je nutno provést ve funkci 07016 . Zadaný datum je porovnáván s aktuálním a na základě toho je získána informace, zda nedošlo ke zmeškání.

Obr.07014/2 - Harmonogram zadávacího řízení (kroky zaevidované písemnostmi)

Pokud má pořizovatel zájem využít systém varování, pak v poli Varování je u jednotlivých kroků možno nastavit termín a čas, kdy má být spuštěno upozorňování pořizovatele (případně dalších osob) na blížící se zadané termíny (popřípadě na zmeškané termíny). V položce Per. se stanovuje v jakých periodách bude varování opakováno (v hodinách, maximum je 24 hodin). V poli Zodpovědná osoba je možno přes číselník osob ke každému jednotlivému kroku doplnit osobu, která bude zodpovědná za přípravu a splnění konkrétních činností vázaných na splnění kroku. Zodpovědnost se aktivuje pomocí zatrhávátka v položce Z. Tímto způsobem budou tyto osoby zahrnuty i do systému varování pro konkrétní kroky. Pro přehlednost jsou pod rolí "zodpovědná osoba" také viditelné ve funkci 07011 (záložka Spol.osoby). Pro možnost sledování aktuálního stavu musí zadavatel po provedení každého předepsaného kroku potvrdit jeho splnění, což učiní změnou (aktualizací) jeho stavu. Pouze některé kroky jsou nastaveny tak, aby ke změně stavu na "Splněno" došlo automaticky. Položka Dodavatel se automaticky doplňuje, pokud zobrazený krok má vazbu na některého s dodavatelů. U každé VZ je možno k jednotlivým krokům připojit vlastní textovou poznámku. Pole P je možno pro doplnění textu rozvinout pro záznam dvojklikem myši nebo klávesou [Enter]. Pro rychlý přechod na konkrétní fázi zadávacího řízení je určen výběr z nabídky v položce Jdi na fázi. Tlačítko [Detail kroku] je připraveno do budoucna jako stručná nápověda k některým krokům.

Obr.07014/3 - Harmonogram zadávacího řízení (barevné symboly systému varování)

Systém varování U jednotlivých kroků zvolené VZ, které mají v harmonogramu zadán termín pro splnění a/nebo termín pro varování, jsou viditelné upozorňující příznaky pro systém varování. Jedná se o jednobarevný semafor: • zelená barva = splněno (prováděno aktualizací pole Stav) • oranžová barva = proběhlo upozornění na blížící se termín (dle naplánovaného data v poli Varování) • červená barva = zmeškání termínu (na základě data v poli Do informuje o promeškání, pokud nebyl změněn stav na "Splněno")

Stejné barevné symboly se zobrazují i v horním bloku Veřejné zakázky u jednotlivých zobrazených záznamů: • červená znamená, že některý krok zadávacího řízení u dané VZ mohl být promeškán • oranžová znamená, že u dané VZ se blíží nějaký termín kroku, na který bylo již upozorněno systémem varování (ale plánovaný termín ještě nebyl promeškán)

Symbol varování semaforem V levé dolní části navigačního bloku (u každého pořizovacího formuláře aplikace z hlavní nabídky) je zobrazen tříbarevný semafor, který udává celkový stav všech evidovaných VZ vzhledem k časovému průběhu zadávacích řízení.

Barvy na semaforu se mění v závislosti na skutečném stavu kroků jednotlivých veřejných zakázek:

• Červené světlo - signalizuje, že v evidenci je alespoň jedna VZ, v jejímž průběhu byl nějaký krok skutečně zmeškán (jeho termín pro splnění je staršího data, než je aktuální datum) nebo nebyl včas označen za splněný
• Žluté světlo - signalizuje, že v evidenci je alespoň jedna VZ, kde došlo k upozornění pořizovatele na blížící se termín pro splnění kroku, ale krok dosud nebyl splněn nebo označen za splněný (ale nebyl ještě zmeškán)
• Bílé světlo - signalizuje, že systém nezaznamenal žádný problém

Přes tento symbol semaforu (dvojklikem myši nebo klávesou [Enter] ) je možno se dostat přímo do Systému varování (formulář 07100). Otevření formuláře se realizuje pomocí přihlášení přes uživatelské jméno a heslo.

Obr.07014/4 - Harmonogram zadávacího řízení (přihlášení do Systému varování) V systému lze dohledat všechny ohrožené Veřejné zakázky (zmeškané a s varováním). Přes Číslo veřejné zakázky se zobrazí Přehled všech zpráv k předmětné veřejné zakázce, které byly Systémem varování vygenerovány a odeslány. Přes číslo zprávy je možno zobrazit Detail zprávy a případně přímo odtud reagovat na vzniklou situaci (např.odeslat e-mail, apod.)

Obr.07014/5 - Harmonogram zadávacího řízení (ohrožené VZ)

Obr.07014/6 - Harmonogram zadávacího řízení (přehled zpráv k ohrožené VZ)

Obr.07014/7 - Harmonogram zadávacího řízení (detail zprávy k ohrožené VZ)

Záložka Kalendář V této záložce je možno přehledně zobrazit na časových osách jednotlivé kroky zadávacího řízení u vybraných VZ tak, jak byly termínově stanoveny v záložce Harmonogram. Při výběru více VZ lze sledovat souběžně časový průběh všech zvolených zadávacích řízení. Konkrétní výběr VZ do kalendáře je prováděn pomocí tlačítek z bloku Veřejné zakázky: • [Aktuální záznam do kalendáře] - přenese do kalendáře jednu VZ, na které stojí kurzor • [Vybrané záznamy do kalendáře] - přenese do kalendáře hromadně všechny VZ, které jsou v bloku Veřejné zakázky zobrazeny (omezení je prováděno pomocí výběrových podmínek)

Jednotlivé VZ lze do kalendáře přenášet postupně na základě různých výběrů. V případě zapnutí volby Před dotazem vyčistit kalendář jsou při dalším výběru v horním bloku všechny dosud zobrazené VZ z kalendáře odstraněny.

Obr.07014/8 - Harmonogram zadávacího řízení / záložka Kalendář

Kroky jsou v kalendáři viditelné pod zkratkami uvedenými v harmonogramu. Po kliknutí levým tlačítkem myši na zkratku se zobrazí v dolním bloku název kroku (ještě je doplněn o označení a název VZ a o datum, na který je krok nastaven). Posuny v kalendáři lze provádět pomocí tlačítek:

kde - M - - o měsíc T - - o týden > a < - - o den ? - - na dnešní den

Navigační panel V navigačním panelu zobrazeny obrázkové ikony pro jednoduchý a rychlý přechod do ostatních formulářů aplikace. Popis je uveden ve funkci 07011 . Název formuláře se zobrazí u jednotlivých ikonek v bublinové nápovědě. Pro přechod do jiného formuláře je nutno mít kurzor postaven na zvolené veřejné zakázce, jejíž výběr bude přednastaven i v následně požadovaném formuláři.

Navazující a související funkce:

01111 - Číselník osob

07011 - Evidence veřejných zakázek

07016 - Pořízení zadávací dokumentace

07032 - Evidence dodavatelů

07018 - Evidence nabídek

07020 - Sestavení komise

07022 - Posuzování a hodnocení nabídek

07025 - Písemnosti veřejné zakázky