Man09162

09162 * e-Podatelny

Ve formuláři lze nadefinovat konkrétní e-mailovou adresu elektronické podatelny (položka E-mail). Dále je zde možno nastavit, na jaký spisový uzel mají být e-mailové zprávy evidovány (položka Spisový uzel OD), případně na jaký spisový uzel mají být nasměrovány (položka Spisový uzel DO). Dle tohoto nastavení je tedy určen evidenční spisový uzel a složka, do které jsou e-maily automaticky zaznamenány.

Obr. 09162/1 - e-Podatelny

Položka Adresa odesílatele a tlačítko Test nastavení jsou určeny pro možnost prověření, zda e-mailová adresa odesílatele je nebo není zařazena mezi povolené odesílatele. Součástí nastavení mohou být také omezující podmínky pro evidenci přijatých e-mailů (položky Whitelist a Blacklist) formou povolených/zakázaných e-mailových adres či domén odesílatelů. Seznamy povolených/zakázaných odesílatelů lze nadefinovat ve funkci 09163 - Seznam povolených a zakázaných adres. Uživatel má možnost vložení/aktualizace hesla k záznamu poštovní schránky e-Podatelny přes tlačítko Změnit heslo. Pro zlepšení funkcionality se ve formuláři nacházejí položky host, user, port v databázi pro přihlášení do e-mailové schránky a ochrana při změně hesla.

E-maily obsahující přílohu PDF s vnořeným ISDOC

Je umožněno zpracování e-Podatelnou a zaevidování do zásobníku faktur také vnořených příloh ve formátu *.ISDOC, které se neshodují s názvem základního souboru *.PDF, ke kterému jsou připojené. Toto je ošetřeno také v potvrzujících e-mailech o zpracování, kde jsou uvedeny údaje jak o základním zpracovaném souboru XXX.PDF, tak také o vnořené příloze YYY.ISDOC.

Obr. 09162/2 E-mail obsahující přílohu *.PDF s vnořenou vrstvou ve formátu *.ISDOC

Provázání závazku ze zásobníku s dokumentem v iFIS*Spisová služba

E-mailové zprávy obsahující fakturu ve standardu ISDOC je e-Podatelna schopna sama rozpoznat a dále je předat do iFIS*Závazky. Tyto faktury jsou předávány do funkce 03207 - Převzetí externích závazků k dalšímu zpracování. Odsud již lze snadným způsobem pořídit závazkovou fakturu. ISDOC faktura i její PDF obraz z e-mailu se stává automaticky přílohou záznamu o faktuře v iFIS*Závazky. Při pořízení závazku do systému iFIS* ze zásobníku závazků pomocí formuláře 03207 – Převzetí externích závazků je zcela automaticky předvyplněna položka PID, pokud se jedná o závazek zpracovaný a zaevidovaný prostřednictvím e-mailové zprávy z e-Podatelny. Tím také dochází k navázání závazku převzatého prostřednictvím formuláře 03207 – Převzetí externích závazků na příslušný dokument v iFIS*Spisová služba ve formuláři 09122 - Podací deník zaevidovaný stejnou e-mailovou zprávou z e-Podatelny. U ostatních závazků (faktury ISDOC, pohledávky), které nejsou evidované prostřednictvím e-Podatelny, lze při pořízení z formuláře 03207 – Převzetí externích závazků ručně pomocí klávesy pro Seznam hodnot doplnit položku PID identifikačním číslem existujícího dokumentu zaevidovaného v iFIS*Spisová služba.

Obr. 09162/3 Pořízení závazku ze zásobníku ve formuláři 03228 – Převzetí externích závazků s automatickým zaevidováním PID dle záznamu v iFIS*Spisová služba evidovaného prostřednictvím e-Podatelny

Obr. 09162/4 Dokument s "PID" navázaným na fakturu převzatou z e-Podatelny

Navazující funkce:

• 09163 - Seznam povolených a zakázaných adres