IFIS WebMailer

Úvod

iFIS WebMailer je produkt určený hlavně řešitelům grantů, pracovníkům podílejících se na hospodářské činnosti či hospodářům kateder a pracovišť odpovědným za hospodaření příslušného útvaru. Umožňuje získávat informace o hospodaření širokému okruhu uživatelů pomocí předdefinovaných výstupů, jejichž výsledek obdrží uživatel elektronickou poštou jako přílohu.
Aplikace umožňuje naplánování opakovaného spouštění zadaného požadavku, tzn., že uživatel nemusí opakovaně zadávat jeden a ten samý požadavek, ale stačí, když nastaví, že požaduje opakované zpracování zadaného požadavku (např. 1x týdně).

Autentifikace

Aplikace obsahuje dvě metody autentifikace. Uživatel se autentifikuje svým osobním číslem nebo ověřuje proti autentizačnímu systému na daném projektu (LDAP).

Obr. Výběr autentifikace

Identifikace

Po úspěšné identifikaci uživatele svým osobním číslem a opsáním kódu z obrázku (ochrana proti robotům) je uživatel nucen potvrzovat své kroky v aplikaci (uložení, založení požadavku do iFIS*Plánovače úloh) přes e-maily, ve kterých nalezne odkaz, po jehož odkliknutí se požadovaný úkon provede. Při ponechání zaškrtnuté volby „Příště nepožadovat osobní číslo“ se aplikace při příštím otevření automaticky autentifikuje.

Obr. Identifikace

Přihlášení

Po úspěšném ověření proti místnímu autentizačnímu systému se uživateli odblokují funkce nedostupné přes autentifikační metodu „Identifikace“, např. vygenerování sestavy online, změna názvu své sestavy, změny barvy dlaždice či zasílání sestav a potvrzovacích e-mailů na jiný e-mail uvedený v číselníku osob informačního systému iFIS.

Obr. Přihlášení

Úvodní obrazovka

Úvodní obrazovka aplikace zobrazuje všechny uživatelovy sestavy jakožto dlaždice. Dlaždice jsou rozděleny do tak zvaných regionů. Zpočátku je dostupný jen region „Výchozí sestavy“, ve kterém jsou umístěny dlaždice se sestavami dodávané výrobcem aplikace.

Obr. Úvodní obrazovka

Region

Aplikace umožňuje region srolovat/rozbalit, řadit dlaždice či změnit způsob rozmístění dlaždic. Všechny tyto možnosti jsou ukládány do databáze, takže při použití aplikace na jiném počítači uživatel nemusí vlastnosti nastavovat opětovně.

Obr. Řazení dlaždic

Dlaždice

Dlaždice výchozí sestavy obsahuje číslo a název sestavy. Vlevo dole je ikona, která informuje o počtu vygenerování dané sestavy. Další vlastnosti dlaždice jsou přístupné až u sestavy uložené uživatelem.

Menu

Menu aplikace se nachází v horní části obrazovky vpravo. Zobrazení tlačítek je závislé na způsobu autentifikace či role uživatele.

Obr. Menu při přihlášení uživatele

Obr. Menu při identifikaci uživatele osobním číslem

	Poznámka
	Projektům mající vícero ekonomických jednotek se zobrazí rozbalovací tlačítko s názvy ekonomických jednotek.

Generování, uložení, upravení sestavy

Kliknutím na jednu z výchozích sestav se zobrazí stránka „Generování sestavy“. Na této stránce je nutné nastavit vybrané sestavě parametry, podle kterých bude pozdější výstup vypadat. Sestavu s parametry je možné uložit.

Nastavení parametrů, online zobrazení

Každá sestava má většinu parametrů předvyplněnou. Uživateli tedy stačí vyplnit například jen jeden parametr, aby mohl pokračovat v generování či uložení. Pro kontrolu parametrů má přihlášený uživatel možnost sestavu vygenerovat online (tlačítko „Zobrazit sestavu“). Identifikovanému uživateli sestava přijde na e-mail. Pokud uživatel nechce pracně vracet parametry do původního stavu, může využít tlačítko „Načíst výchozí parametry“.

Uložení sestavy

V regionu „Uložení sestavy“ si může uživatel pojmenovat sestavu podle svých představ. Standardně je název pro uložení vyplněn názvem výchozí sestavy a jednoho či více vybraných parametrů. Lze si zvolit i barvu dlaždice. Po uložení sestavy se vytvoří nový region na „Úvodní obrazovce“ s názvem „Moje sestavy“.

Obr. Uložení sestavy

Dlaždice s uloženou sestavou

Po najetí na nově vytvořenou dlaždici se ukáží dvě tlačítka. Tlačítko umístěné vlevo přesměruje uživatele na stránku s naplánováním zasílání sestavy na e-mail, tlačítko vpravo otevře okno s podrobnostmi o sestavě.

Obr. Dlaždice s uloženou sestavou

Upravení, smazání sestavy

Upravení sestavy se vyvolá ikonkou vpravo nahoře u dlaždice s uloženou sestavou. Jsou zde zobrazeny podrobnosti týkající se vybrané sestavy, např. název a barva, které může přihlášený uživatel změnit, poslední spuštění, počet spuštění, parametry sestavy a naplánované zasílání e-mailem. Uživatel může sestavu smazat stisknutím tlačítka „Smazat“ a potvrzením dialogu o smazání. Pokud uživatel změnil název či barvu dlaždice, je potřeba změny uložit tlačítkem „Uložit“.

Obr. Úprava, smazání sestavy

Naplánování zasílaní sestavy na e-mail

K naplánování požadavku pro zasílání sestavy na e-mail se uživatel dostane přes ikonku vlevo nahoře u dlaždice.

Parametry požadavku

Interval opakování

Uživatel si vybírá z těchto možností: 1) Den a) Pondělí b) Úterý c) Středa d) Čtvrtek e) Pátek 2) Týden 3) Měsíc 4) Čtvrtletí 5) Pololetí

První spuštění

Zde se zadává datum a čas prvního spuštění požadavku neboli datum a čas, kdy uživateli poprvé přijde e-mail s vybranou sestavou.

Příjemci v kopii

Tento parametr se zobrazí jen přihlášeným uživatelům. Jsou zde zobrazeny dvě pole, načež pole vlevo slouží jako pomocný seznam e-mailových adres osob uvedených v číselníku osob z iFIS, pole vpravo obsahuje e-mailové adresy, kterým bude sestava zasílána také.
Seznam lze i snadno filtrovat pomocí přepínačů nacházejících se nalevo nebo vstupním políčkem umístěným nad seznamem. Vyhledávání vstupním políčkem není case-sensitive, takže nerespektuje velká či malá písmena. Také lze vyhledávat s operátorem „nebo“, např. zadáním „petr||pavel“ se zobrazí řádky obsahující slovo „petr“ nebo „pavel“.

Přidat e-mail osoby ze seznamu do pole vpravo lze několika způsoby:

1. dvojklikem na řádek
2. kliknutím na řádek (tažením pro vybrání více řádků) a stisknutím tlačítka se šipkou napravo od seznamu
3. při použití vstupního pole pro vyhledávání se enterem přenese hodnota prvního označeného řádku

Do pole pro příjemce v kopii může uživatel zadávat e-mailové adresy i ručně. Každá adresa musí být na novém řádku.

Obr. Příjemci v kopii

Uložení požadavku

Kliknutím na tlačítko „Naplánovat“ se uloží požadavek s vyplněnými parametry do iFIS Plánovače úloh. Na dlaždici naplánované sestavy se zobrazí vpravo dole ikonka s hodinami.

Obr. Dlaždice s naplánovaným zasíláním

Správa požadavků

Na stránku naplánovaných požadavků se uživatel dostane přes tlačítko „Naplánováno“ v horním menu. Stránka s naplánovanými požadavky obsahuje přehledovou tabulku s tlačítky, díky kterým může uživatel požadavek aktivovat/deaktivovat či smazat (přesunout do koše).

Aktivace/deaktivace požadavku

K aktivaci nebo deaktivaci slouží sloupec s názvem „Aktivovat/deaktivovat“. Aktivní požadavek se deaktivuje stisknutím ikony s červenými hodinami, deaktivovaný se aktivuje zelenými hodinami. Pro hromadné operace jsou k dispozici tlačítka uprostřed pod tabulkou.

Smazání požadavku

Na každé řádce přehledové tabulky s požadavky se nachází ikona koše. Po kliknutí na ni se zobrazí potvrzovací dialog o souhlasu ke smazání, po jehož potvrzení se požadavek přesune do „koše“. Z „koše“ lze požadavky opět vrátit zpět mezi aktivované nebo je zcela smazat.

Nastavení preferencí

Každému uživateli aplikace je umožněno nastavit si své preference, které ovlivňují chování aplikace.

Změna e-mailu

Uživateli se nabídne seznam platných e-mailů získaných ze systému iFIS. Vybráním a uložením jiného e-mailu než aktuálně označeného pro aplikaci znamená, že všechny naplánované požadavky uživatele či potvrzovací e-maily budou od této chvíle posílány na nově vybranou schránku.

Výchozí sestavy

Výchozí sestavy jsou sestavy dodávané výrobcem aplikace. Tyto sestavy uživatel použije jen jako pomocníka při vytvoření své vlastní sestavy, kterou má možnost si uložit pod vlastním názvem a naplánovat její zasílání na e-mail.

80324 – Čerpání zdrojů

Výsledná sestava dává ucelený přehled čerpání rozpočtů týkajících se konkrétního sledovaného zdroje (příspěvku, grantu, daru, hospodářské činnosti).

Parametry pro výsledný výstup

Definice výstupu

Uživateli je poskytnut výběr jedné položky ze seznamu všech pro něho dostupných čerpání.

Načíst data

Parametr zohledňující výběr dat pro sestavu.

Za období

Uživatel má možnost vybrat si, za jaké účetní období se mu načtou data do sestavy. Položky „Aktuální otevřené“ a „Poslední uzavřené“ jsou nahrazovány datem nastaveného v globálních parametrech systému iFIS (parametr MES1).

Včetně dat z předchozích období

Do sestavy jsou zahrnuty i období před aktuálně vybraným s ohledem na typ rozpočtu (roční → od ledna, víceletý → od počátku vzniku).

Zobrazit

List umožňující zobrazit v sestavě přehled čerpání, položkové čerpání či obojí najednou.

Členění položkového čerpání

Pokud není zaškrtnuto, položky čerpání nebudou seskupeny za řádek čerpání, ale výsledný výpis položek bude lineární.

Administrace

Aplikace má zakomponovanou rozšířenou funkcionalitu pro správce aplikace. Funkce pro správce jsou povoleny osobám, kteří spravují systém iFIS nebo mají přiřazenou roli ROLE_WM_ADMIN a zároveň jsou přihlášeni. Tyto osoby nemají omezený přístup ohledně odpovědností, takže jim jsou zobrazeny všechny dostupné sestavy včetně všech jejich položek.

Přihlášení pod jinou osobu

Správci aplikace je zapnuta funkce, díky níž se může přepnout (přihlásit) pod jakéhokoliv uživatele uvedeného číselníku iFIS. Pod tlačítkem „Přepnout uživatele“ umístěné v horním menu se skrývá tabulka obsahující seznam osob rozdělený podle platnosti osoby či jejího výskytu v aplikaci.

Obr. Reporty filtrující seznam osob z číselníku iFIS

Po kliknutí na jméno osoby se aplikace přihlásí pod osobním číslem vybrané osoby. Správce je obeznámen o přihlášení pod jinou osobou šedým podbarvením horního menu. Přehlásit se zpět pod svůj účet může správce kliknutím na odhlášení, tj. tlačítko se jménem vybrané osoby.

Informační tabule

Stránka zobrazuje informace o nastavení aplikace, chybových hlášení týkajících se zasílání sestav na e-mail, přihlašování do aplikace a již neplatných uživatelích aplikace.

Parametry aplikace

Parametry aplikace jsou nastaveny výrobcem aplikace. Uživatel, ani správce, nemají povolení měnit hodnoty těchto parametrů. Se změnou parametrů je potřeba se dohodnout s výrobcem aplikace.