IFIS*Osoby

Popis datového rozhraní pro aktualizaci evidence iFIS/Osoby

Primární datový zdroj (personalistika, studentský systém, LDAP, IDM nebo jiný centrální registr osob dále CRO*) poskytuje pro potřeby aplikace iFIS aktuální a komplexní informace o osobách. Tyto informace o osobách jsou v iFIS využívány výhradně pro potřeby účetních, finančních, ekonomických a nebo jiných správních agend.
Přenášené informace o osobách jsou pro běžné uživatele iFIS uzamčené pro změny, změny jsou prováděny výhradně na straně primárních datových zdrojů, iFIS tyto změny automaticky akceptuje. Změny může operativně provést odpovědný uživatel za iFIS/Osoby pomocí správcovského formuláře iFIS/Osoby – editace s oprávněním CRO.
Pro jednosměrný automatický přenos informací o osobách z primárních datových zdrojů do iFIS/Osoby jsou obvykle používány standardní mechanismy podporované databází ORACLE, tzn. jednosměrné replikace s následným zpracováním replikovaných dat na straně iFIS.
Struktura jednotlivých databázových objektů v datovém rozhraní je popsána v dalších odstavcích.

Struktura databázových objektů

Popis zpracování

Aktualizace informací o osobách probíhá buď na pokyn zodpovědné osoby a nebo dávkovým způsobem v pravidelných a předem určených intervalech. Oba typy aktualizace jsou zajišťovány na straně aplikace iFIS.

• Porovnání a aktualizace základních údajů o osobě v iFIS

Na základě rodného, osobního nebo jiného jednoznačného identifikačního čísla osoby se provede zjištění, zda se jedná o novou osobu. Pokud se jedná o novou osobu, provede se zápis osoby a souvisejících informací do iFIS/Osoby. Pokud osoba již existuje, provede se aktualizace všech kmenových údajů o osobě - tedy především položky Jméno, Příjmení, Tituly, Funkce, Platnost. Položka Komentář se aktualizuje přírůstkovým způsobem tzn. že původní komentáře zůstávají, nové nebo změněné komentáře jsou vždy doplněny za středník.

• Porovnání a aktualizace vztahů k osobě

Provede se porovnání s existujícími záznamy o vztazích v iFIS na základě externího identifikátoru vztahu (EXT_ID). V případě, že se jedná o dosud neevidovaný vztah, pak se do iFIS zakládá nový záznam o vztahu. Pakliže vztah existuje, pak se provede jeho aktualizace.

• Porovnání a aktualizace spojení k osobě

Provede se porovnání s existujícími záznamy o spojení a v případě, že se jedná o neexistující spojení, spojení se zapíše. Spojení se neaktualizují, původní záznamy se vždy zneplatní a současně s tím vznikají nové záznamy o spojení.

• Porovnání a aktualizace adres k osobě

Provede se porovnání záznamů o adresách osoby, v případě, že se jedná o adresu, která v iFIS dosud není evidována, pak se zapíše nový záznam o adrese. Záznamy o adresách se neaktualizují, původní záznamy se vždy zneplatní a současně s tím vznikají nové záznamy o adresách.

Počáteční sjednocení dat

Před samotnou implementací rozhraní pro aktualizaci iFIS/Osoby je vždy nutné provést důkladnou revizi dosud evidovaných dat. Obvykle to znamená především ruční doplnění osobních nebo jiných identifikačních čísel a zneplatnění duplicitních záznamů o osobách. Ve všech případech je doporučeno postupovat podle pokynů dodavatele iFIS.