Man09132

09132 * Číselník skupin adresátů

Skupiny adresátů jsou dalším pomocným nástrojem pro rychlé rozesílání dokumentů současně na více adres.
V případě opakované potřeby rozesílání na uzavřenou skupinu adresátů se vyplatí založit v tomto číselníku zvláštní skupinu, do které mohou být zařazeni jak konkrétní pracovníci na uzlech (O), tak specifikované spisové uzly (U), tak i externí subjekty (F- firmy, N-neregistrované externí adresy).
Při odeslání dokumentů na skupinu založí systém automaticky příslušný počet záznamů podle počtu adresátů ve skupině s vlastním jednoznačným číslem (PID). Dokumenty pak mají svůj vlastní "životní cyklus".
Neplatné adresy ve skupinách jsou označeny červeně. Důvodem neplatné adresy může být osoba s ukončenou platností v číselníku osob, Firma s ukončenou platností v číselníku organizací nebo uzel s ukončenou platností v číselníku uzlů. Při použití skupiny, v adrese příjemce při evidenci nového dokumentu nebo při vytváření kopií, jsou neplatné adresy ignorovány.

Obr.09132 Číselník skupin adresátů.

Popis skupiny:

• Název skupiny - Povinný jednoznačný, alfanumerický údaj
• Typ skupiny - Povinný alfanumerický údaj

V - veřejná. Skupina je viditelná pro všechny uživatele SPS. Pokud není vyplněn vlastník skupiny, mohou skupinu udržovat všichni uživatelé, v opačném případě pouze vlastník skupiny.
U - pro uzel. Skupina je viditelná pro všechny uživatele registrované ke stejnému uzlu. Pokud není vyplněn vlastník skupiny, mohou skupinu udržovat všichni uživatelé registrovaní k uzlu, v opačném případě pouze vlastník skupiny.
S - soukromá pro vlastníka. Skupina je viditelná pouze pro vlastníka skupiny, který jediný jí smí udržovat. Skupinu lze dodatečně zveřejnit pro všechny nebo jen pro uzel.

• Vlastník - Volitelný alfanumerický údaj povinný pro typ skupiny S. Pro ostatní typy je nepovinný
• Spisový uzel - Alfanumerický údaj, povinný pouze pro typ U, u ostatních typů je nepřístupný.

Pro vybranou skupinu se vpravo dole, pomocí tlačítek, zakládají nebo upravují záznamy o účastnících skupiny. Vyplňují se jen logicky související údaje:

• Typ adresáta - Typ z číselníku
• Uzel - Název doručovacího uzlu adresáta z číselníku
• Funkce - Název funkce (je-li použita) z číselníku
• Osoba - Příjmení/Jméno/tituly z číselníku registrovaných osob pro uzly Spisové služby
• Firma - Interní název/název pobočky z číselníku firem
• Volný text - Adresát, který není v žádném z číselníků
• Adresa - Poštovní adresa přebíraná z číselníků nebo ručně pořízená pro adresáta, který není v žádném z číselníků

Navazující funkce :

09122 - Podací deník

09126 - Číselník uzlů

09130 - Přiřazení osob uzlům

09124 - Číselník funkčních míst

09128 - Přiřazení osob funkcím

08102 - Číselník organizací