Rozdílová dokumentace k novým verzím

Realizované úpravy a rozšíření do verze 11.13.00

Referenční seznam změn obsahově navazuje na dokument „Rekapitulace SW úprav a rozšíření iFIS*“. Tato rekapitulace je v následujících kapitolách upřesňována podrobnějšími komentáři

Obecné změny

Označení	Oblast
OZ	Obecné změny

Číselníky

Označení	Oblast
CIS	Číselníky

Zakázky - projekty

Označení	Oblast
ZAK	Zakázky - projekty

ZAK 01. Odpovědné osoby ke zdrojům financování

Až dosud bylo možné evidovat odpovědné osoby pouze na úrovni jednotlivých zakázek. V souvislosti s postupným rozšiřováním elektronického schvalování objednávek, faktur, cestovních příkazů apod. se ale začalo ukazovat, že tato evidence neposkytuje dostatečné detaily pro to, aby bylo podle ní bylo možné vždy jednoznačně určit schvalující osoby viz. zákon o finanční kontrole. V řadě případů jsou totiž schvalující osoby určovány nikoliv jen zakázkou, ale také střediskem, na kterém náklady zakázky vznikají. Běžně se setkáváme také s případy, kdy schvalující osoba je určena v závislosti na typu činnosti na zakázce (hlavní / doplňková) nebo v závislosti na druhu účtovaných nákladů na zakázce (přímé / nepřímé / uznatelné / neuznatelné apod.). V iFIS proto zavádíme zcela novou evidenci odpovědných osob s vazbou na zdroj financování, tedy s vazbou na konkrétní kombinaci účtovaného střediska (NS), typu akce (TA), akce (A) a komplexní položky (KP).

Ve formuláři 01220 Zakázky - projekty proto vzniká nová záložka Zdroje financování, ve které se automaticky zobrazují všechny povolené kombinace NS/TA/A/KP viz. následující obr.

Obr. Detail kombinací NS/KP k zakázce na nové záložce Zdroje financování

Na záložce Zdroje financování se objevují kombinace NS/KP, které jsou odvozené od povolených NS a KP na odpovídajících záložkách. Na záložce se objevují i kombinace s Neuvedeným NS nebo KP. To je důležité z toho důvodu, aby bylo možné zaevidovat odpovědné osoby (schvalovatele) i k těm finančním případům, u kterých není možné dopředu rozhodnout o konkrétní kombinaci budoucího zdroje financování.

U provozních zakázek, u kterých je povolené účtování přes všechna střediska, se doporučujeme nastavit nový příznak Všechna NS viz. zatržítko v záhlaví položky Hlavní NS. Tím je zajištěno, že na záložce Zdroje financování se automaticky objeví i ZF odvozené od nově přidaných středisek do iFIS*Nákladová střediska. Stejně tak u zakázek bez omezení na úrovni komplexních položek, doporučujeme nastavit příznak Všechny KP.

Obr. Náhled na záložku Zdroje financování s vyznačením důležitých položek a prvků

Na záložce Zdroje financování jsou také položky s časovou platností PLATÍ_OD/DO. Na dolním okraji formuláře je možné zapnout filtr JEN_PLATNE. Ten zajistí, že zneplatněné a nebo časově ukončené kombinace ZF zůstanou skryté na pozadí.

U každého ZF je položka Kód. Správce aplikace iFIS může požádat na helpdesku dodavatele iFIS o nastavení pravidel pro automatické plnění výchozích kódů k jednotlivým ZF. Výchozí kódy je pak možné ručně upravit např. jeho výběrem ze seznamu hodnot. Položka je obvykle využívána pro směrování exportu ZF do externích systémů (mzdový systém, studentský systém, systémy pro podporu provozních činností jako např. stravování, ubytování, pořádání akcí atd.)

Po stisknutí tlačítka Odpovědné osoby k ZF se objeví formulář Odpovědnosti osob viz. následující obr.

Obr. Odpovědné osoby ke zdrojům financování v zakázkách

V horním bloku formuláře si je možné prohlédnout seznam odpovědných osob k zakázce, v dolním bloku formuláře je možné zaevidovat odpovědné osoby k aktuálnímu zdroji financování. U každé odpovědné osoby je možné zaevidovat:

• Odpovědnostní roli viz. hodnoty uvedené v 09105 Číselník odpovědnostních rolí osob (udržuje správce aplikace iFIS)
• Pořadí – číslice, která určuje zastupitelnost vzájemnou osob uvedených ve stejné roli
• Finanční limit – určuje maximální finanční částku schvalovanou odpovědnou osobou
• Volitelná položka P1 – určuje opravnění odpovědné sooby k tiskovým výstupům za ZF zasílaných službou iFIS*WebMailer
• Volitelná položka P2 až P5 – význam viz. komentář v bublině nad položkou (udržuje správce iFIS)
• Platnost OD/DO – časová platnost odpovědnosti

Poznámka – volná textová poznámka k zaevidované odpovědnosti

Obvykle se předpokládá, že pokud ke konkrétnímu ZF není zaevidovaná odpovědná osoba, pak se za odpovědnou osobu považuje osoba zaevidovaná v hlavičce zakázky. Obvykle se odpovědné osoby vyhledávají následujícím postupem: „Hledej osobu u schvalovaného zdroje financování, pokud u tohoto ZF není osoba uvedena, pak tuto osobu vyhledej mezi odpovědnými osobami za zakázku“.

Na dolním okraji formuláře je funkční tlačítko Převzetí osob, to je určeno pro hromadné doplnění chybějících záznamů o osobách. Porovnává se přitom evidence osob za aktuální ZF s evidencí osob za zakázku a také s evidencí osob za středisko.

Obr. Odpovědné osoby ke zdrojům financování v zakázkách

Finance

Označení	Oblast
FIN	Finance

Majetek

Označení	Oblast
Maj	Majetek

Správa majetku

Označení	Oblast
SPM	Správa majetku

Manažerský informační systém

Označení	Oblast
MIS	Manažerský informační systém

Objednávky

Označení	Oblast
OBJ	Objednávky

Registr smluv

Označení	Oblast
RS	Registr smluv

Rozpočet

Označení	Oblast
RZP	Rozpočet

Spisová služba

Označení	Oblast
SPS	Spisová služba

E-podatelna

Označení	Oblast
EPO	E-podatelna

Účetnictví

Označení	Oblast
UCT	Účetnictví

WebMailer

Označení	Oblast
WM	WebMailer

Zásoby

Označení	Oblast
ZAS	Zásoby

Veřejné zakázky

Označení	Oblast
VZ	Veřejné zakázky

Veřejné zakázky malého rozsahu

Označení	Oblast
VZM	Veřejné zakázky malého rozsahu

Inventarizace

Označení	Oblast
INV	Inventarizace

Integrace s okolními systémy

Označení	Oblast
INT	Integrace s okolními systémy

Správce

Označení	Oblast
SPR	Správce

Správa karet a interní platební systém (IPS)

Označení	Oblast
IPS	Správa karet a interní platební systém (IPS)

IPS 01. Nejsou realizovány změny

Dílčí změny v rozsahu verze jsou vyhrazeny.

(c) BBM s.r.o., březen 2015