Man09142

09142 * Evidence nového dokumentu do spisové služby

Formulář slouží k zaevidování nového dokumentu do Spisové služby (přijatého, odesílaného, interního, z jiných aplikací,...). V aplikaci Spisová služba se otevírá pomocí voleb "Poslat" nebo "Došlo" ve funkci 09122 Podací deník.
Při vyvolání formuláře může být předvyplněn Odesílatel nebo Adresát v závislosti na tom, zda se jedná o došlý či odesílaný dokument.
Význam ostatních položek a ovládání formuláře jsou podrobně popsány v dokumentaci 09122 - Podací deník (případně v úvodním dokumentu Spisové služby).

Obr.09142/1 Evidence nového dokumentu (vyvolaná z agendy SPS nebo z cizí agendy)

Formulář je možno vyvolat i z funkcí jiných agend, než je Spisová služba (Finance, Objednávky, Registr smluv...), a to prostřednictvím ikony [SPS] volitelně umístěné v levé nástrojové liště. V agendách Veřejné zakázky a Zakázky malého rozsahu je tato funkce volána pomocí tlačítka [SPS] umístěného u příslušných písemností.
Položky Předmět, Typ dokumentu a Odesílatel (nebo Adresát) mohou být předvyplněny údaji, které jsou převzaty z volající agendy. Po stisknutí tlačítka [Uložit a další] (případně [Koncepty]) se nový dokument uloží do Spisové služby a připraví se k odeslání, k oběhu a nebo k vyřízení. Současně je k dokumentu připojen doklad (písemnost) z úlohy, ze které byl formulář vyvolán. Význam ostatních položek a ovládání formuláře jsou podrobně popsány v dokumentaci 09122 - Podací deník (případně v úvodním dokumentu Spisové služby).

Vzhledem k tomu, že dokumenty, které procházejí hromadně skenovacím pracovištěm, jsou již na vstupu označovány etiketou s identifikátorem PID, je nutno identifikaci dokumentu provést také při jeho prvotní evidenci. Pro tento účel je umožněno "ruční" vyplnění pole PID (z klávesnice nebo pomocí čtečky čárového kódu). Aby byla zachována jedinečnost vkládaného údaje a zároveň se minimalizovala možnost vložení chybné hodnoty, je nutno toto ošetřit pomocí globálních parametrů a v nastavení číselných řad. Na základě toho jsou zapnuty příslušné kontroly. Parametricky je také určeno, zda položka PID je přístupná nebo nepřístupná a povinná nebo nepovinná pro ruční vyplnění.
Pokud je v globálním parametru SPSGPID uvedena hodnota A umožňující dle interních pravidel kombinovat ruční evidenci a nebo generování hodnoty PID, pak lze nastavením přepínače ve formuláři 09142 přednastavit jeden ze způsobů zadání:

• Ručně
• Generovat

Obr.09142/2 Globální parametry pro způsob zadávání pole PID v iFIS/Spisová služba

Obr.09142/3 Evidence nového dokumentu (s možností ručního vyplnění PID)

Navazující funkce :

09122 - Podací deník