Man09150

09150 * Frankovací stroj

Spisová služba dokáže spolupracovat s některými typy frankovacích strojů od výrobce NEOPOST a externích vah (výrobce TONAVA). Komunikovat s frankovacím strojem lze pouze z modulu Spisové služby, který je spuštěn na PC s připojeným frankovacím strojem a externí váhou. Pro správnou funkci frankovacího stroje musí být na PC s připojeným frankovacím strojem nainstalovány správné ovladače a konfigurační soubory. Předpokladem je, že instalace bude provádena dodavatelem aplikace nebo minimálně za jeho spolupráce a dohledu.

Obr. 09150/1 Výběr vnitrostátní poštovní služby

Obr. 09150/2 Výběr vnitrostátní poštovní služby

Propojení frankovacího stroje a externí váhy s modulem Spisové služby zajišťuje následující základní služby:

• zvážení zásilky
• výpočet ceny zásilky ze zadaného tarifu a zjištěné váhy
• ofrankování zásilky vypočtenou cenou
• uložení zjištěné váhy a ceny k evidenčním údajům dokumentu (zásilky) pro potřeby pozdějšího rozúčtování poštovného na jednotlivá pracoviště spisové služby (spisové uzly)

Nastavení tarifů poštovních služeb se provádí ve formuláři 09148 - Tarify poštovních služeb a v související funkci 09152 - Zařazení zemí do cenových skupin.

Vlastní frankování probíhá ve třech krocích:

1. výběr poštovní služby a případné zadání paušální částky, která se připočte k ceně vypočtené z tarifu poštovní služby a váhy zásilky
2. ofrankování zásilek
3. evidence zjištěné váhy a ceny k evidenčním údajům dokumentu

1. Výběr poštovní služby

Výběr poštovní služby slouží k určení sazeb závislých na váze a k určení paušálních sazeb. Sazby jsou definovány ve struktuře ceníku České pošty. Při výběru se vyplňují následující údaje:

• Země - země, poštovní služby, povinný údaj, přednastaveno na Českou republiku
• Typ služby - prioritní/ekonomická/EMS volitelný údaj, pouze pro mezinárodní služby
• Skupina služeb - skupina poštovních služeb z ceníku České pošty, povinný údaj, přednastaveno na Poštovní zásilky
• Kód služby - kód poštovní služby v rámci skupiny služeb z ceníku České pošty, povinný údaj, přednastaveno na 1.11 - Obyčejné psaní - standard
• Název služby - název poštovní služby, informativní údaj
• Paušál celkem - souhrn všech paušálních poplatků, bude připočten k ceně vybrané poštovní služby

Další postup se určuje tlačítky dole:

• Ceník - prohlédnutí cen vybrané poštovní služby
• Zpět - návrat do předávacího formuláře bez ofrankování a předání
• Pokračovat - pokračovat v ofrankování a následném předání

Během jednoho spuštění podacího deníku je zapamatována naposledy použitá poštovní služba včetně případného paušálu pro další frankování.

Obr. 09150/3 Výběr mezinárodní poštovní služby

Obr. 09150/4 Zadání ruční sazby paušálem

2. Ofrankování zásilek

Frankování označených zásilek se zahájí stisknutím tlačítka Start a může probíhat ve dvou režimech - Jednotlivě nebo Hromadně. Přednastavený je režim Jednotlivě, při kterém se každá zásilka před ofrankováním nejprve zváží. Režim Hromadně je vhodné použít v případě, kdy je hmotnost všech zásilek shodná (typicky výsledky přijímacího řízení). V tomto režimu se zváží pouze první zásilka a ostatní zásilky se již neváží, použije se pro ně hmotnost z prvního vážení. Frankování je pak rychlé i proto, že je možné použít podavač obálek.
Údaje ve formuláři při frankování jsou plněny automaticky, ovlivnit je lze pouze změnou tarifu nebo režimu frankování. Zásilky, které již byly ofrankovány, jsou označeny znakem A v posledním sloupci a mají vyplněnou váhu a celkovou cenu.

• PID - identifikace zásilky
• Mezinár. - V/M - Vnitrostátní / Mezinárodní
• Evropa - A/N/nevyplněno - Evropa / mimo Evropu / vnitrostátní
• Kód - kód poštovní služby
• Typ služby - typ poštovní služby
• Cen.sk. - cenová skupina dle České pošty
• Váha - hmotnost zásilky
• Cena - před ofrankováním souhrn všech paušálních poplatků, po ofrankování konečná cena zásilky včetně paušálů
• Fr. - příznak ofrankování, A - ofrankováno

3. Evidence váhy a ceny

Váhy a ceny zjištěné během frankování jsou po ukončení frankování uloženy k evidenčním údajům dokumentu. Tyto údaje jsou následně použity při rozúčtování poštovného na jednotlivá pracoviště spisové služby (spisové uzly).

Pozastavení frankování, ukončení, změna tarifu

Pokud je během frankování zjištěno, že například seznam zásilek neodpovídá skutečným zásilkám nebo zásilka váhově přesáhla zvolený tarif, je nutné zahájené frankování zastavit nebo pozastavit a přeskočit zásilku, respektive změnit tarif. Již běžící frankování lze přerušit dvěma způsoby:

1. Před zvážením - zrušením požadavku váhy na zvážení zásilky
2. Po zvážení - zásilku nevložit do běžícího frankovacího stroje, počkat na zastavení motoru

Při opuštění formuláře klávesou Konec se uživateli zobrazí upozornění.

Obr. 09150/5 Upozornění před opuštěním frankování označených zásilek

Ukončení frankování, změna tarifu, pokračování

Jakmile je provedeno pozastavení frankování, další pokračování lze řídit tlačítky ve spodní části formuláře:

• Změna tarifu - vyvolá dialog pro výběr poštovní služby; frankování zásilek novým tarifem se spustí tlačítkem Start
• Start - pokračuje se ve frankování aktuální zásilky; tímto způsobem lze přeskočit frankování libovolného počtu zásilek
• Konec - ukončí frankováni, převezmou se pouze ofrankované zásilky

Navazující funkce :

• 09122 - Podací deník
• 09148 - Tarify poštovních služeb
• 09152 - Zařazení zemí do cenových skupin