Kategorie:Veřejné zakázky: Porovnání verzí

Subsystém iFIS*Veřejné zakázky

Popis subsystému

Subsystém Veřejných zakázek (VZ) je tvořen jako pomocný nástroj pro možnost evidence a zadávání veřejných zakázek. Je určen pouze pro potřeby zadavatelů VZ. Aplikace pokrývá prakticky celý proces zadávání veřejných zakázek od jejich naplánování a přípravy, přes uveřejnění a vlastní realizaci zadávacího řízení až stanovení výsledků a ukončení řízení.

Subsystém VZ zajišťuje komplexní podporu zadávacích řízení. Umožňuje zadavateli plánovat a následně sledovat stanovené termíny a stav evidovaných veřejných zakázek v jejich průběhu. Usnadňuje rozsáhlou administrativu spojenou se zvoleným zadávacím řízením a výrazně zjednodušuje tvorbu dokumentů určených k uveřejňování zakázek a ke komunikaci se všemi zúčastněnými subjekty. V rámci subsystému jsou vytvořeny nástroje pro posuzování a hodnocení nabídek. Plné využití aplikace včetně systému řízení procesů a varování snižuje možnost nedodržení zákonných lhůt a postupů, a tím předchází problémům zadavatele za nedodržení legislativních ustanovení.

Celý subsystém pro zadávání veřejných zakázek je koncipován jako součást komplexního informačního systému, ze kterého je využíváno jednotné správy uživatelských přístupů a dat z dostupných číselníků. Kromě toho má aplikace veřejných zakázek přímou vazbu na tyto moduly:

• iFIS*Archiv sestav – uložení rozpracovaných písemností pro IS VZ US a ÚV EU

• iFIS*Spisová služba – přímé zaevidování písemnosti a přidělení PID

Obr. 1 Blokové schéma uspořádání modulu iFIS*Veřejné zakázky

Seznam formulářů

	Pozor
	od verze 10.10 jsou některé formuláře nepodporované 07014, 07015, 07016, 07017, 07018, 07019, 07020, 07022, 07023, 07025, 07026, 07032 07050, 07055, 07057, 07060, 07062, 07063, 07065, 07067, 07070, 07077

	Pozor
	Původní obsáhlé menu aplikace iFIS/Veřejné zakázky podporující celý průběh zadávacích řízení bylo omezeno pouze na základní formuláře pro evidenci seznamu existujících veřejných zakázek a základních údajů o nich.

Poznámka

Veřejné zakázky jsou primárně evidovány v externím systému pro evidenci VZ (eVZ/eGordion), který vyhovuje požadavkům legislativy a podporuje veškerou funkcionalitu pro práci s veřejnými zakázkami. Do iFIS/VZ je prostřednictvím automatické funkce přenášen pouze seznam záznamů o VZ (jako výsledek implementovaného integrovaného řešení), a to pro možnost navázání dokladů z dalších agend iFIS k příslušné VZ.

	Pozor
	Z evidenčního formuláře 07011 - Evidence veřejných zakázek byly také odstraněny ikony v levém toolbaru, které dříve umožňovaly rychlý přechod do jiných formulářů aplikace, které již nejsou podporovány a nejsou k dispozici ani z menu aplikace.

Správa veřejných zakázek

Stručný popis funkcí – formulářů aplikace

07011 - Evidence veřejné zakázky

• evidence základních údajů o VZ a zadávacím řízení

• evidence hlavních údajů o částech VZ, pokud je VZ na ně rozdělena

07014 - Harmonogram zadávacího řízení

• časový přehled o vybraných evidovaných VZ

• informace o fázích a krocích zadávacího řízení k vybrané VZ a jejich stavu (včetně možnosti jeho aktualizace)

• možnosti plánování kroků a nastavení systému varování

07016 - Pořízení zadávací dokumentace

• výběr a doplnění údajů pro vytvoření textu a sestavení zadávací dokumentace k VZ

• údaje využitelné v dalších formulářích aplikace a případně v tiskových výstupech

07018 - Evidence nabídek

• evidence údajů o nabídkách k VZ přijatých zadavatelem

• evidence údajů o dodavatelích (a subdodavatelích) získané po otevírání obálek s nabídkami

• informace z kontroly úplnosti nabídky, informace o částech a variantách nabídky

07032 – Evidence dodavatelů

• evidence dodavatelů žádajících o účast v zadávacím řízení a dodavatelů vyzvaných k účasti v dalších fázích zadávacího řízení

• evidence údajů o poskytnutí zadávací dokumentace a dodatečných informací k zadávacím podmínkám

07020 - Sestavení komise

• evidence členů a náhradníků jmenovaných do komisí

• informace o jednání komisí

• zaevidování písemností souvisejících s komisemi a jejich činnostmi

07022 - Posouzení a hodnocení nabídek

• posouzení splnění kvalifikace dodavatelů

• posouzení nabídek z hlediska zadávacích podmínek

• hodnocení nabídek dle stanovených hodnotících kritérií

• výsledky hodnocení, pořadí nabídek, doporučení nejvhodnější nabídky

• výběr nabídky zadavatelem pro uzavření smlouvy

07025 - Písemnosti veřejné zakázky

• evidence přijatých písemností

• evidence a tvorba pořizovaných písemností

• propojení s aplikací Spisová služba

	Poznámka
	Ostatní uživatelské formuláře jsou určeny pouze pro prohlížení již evidovaných údajů, nelze v nich žádná data měnit ani pořizovat nová.

07030 - Zadavatel veřejných zakázek (součást „Správy VZ“)

• evidence identifikačních a kontaktních údajů hlavního zadavatele

• evidence identifikačních a kontaktních údajů interních (dílčích) zadavatelů (v rámci hlavního zadavatele)

Proces nastavení a přípravy aplikace k provozu

Doporučujeme následující postup před zahájením provozu aplikace:

1. V prvním kroku je nutné nastavit ve správcovském formuláři Zadavatel veřejných zakázek 07030 základní údaje o konkrétním zadavateli veřejných zakázek. Jedná se o identifikační a kontaktní údaje zadavatele včetně jeho vymezení z hlediska Zákona o veřejných zakázkách. Dále jsou doplněny subjekty, se kterými může zadavatel v procesu zadávání veřejných zakázek přicházet opakovaně do styku. Činnost provádí administrátor systému.
   
   
2. Dalším krokem je vyčlenění pracovišť, která budou moci v rámci hlavního zadavatele pořizovat veřejné zakázky do aplikace. Předpokládáme a doporučujeme využití omezeného počtu pořizovatelů = Dílčích zadavatelů. Pro opakující se činnosti dílčího zadavatele je možno také zde doplnit účelové kontakty potřebné pro zadávací řízení. Nastavení a jeho změny se provádí také ve formuláři 07030 administrátorem systému.

Proces vlastní realizace zadávání veřejné zakázky

Evidence a zadávání veřejné zakázky probíhá v několika postupných fázích. Fáze obsahují jednotlivé kroky dle druhu zvoleného zadávacího řízení, které jsou generovány do časového harmonogramu 07014. V rámci zadávacího řízení provádí zadavatel činnosti ve stanovené posloupnosti tak, jak předepisuje zákon. Pořadí kroků je ovlivněno jejich povinnou návazností a zadanými termíny plnění v mezích zákonných ustanovení.

Zde doporučujeme tento základní postup:

1. Přípravná fáze zahrnuje všechny činnosti zadavatele, které je nutno udělat před zahájením zadávacího řízení. Zaevidování VZ do databáze modulu se provádí funkcí 07011 . Funkce umožňuje zadat základní data k VZ a zadávacím řízení, případně údaje o částech VZ a spolupracujících osobách, které mají nějakou roli v dané VZ. Ve funkci 07025 je možno pro vybrané VZ vygenerovat předběžné oznámení zadávacího řízení. Pro pořízení zadávací dokumentace je určen formulář 07016, kde je možno podrobně vyspecifikovat VZ a požadavky na dodavatele a nabídku. Dokumentace obsahuje také zadávací a smluvní podmínky. V přípravné fázi je nutno také vyřídit veškeré další legislativní záležitosti (hlavně u stavebních prací).
   
   
2. Zahájení zadávacího řízení je možné dle druhu řízení uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení (funkce 07025) nebo odesláním písemné výzvy o zahájení zadávacího řízení (k jednání nebo k podání nabídek), což je realizováno přes funkce 07032 a 07025.
   
   
3. Podávání nabídek k dané VZ je možné ve většině případů až na základě poskytnuté zadávací dokumentace a případně poskytnutí dodatečných informací k zadávacím podmínkám (na základě písemné žádosti) pomocí funkcí 07032 a 07025. Pokud je realizována prohlídka místa plnění, pak termín a čas prohlídky je uveden v zadávací dokumentaci (funkce 07016). Uchazeči jsou o termínu informováni v uveřejnění nebo ve výzvě, případně zvláštním dopisem (funkce 07025). U některých zadávacích řízení předchází uvedeným krokům ještě podání žádosti o účast v zadávacím řízení (funkce 07032), posouzení kvalifikace (funkce 07022) a omezení počtu zájemců, případně probíhají ještě jednání s vyzvanými dodavateli (možnost zápisu do funkce 07020). Evidence nabídek včetně údajů o dodavatelích se provádí ve formuláři 07018.
   
   
4. Konec lhůty pro podání nabídek je součástí zadávací dokumentace (07016). Seznam přijatých nabídek a případné oznámení o pozdě podaných či poškozených nabídkách je možno vytisknout ve funkci 07025.
   
   
5. Otevírání obálek proběhne v termínu zadaném ve formuláři 07016. O dodatečně stanoveném termínu jsou dodavatelé informováni dopisem (funkce 07025). Komise pro otevírání obálek musí být sestavena a případně jmenována (funkce 07020) s dostatečným předstihem, aby mohlo dojít k jejímu svolání. Údaje z nabídek a výsledky kontroly jejich úplnosti jsou evidovány ve formuláři 07018. Vypracování protokolů se provádí na základě zápisu ve funkci 07020.
   
   
6. Posouzení nabídek (u některých řízení také posouzení kvalifikace) probíhá za účasti k tomuto účelu sestavené komise 07020), informace o splnění jednotlivých kvalifikačních předpokladů a zadávacích podmínek jsou součástí formuláře 07022. Písemnosti pro případnou komunikace s dodavateli je možné evidovat a pořizovat funkcí 07025.
   
   
7. Hodnocení nabídek probíhá za účasti k tomuto účelu sestavené komise (funkce 07020), hodnotitelné údaje k jednotlivým kritériím se dle způsobu hodnocení zadávají do formuláře 07022. Na základě vypočtených údajů je určeno pořadí nabídek. Vypracování protokolů a zprávy o posouzení a hodnocení nabídek protokolů se provádí na základě zápisů ve funkci 07020.
   
   
8. Výběr nejvhodnější nabídky a uzavření smlouvy je v kompetenci zadavatele, písemnosti k informování dodavatelů je možné pořídit funkcí 07025.
   
   
9. Výsledky zadávacího řízení jsou uveřejněny pomocí vyplněné šablony generované ve funkci 07025.
   
   
10. Ukončení zadávacího řízení je realizováno vypracováním písemné zprávy zadavatele a uložením veškeré dokumentace k dané VZ.

	Poznámka
	Pokyny k jednotlivým funkcím aplikace jsou uvedeny v samostatných kapitolách.