Převod zúčtovací listiny z externí aplikace do iFIS/Účetnictví/Účetní doklady
Datové rozhraní iFIS umožňuje externím aplikacím předávat účetní rekapitulace ve formě tzv. zúčtovacích listin do iFIS/Účetnictví. Předpokladem pro sestavení platné zúčtovací listiny je znalost povolených zdrojů financování (ZF).
Obr. Schéma 1 - Datové toky mezi modulem iFIS/Účetnictví a externí aplikací při převodu zúčtovací listiny
A. Zdroje financování iFIS a jejich přenos do okolních systémů
Zdroje financování (ZF) se zakládají a udržují v iFIS/Zakázky-projekty a v navazujících číselnících (číselník nákladových středisek, číselník typů akcí, číselník komplexních položek).
ZF je tvořen 4 samostatnými položkami:
- Nákladové středisko (NS)
- Typ akce (TA)
- Zakázka (AKCE)
- Komplexní položka (KP)
Finační účtárna na úrovni aplikace iFIS/Zakázky-projekty nastavuje povolené kombinace jednotlivých položek NS / TA / Akce / KP a tvoří tak ZF pro účtování. Tyto ZF se pak zveřejňují na datovém rozhraní pro potřeby okolních systémů.
Seznam povolených zdrojů financování – struktura předávaných dat
Sloupec | Datový typ | NULL? | Popis |
---|---|---|---|
EKJ_ID | NUMBER(2,0) | NOT NULL | Číslo účetní jednotky – organizační součásti, jednoznačnost jen v rámci každé jedné součásti EJ |
STR_ID | NUMBER (10) | Interní ID nákladového střediska | |
STR_CISLO | VARCHAR2 (10) | Označení nákladového střediska | |
STR_NAZEV | VARCHAR2 (40) | Název nákladového střediska | |
TPA_ID | NUMBER (10) | ID typu akce | |
TPA_TYP | NUMBER (3,0) | NOT NULL | Označení typu akce |
TA_NAZEV | VARCHAR2 (35) | NOT NULL | Název typu akce |
ZAK_ID | NUMBER (10) | NOT NULL | ID akce (zakázky) |
ZAK_KOD | VARCHAR2 (40) | Kód akce (zakázky) | |
ZAK_NAZEV | VARCHAR2 (40) | NOT NULL | Název akce (zakázky) |
KPL_ID | NUMBER (10) | ID komplexní položky – činnosti | |
KPL_KOD | VARCHAR2 (10) | Označení komplexní položky - činnosti | |
KPL_NAZEV | VARCHAR2 (46) | Název komplexní položky - činnosti | |
PLATNOST_OD | DATE | Platnost zdroje OD | |
PLATNOST_DO | DATE | Platnost zdroje DO | |
DEL | VARCHAR2 (1) | Platnost ( +..zrušený záznam, -..platný záznam) | |
UCT | VARCHAR2 (1) | Účtovací akce (zakázka) (+..Ano, -..Ne) | |
KOMENTAR | VARCHAR2 (2000) | Doprovodný komentář k ZF | |
EXPORT_KOD | VARCHAR2 (20) | Pro jakou aplikaci je zdroj financování určený? | |
ZF_ID | VARCHAR2 (20) | Interní identifikátor zdroje financování |
Zdroje financování jsou do navazujících systémů předávány nejčastěji prostřednictvím pohledu MZD_ZDR_FIN v datovém schématu VYMENIK na rozhraní db Oracle iFIS, případně přes REST službu ZDR_FIN, která může být implementována na aplikačním serveru iFIS.
B.Zúčtovací listina, její struktura a přenos do iFIS/Účetnictví
Externí aplikace připravuje podklady pro zaúčtování ve formě tzv. zúčtovací listiny. Zúčtovací listinu pak zapisuje v předepsaném tvaru a formátu do vstupního zásobníku iFIS/Účetnictví. Na datovém rozhraní jsou akceptovány tři různé datové struktury předávaných dat.
Standardně podporované struktury předávaných dat:
- Struktura pro přenos jednostranných účetních zápisů (ZUCT_LIST_V1) – umožňuje kumulování částek dle jednotlivých analytických účtů. Zúčtovací listina má v tomto režimu tvar analytický účet, účtovaná částka na straně MD, částka na straně DAL.
- Struktura pro přenos souvztažných zápisů (ZUCT_LIST_V2) – umožnuje nadefinovat zúčtovací listinu ve formátu částka, účet na straně MD, účet na straně DAL.
- Struktura pro přenos zápisů s účetním pravidlem (ZUCT_LIST_V3) – jedná se o zjednodušenou variantu, kdy externí aplikace ve zúčtovací listině namísto konkrétních analytických účtů uvádí pouze identifikátory jednotlivých účetních případů (pravidel). Vlastní analytické účty nastavuje a udržuje finanční účtárna na úrovni modulu iFIS/Účetní pravidla.
Poznámky: Hodnoty uvedené v položkách EXT_ID a RADEK tvoří u všech třech variant jednoznačný identifikátor záznamu (primární klíč).
Zúčtovací listina - struktura předávaných dat ZUCT_LIST_V1
Sloupec | Datový typ | NULL? | Default hodnota | Popis |
---|---|---|---|---|
EXT_ID | VARCHAR2(30) | NOT NULL | Jednoznačné označení zúčtovací listiny v externí aplikaci | |
EJ | NUMBER(2) | NOT NULL | 1 | Číslo účetní jednotky – organizační součásti (konstanta = 1) |
ULOHA | VARCHAR2(3) | NOT NULL | Označuje úlohu, ze které pochází zúčtovací listina | |
MESIC | NUMBER(2) | NOT NULL | Měsíc zúčtování – hodnoty 1 až 12 | |
ROK | NUMBER(4) | NOT NULL | Rok zúčtování ve formátu RRRR (např. 2017) | |
RADEK | NUMBER(5) | NOT NULL | Číslo řádku zúčtovací listiny – obvykle pořadové číslo řádku | |
AU | VARCHAR2(9) | NOT NULL | Analytický účet | |
CMD | NUMBER(14,2) | NOT NULL | Účtovaná částka na stranu Má dáti | |
CDAL | NUMBER(14,2) | NOT NULL | Účtovaná částka na stranu dal | |
NS | VARCHAR2(10) | Označení nákladového střediska (viz. seznam zdrojů 1.A. položka STR_CISLO) | ||
TA | NUMBER(3) | Označení typu akce (viz. seznam zdrojů 1.A. položka TPA_TYP) | ||
AKC | VARCHAR2(128) | Název akce (viz. seznam zdrojů 1.A. položka ZAK_NAZEV) | ||
KP | VARCHAR2(10) | Označení komplexní položky - činnosti (viz. seznam zdrojů 1.A. položka KPL_KOD) | ||
PSMB | VARCHAR2(40) | Párovací symbol; pro potřeby použití párování částek na hlavní knize | ||
TEXT | VARCHAR2(35) | Doprovodný text (komentář k účetní operaci) | ||
PRVULOHA | VARCHAR2(3) | Označuje úlohu; je doplňováno automaticky při zápisu zúčtovací listiny | ||
PRVDOKLAD | NUMBER(10) | Identifikace prvotního dokladu, k němuž se účetní věta vztahuje | ||
DATUP | DATE | Datum prvotního dokladu, k němuž se účetní věta vztahuje | ||
UZAV | VARCHAR2(1) | NOT NULL | „+“ | Pokyn pro uzavření účetního období v iFIS/Účetnictví („+“..Uzavřít, „-„..Neuzavírat) |
UZEL | VARCHAR2(3) | NOT NULL | Označuje uzel v rámci úlohy | |
P1 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 1 | ||
P2 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 2 | ||
P3 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 3 | ||
P4 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 4 | ||
P5 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 5 | ||
P6 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 6 | ||
P7 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 7 | ||
P8 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 8 | ||
P9 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 9 | ||
P10 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 10 | ||
SAZBA_DPH | VARCHAR2(100) | Název sazby DPH – reference na iFIS/Sazebník DPH | ||
ZAKLAD_DPH | NUMBER(14,2) | Sazba DPH (10, 15, 21 apod.) | ||
CASTKA_DPH | NUMBER(14,2) | Částka DPH | ||
DOKLAD | NUMBER(10) | Přidělené číslo účetního dokladu v iFIS/Účetnictví; je doplňováno automaticky současně s převzetím zúčtovací listiny do iFIS/Účetnictví | ||
ZPRAC | VARCHAR2(1) | NOT NULL | „-„ | Příznak zpracovanosti záznamu v iFIS/Účetnictví (+..záznam již byl účtárnou zpracován -> záznam nesmí být externí aplikací měněn; -..záznam nebyl účtárnou zpracován, externí aplikace může záznam libovolně aktualizovat/smazat) |
Zúčtovací listina - struktura předávaných dat ZUCT_LIST_V2
Sloupec | Datový typ | NULL? | Default hodnota | Popis |
---|---|---|---|---|
EXT_ID | VARCHAR2(30) | NOT NULL | Jednoznačné označení zúčtovací listiny v externí aplikaci | |
EJ | NUMBER(2) | NOT NULL | 1 | Číslo účetní jednotky – organizační součásti (konstanta = 1) |
ULOHA | VARCHAR2(3) | NOT NULL | Označuje úlohu, ze které pochází zúčtovací listina | |
MESIC | NUMBER(2) | NOT NULL | Měsíc zúčtování – hodnoty 1 až 12 | |
ROK | NUMBER(4) | NOT NULL | Rok zúčtování ve formátu RRRR (např. 2017) | |
RADEK | NUMBER(5) | NOT NULL | Číslo řádku zúčtovací listiny – obvykle pořadové číslo řádku | |
AUMD | VARCHAR2(9) | NOT NULL | Analytický účet na straně Má dáti | |
AUDAL | VARCHAR2(9) | NOT NULL | Analytický účet na straně Dal | |
CASTKA | NUMBER(14,2) | NOT NULL | Účtovaná částka | |
NS | VARCHAR2(10) | Označení nákladového střediska (viz. seznam zdrojů 1.A. položka NS) | ||
TA | NUMBER(3) | Označení typu akce (viz. seznam zdrojů 1.A. položka TA) | ||
AKC | VARCHAR2(128) | Název akce (viz. seznam zdrojů 1.A. položka AKCE) | ||
KP | VARCHAR2(10) | Označení komplexní položky - činnosti (viz. seznam zdrojů 1.A. položka KP) | ||
PSMB | VARCHAR2(40) | Párovací symbol; pro potřeby použití párování částek na hlavní knize | ||
TEXT | VARCHAR2(35) | Doprovodný text (komentář k účetní operaci) | ||
PRVULOHA | VARCHAR2(3) | Označuje úlohu; je doplňováno automaticky při zápisu zúčtovací listiny | ||
PRVDOKLAD | NUMBER(10) | Identifikace prvotního dokladu, k němuž se účetní věta vztahuje | ||
DATUP | DATE | Datum prvotního dokladu, k němuž se účetní věta vztahuje | ||
UZAV | VARCHAR2(1) | NOT NULL | „+“ | Pokyn pro uzavření účetního období v iFIS/Účetnictví („+“..Uzavřít, „-„..Neuzavírat) |
UZEL | VARCHAR2(3) | NOT NULL | Označuje uzel v rámci úlohy | |
P1 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 1 | ||
P2 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 2 | ||
P3 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 3 | ||
P4 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 4 | ||
P5 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 5 | ||
P6 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 6 | ||
P7 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 7 | ||
P8 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 8 | ||
P9 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 9 | ||
P10 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 10 | ||
SAZBA_DPH | VARCHAR2(100) | Název sazby DPH – reference na iFIS/Sazebník DPH | ||
ZAKLAD_DPH | NUMBER(14,2) | Sazba DPH (10, 15, 21 apod.) | ||
CASTKA_DPH | NUMBER(14,2) | Částka DPH | ||
DOKLAD | NUMBER(10) | Přidělené číslo účetního dokladu v iFIS/Účetnictví; je doplňováno automaticky současně s převzetím zúčtovací listiny do iFIS | ||
ZPRAC | VARCHAR2(1) | NOT NULL | „-„ | Příznak zpracovanosti záznamu v iFIS/Účetnictví (+..záznam již byl účtárnou zpracován -> záznam nesmí být externí aplikací měněn; -..záznam nebyl účtárnou zpracován, externí aplikace může záznam libovolně aktualizovat/smazat) |
Zúčtovací listina - struktura předávaných dat ZUCT_LIST_V3
Sloupec | Datový typ | NULL? | Default hodnota | Popis |
---|---|---|---|---|
EXT_ID | VARCHAR2(30) | NOT NULL | Jednoznačné označení zúčtovací listiny v externí aplikaci | |
EJ | NUMBER(2) | NOT NULL | 1 | Číslo účetní jednotky – organizační součásti (konstanta = 1) |
ULOHA | VARCHAR2(3) | NOT NULL | Označuje úlohu, ze které pochází zúčtovací listina | |
MESIC | NUMBER(2) | NOT NULL | Měsíc zúčtování – hodnoty 1 až 12 | |
ROK | NUMBER(4) | NOT NULL | Rok zúčtování ve formátu RRRR (např. 2017) | |
RADEK | NUMBER(5) | NOT NULL | Číslo řádku zúčtovací listiny – obvykle pořadové číslo řádku | |
UCTPR | VARCHAR2(90) | NOT NULL | Označení účetního pravidla – obvykle označení typu služby, činnosti apod. Jednoznačně určuje účetní předkontaci na úrovni analytických účtů MD/DAL, případně na úrovni zdrojů financování (NS/TA/Akce/KP). Předkontace MD/DAL se definuje na straně iFIS/Účetní pravidla. | |
CASTKA | NUMBER(14,2) | NOT NULL | Účtovaná částka | |
NS | VARCHAR2(10) | Označení nákladového střediska (viz. seznam zdrojů 1.A. položka NS), NS je nepovinnou položkou, je ho možné specifikovat i na úrovni účetního pravidla v iFIS/Účetní pravidla. | ||
TA | NUMBER(3) | Označení typu akce (viz. seznam zdrojů 1.A. položka TA)), TA je nepovinnou položkou, je ho možné specifikovat i na úrovni účetního pravidla v iFIS/Účetní pravidla. | ||
AKC | VARCHAR2(128) | Název akce (viz. seznam zdrojů 1.A. položka AKCE), AKCE je nepovinnou položkou, je jí možné specifikovat i na úrovni účetního pravidla v iFIS/Účetní pravidla. | ||
KP | VARCHAR2(10) | Označení komplexní položky - činnosti (viz. seznam zdrojů 1.A. položka KP), KP je nepovinnou položkou, je jí možné specifikovat i na úrovni účetního pravidla v iFIS/Účetní pravidla. | ||
PSMB | VARCHAR2(40) | Párovací symbol; pro potřeby použití párování částek na hlavní knize | ||
TEXT | VARCHAR2(35) | Doprovodný text (komentář k účetní operaci) | ||
PRVULOHA | VARCHAR2(3) | Označuje úlohu; je doplňováno automaticky při zápisu zúčtovací listiny | ||
PRVDOKLAD | NUMBER(10) | Identifikace prvotního dokladu, k němuž se účetní věta vztahuje | ||
DATUP | DATE | Datum prvotního dokladu, k němuž se účetní věta vztahuje | ||
UZAV | VARCHAR2(1) | NOT NULL | „+“ | Pokyn pro uzavření účetního období v iFIS/Účetnictví („+“..Uzavřít, „-„..Neuzavírat) |
UZEL | VARCHAR2(3) | NOT NULL | Označuje uzel v rámci úlohy | |
P1 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 1 | ||
P2 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 2 | ||
P3 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 3 | ||
P4 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 4 | ||
P5 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 5 | ||
P6 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 6 | ||
P7 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 7 | ||
P8 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 8 | ||
P9 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 9 | ||
P10 | VARCHAR2(100) | Volitelná položka účetní věty č. 10 | ||
SAZBA_DPH | VARCHAR2(100) | Název sazby DPH – reference na iFIS/Sazebník DPH | ||
ZAKLAD_DPH | NUMBER(14,2) | Sazba DPH (10, 15, 21 apod.) | ||
CASTKA_DPH | NUMBER(14,2) | Částka DPH | ||
DOKLAD | NUMBER(10) | Přidělené číslo účetního dokladu v iFIS/Účetnictví; je doplňováno automaticky současně s převzetím zúčtovací listiny do iFIS | ||
ZPRAC | VARCHAR2(1) | NOT NULL | „-„ | Příznak zpracovanosti záznamu v iFIS/Účetnictví (+..záznam již byl účtárnou zpracován -> záznam nesmí být externí aplikací měněn; -..záznam nebyl účtárnou zpracován, externí aplikace může záznam libovolně aktualizovat/smazat) |
Stručný popis postupu sestavení, předání a zpracování zúčtovací listiny v iFIS/Účetnictví
Externí aplikace sestavuje zúčtovací listinu a tu zapisuje buď přímo do struktur datového výměníku db Oracle iFIS (datové objekty vyměnik.ZUCT_LIST_V1,2 nebo 3) a nebo tato data v XML tvaru předává webové službě na aplikačním serveru iFIS (SOAP webová služba ImpUcDok2).
Dokumentace k webové službě iFIS ImpUcDok2 je k dispozici ZDE. Aktuální verzi dokumentace této webové služby si vyžádejte u správce nebo vašeho konzultanta iFIS.
Předaná data zúčtovací listiny jsou na rozhraní iFIS kontrolována a následně ukládána do vstupního datového zásobníku iFIS/Účetnictví. Obsluha iFIS může být o nové zúčtovací listině informována mailovou notifikací.
K dokončení přenosu zúčtovací listiny do iFIS/Účetnictví dochází vždy pokyn odpovědného uživatele iFIS, vzniká tzv. účetní doklad, který je připraven k zaúčtování na hlavní knihu.
Uživatel iFIS spouští formulář v menu iFIS/Účetnictví / Účetní doklad / Převod zúčtovací listiny, označuje vybranou zúčtovací listinu a následně na obrazovce sleduje textový výpis o průběhu zpracování dat. Zpracování je zakončeno buď uložením a zaúčtováním výsledného účetního dokladu a nebo jeho odmítnutím s možností následného storna. Nejednoznačné nebo neplatné účetní věty zúčtoavcí listiny mohou být v iFIS/Účetnictví dodatečně ručně upraveny tak, aby byly v souladu s aktuální metodikou a aby výsledný účetní doklad bylo možné zaúčtovat na hlavní knihu.
Současně s úspěšným dokončením převodu zúčtovací listiny do iFIS/Účetnictví jsou všechny řádky zpracované zúčtovací listiny označeny příznakem ZPRAC=’+’. Do položky DOKLAD je zapsáno číslo výsledného účetního dokladu přidělené v iFIS/Účetnictví. Stornováním účetního dokladu v iFIS/Účetnictví se řádky zúčtovací listiny označí příznakem ZPRAC=‘Z‘ a položka DOKLAD se nastaví na hodnotu NULL.
Aktualizaci zúčtovací listiny (UPDATE) může externí aplikace provést pouze v případě, kdy na všech řádcích zúčtovací listiny je uveden příznak zpracování ‘-’ a nebo ‘Z’. V jiném případě externí aplikace nesmí tuto zúčtovací listinu aktualizovat, v tomto případě může pouze vygenerovat novou a nebo opravnou zúčtovací listinu.
Parametry datového rozhraní
Kontroly a zpracování přijímaných dat lze řídit nastavením níže uvedených parametrů.
KONTROLA – zapíná nebo vypíná kontrolu jednoznačnosti, posloupnosti a návaznosti zpracování jednotlivých zúčtovacích listin, bez ohledu na nastavení tohoto parametru se kontroluje pouze validnost jednotlivých účetních vět zúčtovací listiny.
IGNORE – zapíná nebo vypíná kontrolu validnosti všech účetních vět zúčtovací listiny. Vypnutím kontroly umožníme do iFIS/Účetnictví nahrát i neplatné účetní věty. Chyby ve výsledném účetním dokladu musí být před zaúčtováním ručně opraveny odpovědným uživatelem iFIS. Chyby uživatel iFIS vyhledá bud´ na základě protokolu o převodu zúčtovací listiny do iFIS a nebo na základě aktuálního výpisu chyb, který si zobrazí stisknutím tlačítka KONTROLA na detailu účetního dokladu iFIS.
KUMULACE – při zapnutí této funkce se účetní věty s opakovanými kombinacemi AU MD / AU DAL / NS / TA / A / KP / PSMB / P1-P10 kumulují na jeden výsledný sumární řádek účetního dokladu iFIS. Do textu zkumulovaných sumárních řádků (max. 35 znaků) je přednostně přebírán komentář, který je uveden u analytického účtu v účetním rozvrhu iFIS. Pokud komentář u AU uveden není, pak se doplňuje název analytického účtu (AU). Za lomítkem se pak doplňuje text z hlavičky účetního dokladu a připojuje se účetní období dokladu (jen pokud se vejde do max. povolených 35 znaků).
U řádků zúčtovací listiny, které se na vstupu do iFIS žádným způsobem nekumulují, zůstává původní text tak, jak ho předepsal zdrojový externí systém.
TEXT – parametr definuje text pro hlavičku výsledného účetního dokladu
TYPDOK – definuje typ výsledného účetního dokladu. Nejčastěji B..Běžný účetní doklad s možností dodatečných ručních úprav ze strany finanční účtárny a nebo G..Generovaný účetní doklad bez možnosti dodatečné editace.
UZEL – definuje výchozí organizační uzel, na kterém bude účetní doklad vytvořený, položka UZEL uvedená přímo v zúčtovací listině je při generování účetního dokladu upřednostněna.
ULOHA – identifikátor úlohy, ve které zúčtovací listina vznikla, reference na číselník úloh v iFIS ve tvaru CCC, položka ULOHA uvedená přímo v zúčtovací listině je při generování účetního dokladu upřednostněna
STRHLAV – definuje výchozí nákladové středisko do hlavičky vytvářeného účetního dokladu.
TUNEL – zapíná automatické generování účetního dokladu na pozadí zápisu zúčtovací listiny do datového rozhraní. Automaticky generuje účetní doklad ve stavu „Nezaúčtovaný“ nebo „Chybový“.
DEFTAK – doplní výchozí typ akce a akci-zakázku v případě, že tyto údaje na řádku zúčtovací listiny nejsou uvedeny.
RELZAK – doplní výchozí nákladové středisko a komplexní položku na základě uvedené zakázky (akce). Pouze v případě, že NS a KP na řádku zúčtovací listiny nejsou specifikovány.
IMPZUL_ZMENA – zapisovanou zúčtovací listinu nebo související data iFIS lze modifikovat spuštěním nadefinované R_SQL-procedury. Její volání se zajistí v RRP-argumentu IMPZUL_ZMENA.
Parametry nastavuje a udržuje správce iFIS v rámci implementace vybraného datového rozhraní iFIS/Účetnictví.