Struktura a obsah souborů pro import dat do iFIS*Majetek

1.1. Obsah dokumentu

Tento materiál je podkladem pro vytvoření standardních souborů pro import dat ze stávajících systémů evidence majetku do informačního systému iFIS*Majetek. Cílem tohoto dokumentu je minimalizovat dobu potřebnou pro zprovoznění iFIS*Majetek a přitom současně převést maximální množství údajů, evidovaných o majetku v původních informačních systémech, do iFIS*Majetek.

• 1.2. Obsah
• 1.3. Principy převodu dat
• 2.1. Popis souborů
• 2.2. Způsob předání souborů
• 2.3. Upozornění na výpočet účetních odpisů v iFIS
• 2.4. Struktury souborů
• 2.5. Komentář k tabulkám
• 2.6. Přehled hodnot kódovaných položek
• 3.1. Závěr - upozornění na prováděné kontroly

1.2. Principy převodu dat

• do iFIS je převáděn stav evidence majetku (inventární karty) k datu zařazení do iFIS
• každý majetek v evidenci musí být identifikován jednoznačným inventárním číslem
• ke kódu uvedených číselníků (kromě číselníku středisek a osob) je možno uvést i názvy číselníkových položek, jejichž hodnoty budou použity pro naplnění číselníků majetku při importu dat (obvykle se jedná o číselník skupin, umístění, kategorií a oborů majetku).
  Vlastní číselníky používané při evidenci majetku v iFIS:
  • investiční akce (min. jedna investiční zakázka, např. Majetek počáteční stav)
  • číselník lokalit (s případnou vazbou na středisko) pro umístění majetku
  • číselník skupin majetku
  • číselník kategorií majetku
  • číselník účetních typů (s vazbou na základní účetní typ)
  • číselník pohybů (operací s majetkem)
  • pravidla účetní likvidace účetních pohybů dlouhodobého majetku
  • číselník účetních odpisových plánů
  • číselník rozložení odpisů v roce
  • číselník daňových (případně účetních) oborů s uvedením odpisových skupin
• musí být vytvořeny společné číselníky iFIS:
  • číselník středisek - srovnává se číslo střediska (NS)
  • číselník osob - srovnává se některý z údajů na číselník osob iFIS:
    • rodné číslo
    • osobní číslo
    • příjmení jméno titul (v tomto pořadí)

2.1. Popis souborů

Pro předání dat bude použit jednotný textový (ASCII) soubor, případně soubor ve formátu XLS (XLSX) s pořadím údajů, jejichž struktura je popsána v následujících tabulkách, přičemž:

• každý řádek je ukončen oddělovačem řádku
• jednotlivé položky v řádku jsou řazené za sebou tak, jak je uvedeno v následujících tabulkách a jsou odděleny znakovým oddělovačem (například středníkem), který se nevyskytuje v žádné z textových položek
• údaje nemusí být doplňovány (mezerami, nulami) na předepsanou délku. V případě prázdné položky tedy mohou oddělovače následovat ihned za sebou.

2.2. Způsob předání souborů

Soubory mohou být předány dohodnutým způsobem s použitím média (disketa, páska) nebo prostřednictvím počítačové sítě (dohodnutý adresář na straně zákazníka, schránka na straně BBM spol. s r.o. nebo E-mail).
V případě, že se v datech vyskytují znaky s diakritikou, zákazník dodá data v takovém kódování češtiny, kterou používá pro provozování iFIS. Pokud k tomu nemá potřebné prostředky, uvede při předávání dat informaci o použitém kódování.
Spolu s datovými soubory zákazník dodá kontrolní součtovou sestavu vstupních cen, účetních a daňových oprávek, zůstatkových cen a počtu položek podle nákladových středisek. U operativní evidence DM navíc uvede ještě součet kusů (nemusí být totožný s počtem položek).

2.3. Výpočet účetních odpisů v iFIS*

Výpočet účetních odpisů v modulu iFIS*Majetek probíhá dle účetního odpisového plánu následujícím způsobem: a) výpočet se provádí pro dlouhodobý majetek s nenulovou zůstatkovou cenou a nenulovou dobou odpisování (dle odpisového plánu)
b) částka odpisu se vypočítá podle odpisového plánu tak, že ze vstupní ceny se vypočte odpovídající částka dle procent ročního a měsíčního odpisového plánu, porovná se se zůstatkovou cenou a použije se nižší částka.
c) účetní odpisové plány lze definovat procentně (konkrétní procento ze vstupní ceny ročně) nebo je použit zvláštní algoritmus pro specifické typy odpisových plánů. Rozložení v rámci roku odepisování je bráno kalendářně (kolik procent z ročního odpisu v lednu, únoru, …..)
d) odpisový rok (první, druhý….) je určen dle data zařazení, tj. při zařazení do evidence v únoru, začne další odpisový rok zase až v únoru nebo se může měnit se změnou kalendářního roku
e) při všech operacích je bráno v úvahu případné zpoždění odepisování. Např., nastaví-li se zpoždění na 1 měsíc, majetek zařazený v únoru se započne odepisovat v březnu

 

2.4. Struktury souborů

2.4.1. Účetní evidence dlouhodobého majetku

2.4.2. Operativní evidence drobného majetku

2.4. Komentář k tabulkám

  2.5. Přehled hodnot kódovaných položek (číselníků)

  3.1. Závěr

Do iFIS*Majetek jsou importována pouze data, která projdou všemi vstupními kontrolami.
To znamená, že:

• inventární číslo nesmí být duplicitní
• musí být známé hodnoty všech povinných položek
• operativní evidence musí být shodná s účetnictvím přísl. účetní jednotky
• čísla středisek musí být zavedena v Číselníku středisek v iFIS
• osoby musí existovat v Číselníku osob v iFIS

V případě, že soubory pro import dat do iFIS*Majetek splňují všechny výše uvedené náležitosti, představuje pracnost provedení vlastního importu 2 - 5 dnů pro jednu ekonomickou jednotku, v závislosti na objemu a kvalitě předávaných dat.