Struktura a obsah souborů pro import dat do iFIS*Majetek

1.1. Obsah dokumentu

Tento materiál je podkladem pro vytvoření standardních souborů pro import dat ze stávajících systémů evidence majetku do informačního systému iFIS*Majetek. Cílem tohoto dokumentu je minimalizovat dobu potřebnou pro zprovoznění iFIS*Majetek a přitom současně převést maximální množství údajů, evidovaných o majetku v původních informačních systémech, do iFIS*Majetek.

• 1.2. Obsah
• 1.3. Principy převodu dat
• 2.1. Popis souborů
• 2.2. Způsob předání souborů
• 2.3. Upozornění na výpočet účetních odpisů v iFIS
• 2.4. Struktury souborů
• 2.5. Komentář k tabulkám
• 2.6. Přehled hodnot kódovaných položek
• 3.1. Závěr - upozornění na prováděné kontroly

1.2. Principy převodu dat

• do iFIS je převáděn stav evidence majetku (inventární karty) k datu zařazení do iFIS
• každý majetek v evidenci musí být identifikován jednoznačným inventárním číslem
• ke kódu uvedených číselníků (kromě číselníku středisek a osob) je možno uvést i názvy číselníkových položek, jejichž hodnoty budou použity pro naplnění číselníků majetku při importu dat (obvykle se jedná o číselník skupin, umístění, kategorií a oborů majetku).
  Vlastní číselníky používané při evidenci majetku v iFIS:
  • investiční akce (min. jedna investiční zakázka, např. Majetek počáteční stav)
  • číselník lokalit (s případnou vazbou na středisko) pro umístění majetku
  • číselník skupin majetku
  • číselník kategorií majetku
  • číselník účetních typů (s vazbou na základní účetní typ)
  • číselník pohybů (operací s majetkem)
  • pravidla účetní likvidace účetních pohybů dlouhodobého majetku
  • číselník účetních odpisových plánů
  • číselník rozložení odpisů v roce
  • číselník daňových (případně účetních) oborů s uvedením odpisových skupin
• musí být vytvořeny společné číselníky iFIS:
  • číselník středisek - srovnává se číslo střediska (NS)
  • číselník osob - srovnává se některý z údajů na číselník osob iFIS:
    • rodné číslo
    • osobní číslo
    • příjmení jméno titul (v tomto pořadí)

2.1. Popis souborů

Pro předání dat bude použit jednotný textový (ASCII) soubor, případně soubor ve formátu XLS (XLSX) s pořadím údajů, jejichž struktura je popsána v následujících tabulkách, přičemž:

• každý řádek je ukončen oddělovačem řádku
• jednotlivé položky v řádku jsou řazené za sebou tak, jak je uvedeno v následujících tabulkách a jsou odděleny znakovým oddělovačem (například středníkem), který se nevyskytuje v žádné z textových položek
• údaje nemusí být doplňovány (mezerami, nulami) na předepsanou délku. V případě prázdné položky tedy mohou oddělovače následovat ihned za sebou.

2.2. Způsob předání souborů

Soubory mohou být předány dohodnutým způsobem s použitím média (disketa, páska) nebo prostřednictvím počítačové sítě (dohodnutý adresář na straně zákazníka, schránka na straně BBM spol. s r.o. nebo E-mail).
V případě, že se v datech vyskytují znaky s diakritikou, zákazník dodá data v takovém kódování češtiny, kterou používá pro provozování iFIS. Pokud k tomu nemá potřebné prostředky, uvede při předávání dat informaci o použitém kódování.
Spolu s datovými soubory zákazník dodá kontrolní součtovou sestavu vstupních cen, účetních a daňových oprávek, zůstatkových cen a počtu položek podle nákladových středisek. U operativní evidence DM navíc uvede ještě součet kusů (nemusí být totožný s počtem položek).

2.3. Výpočet účetních odpisů v iFIS*

Výpočet účetních odpisů v modulu iFIS*Majetek probíhá dle účetního odpisového plánu následujícím způsobem: a) výpočet se provádí pro dlouhodobý majetek s nenulovou zůstatkovou cenou a nenulovou dobou odpisování (dle odpisového plánu)
b) částka odpisu se vypočítá podle odpisového plánu tak, že ze vstupní ceny se vypočte odpovídající částka dle procent ročního a měsíčního odpisového plánu, porovná se se zůstatkovou cenou a použije se nižší částka.
c) účetní odpisové plány lze definovat procentně (konkrétní procento ze vstupní ceny ročně) nebo je použit zvláštní algoritmus pro specifické typy odpisových plánů. Rozložení v rámci roku odepisování je bráno kalendářně (kolik procent z ročního odpisu v lednu, únoru, …..)
d) odpisový rok (první, druhý….) je určen dle data zařazení, tj. při zařazení do evidence v únoru, začne další odpisový rok zase až v únoru nebo se může měnit se změnou kalendářního roku
e) při všech operacích je bráno v úvahu případné zpoždění odepisování. Např., nastaví-li se zpoždění na 1 měsíc, majetek zařazený v únoru se započne odepisovat v březnu

 

2.4. Struktury souborů

2.4.1. Účetní evidence dlouhodobého majetku

Číslo Položka Typ Formát Rozsah Podmínky Poznámka 1 INVCISLO C(15) LM D! P! Inventární číslo 2 NAZEV C(50) LM P! Název investice 3 ZPPOR C(1) BDINOPV P! Způsob pořízení 4 VLASTYP C(1) VSFOP P! Typ vlastnictví majetku 5 MOVTYP C(1) MNOX V! Fyzický typ 6 UCTYPZ N(2) R0 Viz 2.5. V! Základní účetní typ (dle synt.účtů) 7 UCPODTYP C(1) BDHN V! Podtyp majetku 8 UCTYP N(10) LM Číslo účetního typu (dle analyt. účtů) 9 NAZUCTYP C(50) LM Název účetního typu (dle analyt. účtů) 10 DATZAR D(10) D P! Datum zařazení do užívání 11 DOKLZAR C(12) LM Číslo dokladu o zařazení do evidence 12 FAKTURA C(12) LM Číslo dokladu o pořízení investice 13 DPH N(14,2) R0 0.01-1E14 Částka DPH k ceně pořízení investice 14 DPHVSCE N(14,2) R0 0.01-1E14 Část DPH zahrnutá do vstupní ceny 15 VSTCENA N(14,2) R0 0.01-1E14 P! Vstupní cena účetní 16 OPRAVKYO N(14,2) R0 0.01-1E14 P! Účetní oprávky celkem 17 ZUSCENA N(14,2) R0 0.01-1E14 Zůstatková cena účetní 18 POCLETO N(3) R0 0-999 Počet účetně odepsaných let 19 ZBYHODU N(14,2) R0 0.01-1E14 Zbytková hodnota účetní 20 OBORU C(8) LM Číselník Kód oboru účetní 21 NAZOBORU C(250) LM Popis oboru pro doplnění číselníku 22 ODUSK N(2) R0 Číselník Odpisová skupina účetní 23 DOBODP N(3) R0 0-999 P! Doba účetního odepisování v letech 24 TYPPL N(2) R0 Viz 2.5. P! Typ účetního odpisového plánu 25 PLAN N(10) R0 1-1E10 M! Účetní odpisový plán – doplnitelný dle doby odpisu (DOBODPUS) a typu odpis. plánu (TYPPL) 26 NAZPLAN C(50) LM Název účetního odpisového plánu 27 RPLAN N(10) R0 1-1E10 M! Rozložení odpisů do jednotlivých období v roce – doplnitelný, je-li rovnoměrné 28 NAZRPLAN C(50) LM Název rozložení odpisového plánu 29 VSTCEND N(14,2) R0 0.01-1E14 M! Vstupní cena pro daňové odpisy 30 OPRAVKYD N(14,2) R0 0-1E14 P! Daňové oprávky celkem 31 ZUSCEND N(14,2) R0 0.01-1E14 Zůstatková cena daňová 32 POCLETA N(2) R0 0-45 P! Počet daňově odepsaných let (měsíců) 33 OBOR C(8) LM Číselník P! Kód oboru daňový 34 NAZOBOR C(250) LM Popis oboru 35 ODPSK N(2) R0 Číselník P! Odpisová skupina daňová (0 pro neodepisovaný majetek) 36 ZPODP C(1) NRXZYLDSM P! Kód způsobu daňového odpisování 37 STDOBUZ N(10) R0 0-1E14 Použitá sazba / stanov.doba užívání 38 POKRODP C(1) AN 50% daňového odpisu pro 1.rok 39 ODP10 C(1) ANUV Uplatněn 10% odpočet 40 ZASTAVA C(1) AN Majetek v zástavě (A=ano) 41 NS C(10) LM Číselník P! Číslo nákladového střediska 42 CISMIST C(20) LM Číselník Číslo umístění 43 NAZMIST C(40) LM Název umístění 44 ODPOSJM C(120) LM Příjmení a jméno odpovědné osoby 45 DATVYR D(10) D Datum vyřazení 46 DOKLVYR C(12) LM Číslo dokladu o vyřazení majetku 47 CENAPRO N(14,2) R0 0.01-1E14 Prodejní cena majetku 48 SKUPINA C(15) LM Číselník Skupina majetku 49 NAZSKUP C(60) LM Název skupiny pro doplnění číselníku 50 KATEGORIE C(15) R0 Číselník Kód kategorie majetku 51 NAZKAT C(60) LM Název kategorie pro doplnění číselníku 52 VYRCIS C(20) LM Výrobní číslo 53 ROKVYR N(4) 1800-2015 Rok výroby majetku 54 VYROBCE C(145) LM Název výrobce majetku 55 STATPUV C(3) LM Číselník Země původu majetku 56 DODAVAT C(145) LM Název dodavatele majetku 57 SERVIS C(145) LM Název servisní organizace 58 INVCSOUB C(15) LM Inv.číslo hlav.předm.soubotu mov.věcí 59 INVAKCE C(120) LM Číselník P! Investiční zakázka (akce) 60 NSUCT C(10) LM Číselník Číslo účtovacího střediska 61 TA N(3) R0 Číselník Typ akce 62 AKCE C(120) LM Číselník Název akce 63 KP C(46) LM Číselník Komplexní položka 64 ROZDEL C(35) LM Číselník Rozdělovník (pro kontace úč.odpisů) 65 DATPIN D(10) D Datum poslední inventury 66 STFO C(1) LM ENOV Fyzický stav majetku 67 STFTEXT C(2000) LM Popis fyzického stavu 68 POLOZKA1 C(2000) LM Volitelná položka 69 POLOZKA2 C(2000) LM Volitelná položka 70 POLOZKA3 C(2000) LM Volitelná položka 71 POLOZKA4 C(2000) LM Volitelná položka 72 POLOZKA5 C(2000) LM Volitelná položka 73 POLOZKA6 C(2000) LM Volitelná položka 74 POLOZKA7 C(2000) LM Volitelná položka 75 POLOZKA8 C(2000) LM Volitelná položka 76 POLOZKA9 C(2000) LM Volitelná položka 77 POLOZKA10 C(2000) LM Volitelná položka 78 POLOZKA11 C(2000) LM Volitelná položka 79 POLOZKA12 C(2000) LM Volitelná položka 80 POLOZKA13 C(2000) LM Volitelná položka 81 POZNAMKA C(2000) LM Volný text k popisu investice 82 TYPSTUS C(50) LM Název typu dle standardu 83 VSTCENUS N(14,2) R0 0.01-1E14 P! Vstupní cena účetní 84 OPRAVUS N(14,2) R0 0.01-1E14 P! Účetní oprávky celkem 85 ZUSCENUS N(14,2) R0 0.01-1E14 Zůstatková cena účetní 86 ZBYHODUS N(14,2) R0 0.01-1E14 Zbytková hodnota účetní 87 DOBODPUS N(3) R0 0-999 P! Doba odepisování v letech 88 TYPPLUS N(2) R0 Viz 2.5. P! Typ odpisového plánu 89 PLANUS N(10) R0 1-1E10 M! Odpisový plán – doplnitelný dle doby odpisu (DOBODPUS) a typu odpis. plánu (TYPPLUS) 90 NAZPLANUS C(50) LM Název odpisového plánu 91 RPLANUS N(10) R0 1-1E10 Rozložení odpisů do jednotlivých období v roce 92 NAZRPLANUS C(50) LM Rozložení odpisů do jednotlivých období v roce – doplnitelný, je-li rovnoměrné 93 TYPSTIS C(50) LM Název typu dle standardu 94 VSTCENUS N(14,2) R0 0.01-1E14 Vstupní cena účetní 95 OPRAVIS N(14,2) R0 0.01-1E14 Účetní oprávky celkem 96 ZUSCENIS N(14,2) R0 0.01-1E14 Zůstatková cena účetní 97 ZBYHODIS N(14,2) R0 0.01-1E14 Zbytková hodnota účetní 98 DOBODPIS N(3) R0 0-999 Doba odepisování v letech 99 TYPPLIS N(2) R0 Viz 2.5. Typ odpisového plánu 100 PLANIS N(10) R0 1-1E10 Odpisový plán – doplnitelný dle doby odpisu (DOBODPIS) a typu odpis. plánu (TYPPLIS) 101 NAZPLANIS C(50) LM Název odpisového plánu 102 RPLANIS N(10) R0 1-1E10 Rozložení odpisů do jednotlivých období v roce 103 NAZRPLANIS C(50) LM Rozložení odpisů do jednotlivých období v roce – doplnitelný, je-li rovnoměrné

2.4.2. Operativní evidence drobného majetku

Číslo Položka Typ Formát Rozsah hodnot Podmínky Poznámka 1 INVCISLO C(15) LM D! P! Inventární číslo 2 NAZEV C(50) LM P! Název investice 3 ZPPOR C(1) BDINOPV P! Způsob pořízení 4 VLASTYP C(1) VSFOP P! Typ vlastnictví majetku 5 MOVTYP C(1) MNOX V! Fyzický typ 6 DATZAR D(10) D P! Datum zařazení do evidence 7 DOKLZAR C(12) Doklad o zařazení do evidence 8 FAKTURA C(12) Doklad o pořízení 9 MNOZ N(9,3) R0 0.00-1E5 P! Počet měrných jednotek (kusů) 10 CENAMJ N(14,2) R0 0.00-1E5 P! Cena za měrnou jednotku 11 CENA N(14,2) R0 0.00-1E5 M! Celková. cena za uvedené množství 12 SKUPINA C(15) LM Číselník P! Skupina drobného majetku 13 NAZSKUP C(60) LM M! Název skupiny položek DM 14 NS C(10) LM Číselník P! Číslo nákladového střediska 15 CISMIST C(20) LM Číselník Číslo umístění 16 NAZMIST C(40) LM Název umístění 17 ODPOSJM C(120) LM Příjmení a jméno odpovědné osoby 18 OBOR C(8) LM Číselník P! Kód daňového oboru majetku 19 NAZOBOR C(250) LM Popis daňového oboru 20 VYRCIS C(20) LM Výrobní číslo 21 ROKVYR N(4) 1800-2015 Rok výroby majetku 22 VYROBCE C(145) LM Název výrobce 23 STATPUV C(3) LM Číselník Země původu 24 DODAVATEL C(145) LM Název dodavatele 25 SERVIS C(145) LM Název servisní firmy 26 DATVYR D(10) D Datum vyřazení z evidence 27 DOKLVYR C(12) Doklad vyřazení z evidence 28 NSUCT C(10) LM Číselník Číslo účtovacího střediska 29 TA N(3) R0 Číselník Typ akce 30 AKCE C(120) LM Číselník Název akce 31 KP C(46) LM Číselník Komplexní položka 32 DATPIN D(10) D Datum poslední inventury 33 STFO C(1) LM ENOV Fyzický stav majetku 34 STFTEXT C(2000) LM Popis fyzického stavu 35 POLOZKA1 C(2000) LM Volitelná položka 36 POLOZKA2 C(2000) LM Volitelná položka 37 POLOZKA3 C(2000) LM Volitelná položka 38 POLOZKA4 C(2000) LM Volitelná položka 39 POLOZKA5 C(2000) LM Volitelná položka 40 POLOZKA6 C(2000) LM Volitelná položka 41 POLOZKA7 C(2000) LM Volitelná položka 42 POLOZKA8 C(2000) LM Volitelná položka 43 POLOZKA9 C(2000) LM Volitelná položka 44 POLOZKA10 C(2000) LM Volitelná položka 45 POLOZKA11 C(2000) LM Volitelná položka 46 POLOZKA12 C(2000) LM Volitelná položka 47 POLOZKA13 C(2000) LM Volitelná položka 48 POZNAMKA C(2000) LM Volná textová poznámka

2.4. Komentář k tabulkám

• Typ: N(n,k) - číselný, n cifer z toho k desetinných míst C(n) - znakový, rozsah n znaků D - datum

• Formát: R0 - zarovnaný doprava, zleva doplněný nulami (v případě převodu

 podle 2.1. a) )

LM - zarovnaný doleva, zprava doplněný mezerami (v případě převodu podle 2.1. a) ) D - datum DD.MM.RRRR např.: 10.12.1996 00.00.00 - číslice, zleva doplněno nulami, mezi dvojčíslími tečky

• Rozsah hodnot: X - 1EY - nejnižší možná hodnota je X, nejvyšší 10 na Ytou minus 1,

  			  např.: 1 - 1E10 = od 1 do 9999999999999

MNOX - a jiná písmena = musí obsahovat písmeno z tohoto řetězce viz 2.5. - možné hodnoty jsou uvedeny v odstavci 2.5. X - Y - min. možná hodnota je X, maximální možná hodnota je Y číselník - existuje vazba, resp. kontrola na existenci kódu v číselníku

• Podmínky: D! - v rámci souboru nesmí být uvedeny dvě stejné hodnoty (nesmí být duplicitní) P! - nesmí být prázdná V! - povinná položka, ale lze ji dosadit až při importu, M! - povinná položka, kterou lze doplnit v iFIS způsobem

 uvedeným v poznámce

  2.5. Přehled hodnot kódovaných položek (číselníků)

Způsob pořízení (ZPPOR):

B Bezúplatné nabytí D Nabytí práv k výsledkům duševní činnosti F Nájem z finančního leasingu I Úplatné nabytí (investice) L Převzato z leasingu M Převod mezi součástmi N Nově zjištěný (např. při inventuře) P Převod z osobního užívání V Vytvořený vlastní činností

Typ vlastnictví (VLASTYP)

F Najatý majetek - finanční leasing O Najatý majetek - operační leasing P Pronajatý majetek jinému subjektu S Majetek ve spoluvlastnictví V Vlastní majetek

Základní účetní typ (UCTYPZ – odpovídá syntetickým účtům třídy 0):

10 Nehmotný dlouhodobý majetek 11 Zřizovací výdaje 12 Nehmotné výsledky výzkumné a obdobné činnosti 13 Software 14 Ocenitelná práva 18 Drobný nehmotný dlouhodobý majetek 19 Ostatní nehmotný dlouhodobý majetek 21 Budovy a stavby 22 Samostatné movité věci a soubory movitých věcí 23 Dopravné prostriedky (pouze SR) 24 Inventár (pouze SR) 25 Pěstitelské celky trvalých porostů 26 Základní stádo a tažná zvířata 28 Drobný hmotný dlouhodobý majetek 29 Ostatní hmotný dlouhodobý majetek 31 Pozemky 32 Umělecká díla a sbírky 61 Dlouhodobý finanční majetek 69 Ostatní dlouhodobý finanční majetek 71 DDHM zásoby 75 DDNM podrozvahová evidence 76 DDHM podrozvahová evidence 95 DNM podrozvahová evidence 96 DHM podrozvahová evidence

Účetní podtyp (UCPODTYP):

B Drobný nehmotný D Drobný hmotný H Hmotný N Nehmotný P Drobný hmotný podrozvaha R Drobný nehmotný podrozvaha S Drobný nehmotný zásoby Z Drobný hmotný zásoby

Fyzický typ (MOVTYP):

M Movitý N Nemovitý O Nehmotný

Způsob daňového odepisování (ZPODP):

N Neodepisovaný majetek R Rovnoměrný X Rovnoměrný ze zvýšené vstupní ceny Z Zrychlený Y Zrychlený ze zvýšené zůstatkové ceny L Časový rovnoměrný (leasing) D Časový M Měsíční S Speciální dle § 31,32 U Účetní odpis (ve výši účetního odpisu)

Fyzický stav majetku

E Etikety-tisk N Nevyužíván O Poškozen-oprava V Poškozen-vyřazení

Typ účetního odpisového plánu (TYPPL):

0 Neodepisovaný majetek 1 Rovnoměrný 5 Měsíční 11 Rovnoměrný podle daňových sazeb 12 Zrychlený podle daňových sazeb 20 Jednorázový odpis 30 Daňový odpis 40 Poměrný k účetním 90 Speciální

  3.1. Závěr

Do iFIS*Majetek jsou importována pouze data, která projdou všemi vstupními kontrolami.
To znamená, že:

• inventární číslo nesmí být duplicitní
• musí být známé hodnoty všech povinných položek
• operativní evidence musí být shodná s účetnictvím přísl. účetní jednotky
• čísla středisek musí být zavedena v Číselníku středisek v iFIS
• osoby musí existovat v Číselníku osob v iFIS

V případě, že soubory pro import dat do iFIS*Majetek splňují všechny výše uvedené náležitosti, představuje pracnost provedení vlastního importu 2 - 5 dnů pro jednu ekonomickou jednotku, v závislosti na objemu a kvalitě předávaných dat.